Правильная шапка заявления. Заявления работодателю. Зачем нужны заявления

Мы завершаем цикл «И это всё о нем» статьей о заявлениях. Это специфический вид документа, содержание, правила составления и документооборот которого зависят от того, кто и к кому обращается.

В данной статье рассмотрим три основных вида заявлений:

  • деловое письмо-заявление, направляемое одной организацией в другую;
  • заявление, направляемое физическим лицом в организацию;
  • заявление работника, направляемое работодателю.

Еще одного вида заявлений - исковых - мы не касаемся, т.к. секретарь с ними не работает.

Все три перечисленные вида заявлений имеют свои особенности не только в составлении и подготовке, но и в делопроизводстве.

Деловое письмо-заявление

Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, - обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме.

Какой вид письма выбрать?

Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:

При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:

  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • подпись;
  • отметка об исполнителе;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).

Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.

Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.

Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.

В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу - адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.

Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.

Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.

Заявление в организацию от физического лица

Рассмотрим этот документ с точки зрения принимающей стороны.

Делопроизводству заявлений от физических лиц нужно уделять особое внимание. На защите интересов заявителей стоит Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2014; далее - Федеральный закон № 59-ФЗ).

Ошибочно полагать, что его действие распространяется только на государственные органы, органы местного самоуправления и бюджетные организации. Это уже давно не так. Еще в 2013 г. этот список пополнили организации, «на которых возложено осуществление публично значимых функций» . Нигде нет внятного определения, что это за функции, но из формулировки видно, что понятие это довольно широкое и теоретически «попасть под него» может любая организация, клиентами которой являются физические лица.

В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. Обратимся к определению слова «заявление:

Наш словарик

Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц .

Компания может разработать собственную, удобную для себя форму стандартного заявления от физического лица и выложить ее в общий доступ. Но делать эту форму обязательной и не принимать заявление только потому, что оно составлено не так, как «положено», нельзя. Люди не обязаны знать о существовании разработанной компанией формы заявления, как и не обязаны пользоваться Интернетом, откуда эту форму можно скачать. Федеральный закон № 59-ФЗ определяет минимальный набор информационных блоков в обращении:

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 7. Требования к письменному обращению

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Как видим, набор минимальный, и мы не можем обязать наших заявителей даже указывать их мобильные телефоны. Вписывать в заявления способы оперативной связи можно только рекомендовать.

«Вы вольны выбирать…»

Физическое лицо может оформлять заявление так, как ему заблагорассудится:

    от руки или в печатном виде;

    называть его «заявлением», «обращением», «требованием» или вовсе никак не называть;

    писать кратко и по делу или приводить собственную подробную автобиографию;

а также направлять документ по почте или привозить лично.

Организация обязана принять заявление, если в нем содержится необходимый минимум сведений.

Заявление физического лица, прошедшее первичную обработку в канцелярии компании-адресата, приведено в Примере 2.

Выделять ли заявления граждан в отдельное делопроизводство, организация решает сама. Мы рекомендуем сделать это, если:

  • заявлений больше, чем 10 % от всего объема входящего потока документации;
  • по ним работают специально уполномоченные работники (центр обслуживания клиентов, претензионный отдел и т.д.);
  • по заявлениям от физических лиц организация ведет свою профильную деятельность.

Если организация привыкла работать по правилам традиционного делопроизводства, то о выполнении требований Федерального закона № 59-ФЗ ей особенно волноваться не нужно. В стандартных условиях обращения проходят тот же путь, что и другие входящие документы. Правила работы с ними практически не отличаются от общепринятых и даже позволяют некоторые вольности в обращении с заявлением, в частности, между приемом и моментом его регистрации по закону может пройти три дня. На ответ дае тся 30 дней с даты регистрации письменного обращения.

Заявление в кадровом делопроизводстве

Особый пласт заявлений - кадровые заявления. Цель этих документов - выразить просьбу или волеизъявление работника работодателю.

Форма кадровых заявлений относительно свободная. Никто не требует от работников знания нюансов оформления реквизитов, поэтому достаточно соблюсти необходимый минимум.

По нашему мнению, кадровые заявления должны писаться исключительно самими работниками от руки. Со стороны трудового законодательства обязательств на этот счет нет. Но оспорить в суде собственноручно написанное заявление гораздо труднее, чем то, что было набрано на компьютере (рукописная в нем только подпись автора). В последнем случае работник может заявить, что его заставили подписать уже готовый текст.

  • Кому от кого. Адресатом кадрового заявления является работодатель - первое лицо организации, в которой работает автор заявления. Это он принимал автора на работу, а не начальник отдела кадров, поэтому и заявление будет написано на имя руководителя (генерального директора, директора, президента и т.п.) компании. Фамилия, инициалы и должность руководителя пишутся в верхней части листа заявления, ближе к правому полю, в дательном падеже.

Поскольку собственного бланка для писем у работников нет, то информацию об авторе заявления приходится вносить сюда же. Следует полностью написать свои фамилию, имя, отчество и структурное подразделение. Если работник знает свой табельный номер - хорошо, но это не обязательная информация.

Под этой информацией в центре строки пишется наименование вида документа - заявление, затем с новой строки излагается текст заявления - просьба или волеизъявление работника. Завершает заявление личная подпись работника и дата составления документа.

Вопрос в тему

Как правильно писать слово «заявление»?

Существуют две формы написания наименования вида документа: с прописной буквы без точки на конце (как в Примере 3) и со строчной буквы с точкой на конце.

На юридическую силу заявления форма написания этого слова никак не влияет. Второй вариант считается устаревшим, однако имеет полное право на существование.

Когда работнику следует изложить просьбу в заявлении, а когда достаточно устного обращения в отдел кадров?

Если Трудовой кодекс прямо говорит о «письменном заявлении работника», то этот вопрос не возникает. В остальных случаях он регулируется либо внутренними правилами организации, либо целесообразностью. Например, свою просьбу о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работнице лучше всего изложить письменно, несмотря на то что никаких специальных положений трудовое законодательство на этот счет не приводит. Такие изменения инициируются приказом работодателя, а собственноручное заявление работницы с приложением копии свидетельства о браке станет основанием для издания приказа.

В крупных организациях, где на одного сотрудника отдела кадров приходится по несколько десятков, а то и сотен человек, просьба работника принимается в форме заявления только лишь затем, чтобы кадровик элементарно о ней не забыл.

В небольших компаниях, если ТК РФ не требует письменного заявления, можно обойтись и устной просьбой или беседой непосредственно с руководителем организации, который может дать поручение кадровому работнику для разрешения вопроса.

  • Документооборот кадровых заявлений. Работникам отдела кадров нужны оригинальные экземпляры заявлений работников. Впоследствии, как уже говорилось, многие из них станут основаниями для приказов по личному составу. Но и работник имеет полное право следить за судьбой своего заявления и получить от работодателя подтверждение того, что документ им принят.

Важно!

Регистрировать заявление работника как входящий документ нельзя. Так часто делают просто потому, что не знают, каким еще образом подтвердить его прием.

Между тем есть два способа зарегистрировать заявление корректно.

Подтверждением того, что работодатель принял заявление работника, может выступить:

Регистрационный номер заявления проставляется на его копии. Копия вместе с номером вручается работнику. Если работник пришел с двумя экземплярами заявлений, прежде чем проставить номер, секретарь должен сравнить их (убедиться в идентичности);

  • запись о приеме заявления, сделанная секретарем на копии. Если журнала регистрации нет, а работник настаивает на подтверждении приема, секретарь может сделать на копии заявления следующую запись:

В записи указывается:

  • факт принятия документа;
  • дата (обязательно!);
  • должность, личная подпись и расшифровка подписи принявшего работника.

Заявление работника передается напрямую руководителю организации, который рассматривает его и выносит резолюцию, например:

В отдел кадров. Подготовить приказ.

Давыдов 17.09.2015

Резюме

  1. Заявление - документ, форма и правила документооборота которого зависят от его адресата и получателя.
  2. Деловое письмо-заявление призвано выразить позицию организации-отправителя по спорному вопросу.
  3. Заявление, присланное в организацию физическим лицом, рекомендуется обрабатывать в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
  4. Заявления в кадровом делопроизводстве являются письменным волеизъявлением работника и часто служат основаниями для издания приказов по личному составу.

В ходе учебного процесса могут возникать те или иные обстоятельства, когда родителям учащегося или самому ученику необходимо обратиться с официальным заявлением в директорат. Для этих целей секретариат должен предоставить образец заявления в школу на имя директора.

Важно ознакомиться с формой образцов именно вашей школы, потому что в разных учебных заведениях они могут оказаться разные. Отсутствие единого стандарта позволяет воспользоваться и теми примерами, которые даются ниже. Но только при условии, если нет возможности связаться с секретариатом школы либо он предоставил право написания заявления в так называемой свободной форме.

"Шапка" заявления

Итак, первая часть заявления - заголовок, иначе именуемый шапкой. Ее задача состоит в том, чтобы донести информацию, кому и от кого пишется документ. Кроме имен, в этой же графе указывается наименование учебного заведения – школы или гимназии. Вся графа выравнивается по правому краю. Допускается также выравнивание ее по левому краю с переносом левого поля примерно на 150 мм вправо.

Вот образец заявления в школу на имя директора:

Директору
ОУСО школы-диалога

национальных культур
№ 19

Артищенко К. З.

Николаева П. С.

Либо: Директору

ОУСО школы-диалога

национальных культур № 19

Артищенко К. З.

Николаева П. С.

Основной текст заявления

Ниже, через еще одну строчку, обязательно с красной строки следует сам текст заявления. Для примера рассмотрим несколько типичных ситуаций. Допустим, ребенку нужно куда-то уехать и родители доводят этот факт до сведения руководства школы. В таком случае можно воспользоваться следующим ниже шаблоном.

Образец заявления в школу на имя директора об освобождении от учебы:

Заявление

Прошу Вас освободить мою дочь Николаеву Кристину, учащуюся 7 «Ж» класса, от занятий с 14.11.2012 г. по 17.11.2012 г. по семейным обстоятельствам (выезд в иной город). Обязуемся восполнить пропущенную часть учебной программы за данный период.

Как показывает образец заявления в школу на имя директора, текст документа должен включать корректное обращение и в лаконичной форме отражать суть проблемы, по которой пишется заявление. Если необходимо, к заявлению могут прилагаться какие-либо документы - справки, выписки и пр.

Данный вариант можно использовать как более или менее универсальный образец заявления в школу на имя директора. Однако случаются разные ситуации и некоторые вещи порой приходится переиначивать.

Дата и подпись в заявлении

Ниже самого текста заявления располагаются графы «число» и «подпись». Обе графы находятся на одной строке, однако разнесены по разным сторонам.

11.11.2014 Подпись.

В некоторых формах к числу и подписи добавляется графа ФИО, а все три графы группируются в правом нижнем углу следующим образом:

«______» ________________201___года

_______________/_________________/

Ф.И.О. Подпись

Заявление от ученика

Иногда заявление должен писать не родитель, а сам ученик. Это относится, например, к случаю перевода из девятого класса в десятый. В таком случае учащийся, желающий продолжить обучение в школе, предоставляет на имя директора соответствующее заявление.

Образец заявления в школу на имя директора от учащегося:

Директору СОШ № 23

Давыденко М. Д.

Кириенко Г. Ф.

16.14.1993 г.р.

проживающего по адресу:

г. Красноармейск, ул. Красных Партизан, 19, кв. 17

Заявление

Прошу Вас зачислить меня в 10 класс лингвистического (английского языка) направления с 1 сентября 2014 года.

Основание:

- паспорт (28 13 734409);

Аттестат об основном общем образовании;

Личное дело

Подпись ученика.

Согласие родителей.

В заключение нужно уточнить, что хотя образец заявления в школу на имя директора напечатан в текстовом редакторе, в реальности он пишется от руки.

Закон не обязывает граждан оформлять заявление о приеме на работу. Но, большинство предприятий предпочитают требовать этот документ. Специальная форма заявления о приеме на работу законом не предусмотрена. Однако, определенные требования к подобной деловой документации все же предъявляются.

Нужно ли заявление о приеме на работу

Оформление заявления о приеме на работу обязательно нужно при поступлении на службу в государственные либо муниципальные организации. Это регламентируют нормативные акты:

  • ч. 2 ст. 26 закона 79-ФЗ от 27 июля 2004 года о госслужбе;
  • ч. 3 ст. 16 закона 25-ФЗ от 2 марта 2007 года о муниципальной службе.

Статья 65 ТК РФ устанавливает точный список документации, необходимой при трудоустройстве на обычные предприятия. В него не включено заявление о принятии на работу. В то же время, если предприятием документально предусмотрена необходимость такой бумаги, кандидату предлагают ее предоставить.

Как писать заявление о приеме на работу

Порою кадровые службы предприятий предлагают заполнить готовый бланк заявления о приеме на работу, что упрощает процедуру. Дополнительно, кадровик может предоставить образец, подсказывающий, как написать заявление о приеме на работу.

Допускается составление документа в свободной форме. Но, существует обязательная информация, которая здесь должна присутствовать:

  • Заявление с просьбой принять на работу пишется исключительно на имя первого лица компании, даже когда полномочия делегированы приказом другому лицу.
  • Ф. И. О. принимаемого на работу лица.
  • Название должности, на которую работник претендует.
  • Дату начала труда.
  • Число, месяц и год составления бумаги.
  • Подпись работника.

Главное, в подобной деловой бумаге, не допустить описок и ошибок. Если заявление пишется от руки, необходимо делать это разборчиво.

Пример заявления о приеме на работу

Директору ООО «Людмила»

Назарову В. И.

От Васильева Петра Федоровича

Заявление

Прошу принять меня на работу в ООО «Людмила» на должность менеджера отдела продаж с 28 сентября 2017 года с окладом 27 500 рублей 00 копеек по штатному расписанию.

Васильев П. Ф.

Кто подписывает заявление на устройство на работу

Резолюция на заявлении о приеме на работу ставится директором. Она включает информацию:

  • содержание;
  • срок исполнения;
  • подпись и расшифровка директора;
  • дата.

Бланк о приеме на работу может содержать следующую резолюцию:

«Принять с 28 сентября 2017 года по трудовому договору». Подпись руководителя, ее расшифровка и дата резолюции.

Заявление на прием на работу: образец-2017

Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, предприятия вправе самостоятельно утверждать образец заявления о приеме на работу. Тогда человек, который трудоустраивается, оформляет документ именно в таком виде. Допустим, бланк заявления о приеме на работу может выглядеть так:

Отдел кадров выдаст кандидату готовый бланк, которые ему останется только заполнить и подписать.

Когда принимается несовершеннолетний гражданин

Когда человеку уже исполнилось четырнадцать лет, он вправе писать заявление на трудоустройство самостоятельно. Здесь документ будет заполняться, как обычно. Но, когда трудоустраивается гражданин младше четырнадцати лет, заявление за него должен заполнять его законный представитель.

Заявление о приеме на работу: образец заполнения:

Индивидуальному предпринимателю

Иванову К. А.

от Николаева Петра Валентиновича

Заявление

Прошу оформить трудовой договор с моей дочерью Николаевой Олесей Петровной (дата рождения), для выполнения ­_______________ работ за вознаграждение в сумме _____________ с 29 октября 2017 года.

Даю согласие на трудоустройство Абакумовой Олеси Петровны для выполнения легкого труда, обучению не препятствую.

Николаев П. В.

Образец формы заявления о приеме на работу 2017 года идентичен прошлым периодам, так как никаких изменений в законодательстве по этому поводу не происходило.

от 31/12/2018

Как составлять заявления работодателю так, чтобы достичь ожидаемого результата? Какие использовать аргументы и как реализовать предоставленные трудовым законодательством права, осуществить защиту трудовых прав в соответствии с законом? Мы постарались привести примеры заявлений, которые человек наиболее часто использует в процессе своей трудовой деятельности. Рассказать, как составить их грамотно, на какие правовые нормы ссылаться, и какие права есть у работника относительно интересующей темы.

Обязательность составления заявления работодателю

Документы от работника на имя работодателя могут быть как обязательными, так и нет. Зачастую это зависит от наличия (отсутствия) кадрового подразделения в организации, а также от того, работает ли гражданин официально. Помните, что только официальное трудоустройство позволит использовать право на пенсию с помощью отчислений в ПФР.

Обратите внимание, что обычно при трудоустройстве составляется заявление о приеме на работу, а при прекращении трудовой деятельности – заявление на увольнение по собственному желанию или по другим основаниям. В ходе работы необходимо составлять и заявление на очередной отпуск, возможно, о переносе отпуска, на отгул и т.п. А мы расскажем, какие аргументы использовать для того, чтобы заявление было согласовано работодателем или когда он просто обязан удовлетворить просьбу работника.

Образцы заявлений работодателю

Мы собрали самые распространенные образцы заявлений работодателю. Кроме того, привели рекомендации по их правильному составлению и дали примеры оформления таких документов.

Заявления работодателю, как доказательства по гражданскому делу

Иногда трудовая деятельность заканчивается трудовым спором между работодателем и работником. Конфликт может касаться взыскания заработной платы, восстановления на работе. Нередко незаконное увольнение становится следствием подачи жалобы в трудовую инспекцию. Защищать свои права, безусловно, необходимо. Причем, срок давности подачи иска по таким делам является сокращенным и при необходимости придется готовить заявление о восстановлении срока по трудовым спорам.

Подготовиться к судебному заседанию по рассмотрению иска поможет заявление о документах, связанных с работой. Причем такие документы могут и должны использоваться при подаче искового заявления в качестве доказательств по гражданскому делу.

Поэтому составлять заявления работодателю следует правильно, ведь в процессе рассмотрения иска копии таких документов могут быть запрошены судом для толкования намерений работника и действий работодателя.