«принципы комплектования фотодокументами и их атрибуция в российском государственном архиве кинофотодокументов». выступление заместителя директора ргакфд р.м. моисеевой на конференции «фотография в музее». Вопросы обеспечения сохранности документов на нос

Обычно словом «фотография» мы обозначаем позитивные фотографические отпечатки на бумаге, привычные для нашей повседневной жизни. На самом же деле «фотография» - термин, обозначающий большое количество разнообразных процессов, использующих для создания изображения светочувтсвительные материалы. Широкое распространение фотографии заставляет нас забыть, что она недолговечна и может легко получить повреждения вследствие небрежного обращения, неправильного хранения и воздействия факторов внешней среды: света, повышенной влажности и температуры.
При хранении фотографических коллекций необходимо учитывать, что структура фотодокумента состоит из различных компонентов. Их взаимодействие друг с другом и с окружающей средой влияет на срок жизни фотографии. Большинство фотографий состоят из трёх компонентов: вещества, удерживающего и формирующего изображение, связующего слоя и основы. Вещество, удерживающее изображение - серебро, платина, органические красители или пигменты - формирует видимую нами картинку. Связующий слой - прозрачное вещество, такое как альбумин, коллодий или желатин, удерживает первый компонент, т. е. собственно изображение. Эти два компонента нанесены на основу, которая может быть бумажной, стеклянной, металлической или пластиковой.
Хотя большинство фотографий имеют подобную трёхслойную структуру, некоторые объекты могут не иметь связующего слоя (калотип) или наоборот иметь дополнительные компоненты - нанесенное поверх изображения покрытие или краска, рамка или футляр, которые тоже считаются частью фотографического объекта.
У фотодокументов сложная структура. Если вы не знакомы с тем или иным технологическим процессом, проконсультируйтесь со специалистом по консервации прежде чем предпринимать какие-либо серьезные меры, направленные на реставрацию, консервацию или изменение условий хранения фотографий.
Обеспечение соответствующих условий хранения.
Фотографические материалы комфортно себя чувствуют в прохладных, сухих, хорошо проветриваемых помещениях. Высокие температура и относительная влажность ускоряют процессы разрушения и способствуют росту плесени, что может послужить причиной повреждения поверхности и разрушения связующего слоя. Избегайте хранения фотографии на чердаке, в подвале или в непосредственной близости к внешним стенам здания, так как в этих местах вероятность формирования неблагоприятных климатических условий для фотографии очень высока, имеется большой риск образования конденсата.
В некоторых случаях для решения сезонных проблем хранения могут понадобиться дополнительные приспособления, такие как осушитель воздуха или система принудительной вентиляции для обеспечения лучшей циркуляции воздуха.
Оптимальные условия хранения для большинства фотоматериалов - температура не выше +20° C и относительная влажность около 30-40%. Негативы на плёнке и цветные фотоматериалы луче всего хранить при более низкой температуре +10-12° C и относительной влажности 30-40%.
Как выбрать материалы для хранения.
Фотографии необходимо хранить в конвертах, защищающих их от пыли и света, и служащих дополнительной опорой при использовании. Рекомендуются химически стабильные пластиковые или бумажные материалы для хранения, в состав которых не входят: сера, кислоты или пероксиды. Можно использовать пластиковые оболочки, если они изготовлены из непокрытого полиэстера, полипропилена или полиэтилена, и такие оболочки не должны быть матовыми. Бумажные конверты должны иметь свидетельство о прохождении теста на фотографическую активность (PAT - (Photographic Activity Test), который определяет безопасность материала при контакте с серебряным фотографическим изображением. Если результаты теста PAT неизвестны, используйте конверты из бумаги, не содержащей лигнин; произведенной из 100% тряпичного волокна или альфа-целлюлозы и имеющей чисто белый цвет или белый с желтоватым или сероватым оттенком.
Пленочные нитрат- и ацетат-целлюлозные негативы, которые по мере старения могут выделять кислотные газы, должны храниться отдельно от других фотографических материалов.
Такие объекты как дагерротипы и амбротипы храните в оригинальных футлярах и рамках, поместив их в бумажные конверты с четырьмя клапанами, чтобы уберечь хрупкие футляры и рамки от износа.
Отпечатки и негативы в индивидуальных конвертах и объекты в футлярах или рамках размещаются в коробках из бескислотного и износостойкого картона, что обеспечивает дальнейшую защиту от света, пыли и колебаний климатических факторов.
Хранение фотографий в альбомах одновременно помогает организовать фотографии в группы и защищает их от механических и климатических повреждений. Альбомы могут быть бесценными источниками исторической и генеалогической информации. Храните альбомы, по возможности, не внося в них своих изменений, в подходящих по размеру специальных архивных коробках. Для хранения семейных фотографий подходят альбомы из безопасных материалов, которые предлагают поставщики материалов для хранения. Безопасными в данном случае считаются материалы, прошедшие тест PAT. Не используйте альбомы с магнитными или самонаклеивающимися страницами: они могут стать причиной повреждения фотографий.

Обращение с фотографиями.
Наибольший вред наносится фотографиям в результате неправильного обращения. Хорошая организация и правильное хранение коллекции обеспечивают удобство работы с ней, позволяя быстро находить нужное изображение, а значит снижает риск механического повреждения фотографий.
При изготовлении оболочек для хранения необходимо учитывать предполагаемое использование фотографии и ее состояние. Более хрупкие объекты требуют большей защиты.
Разработайте правила работы с фотографиями и следуйте им. Просматривайте фотографии в чистом, незагроможденном месте. Для того, чтобы не оставлять отпечатков пальцев и не испачкать фотографии, надевайте чистые хлопчатобумажные белые перчатки; учтите при этом, что в перчатках ловкость рук снижается. Осторожно поддерживайте фотографии, держите их обеими руками, чтобы избежать повреждения. Убирайте фотографии в конверт или коробку, если они не будут просматриваться прямо сейчас. Не используйте ручки с чернилами в непосредственной близости от фотографий. Пометки на конвертах делайте только карандашом. Если необходимо оставить пометку на самой фотографии, используйте мягкий свинцовый карандаш, делая надпись на оборотной стороне изображения. Если мягкий карандаш не пишет по этой бумаге, используйте чернила на углеродной основе и чертежное перо.

Готовность к аварийным ситуациям.

Для начала необходимо произвести оценку помещения, где хранится коллекция, на предмет возможных повреждений в случае пожара, потопа или других чрезвычайных ситуаций. Необходимо разработать план действий в аварийной ситуации, учитывающий особенности коллекции, до возникновения такой ситуации.
Отметьте коробки, в которых находятся материалы с более высоким риском повреждения или уничтожения, специальными символами. Можно отметить также наиболее ценные коллекции и предметы. При возникновении аварийной ситуации спасайте эти материалы в первую очередь.
В случае возникновения аварийной ситуации, для того, чтобы защитить коллекцию от повреждения, укройте ее пластиковым покрытием и/или вынесите из затронутого бедствием помещения. Удостоверьтесь, что под пластик не попала влага, т.к. это может привести к росту плесени. Оцените ситуацию и задокументируйте повреждения. Как можно скорее свяжитесь со специалистом по консервации, который поможет восстановить поврежденные материалы.

Частые проблемы и их решение.
При хранении фотографических коллекций наиболее часто возникают следующие проблемы:
1. Разбитые, порванные, треснувшие фотографии.
Если первоначальная основа фотографии серьезно повреждена, осторожно поместите объект в пластиковую оболочку с архивным картоном для опоры. Если отслаивается связующий слой или потрескалась поверхность (как бывает, например, с фотографиями, раскрашенными пастелью), используйте не пластиковую оболочку, а плоскую коробку.
Не пытайтесь склеить порванные фотографии липкой лентой. Свяжитесь со специалистом по консервации фотографических материалов, который сможет качественно восстановить фотографию.
2. Испачканные фотографии или негативы.
Не пытайтесь очистить фотографии при помощи стирательной резинки. Осторожно обмахните их чистой, мягкой кисточкой, двигаясь от центра фотографии к краям. Также не пытайтесь очистить фотографии средствами на основе воды или растворителей, очистителями для мытья окон.
Неверные действия при очистке фотографических материалов могут привести к таким серьезным и часто необратимым последствиям, как образование невыводимых пятен, царапин, повреждение или гибель связующего слоя и изображения.
3. Фотографии или негативы, приклеившиеся к конвертам.
Под воздействием высокой влажности или прямых солнечных лучей фотографии могут приклеиться к стеклу рамы или к конверту, в котором они хранятся. Чтобы свести к минимуму дальнейшие повреждения, необходимо сразу принять меры по решению данной проблемы. Не пытайтесь самостоятельно расклеить слипшиеся материалы, свяжитесь со специалистом по консервации.
4. Разрушающиеся негативы.
Химическая неустойчивость является главным фактором разрушения ранних пленочных материалов. Хрупкие, выцветшие, липкие, с пузырьками воздуха или покоробившиеся пленочные негативы отделите от коллекции и свяжитесь со специалистом по консервации фотографических материалов. Профессионал сможет помочь в идентификации и дать рекомендации по безопасному хранению и/или дубликации этих материалов.
5. Разбитые стеклянные негативы или амбротипы.
Фрагменты разбитого стекла осторожно поместите в конверты из архивной бумаги. Для того, чтобы снизить возможность процарапывания или другого повреждения, используйте для каждого фрагмента стекла отдельный, соответствующим образом помеченный конверт. Передайте конверт специалисту - реставратору.
Если нет возможности передать разбитый негатив специалисту и требуется его хранение в течении длительного срока, то необходимо изготовить подложку с бортиками по размерам разбитого стекла, которая будет удерживать все фрагменты вместе. Внутри конструкции все детали нужно проложить тонкими полосками нейтрального картона во избежание сколов. Собранный таким образом негатив храните в конверте. Свяжитесь со специалистом по консервации, который сможет оказать необходимую помощь.

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения фотодокументов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность фотодокументов в архиве.

7.1 Фотодокументы хранятся в архивных коробах в вертикальном положении в шкафах или на стеллажах.

7.1.1 Позитивы и негативы помещаются в два конверта, один из которых (внутренний) изготавливается из светонепроницаемой бумаги по размеру негатива (позитива). Размер внутреннего конверта должен исключить свободное перемещение ФД внутри упаковки. Поверхность упаковочного материала не должна вызывать повреждений документов или прилипаний к ним. Внутренний конверт вкладывается во второй конверт, который может быть любого формата, удобного для организации хранения ФД. Конверты размещаются в коробах по порядку номеров единиц хранения.

7.1.2 Фотоальбомы хранятся в архивных коробах. При необходимости сохранить особенности в оформлении обложки фотоальбома используются дополнительные упаковочные средства: конверты, папки с клапанами, мягкая упаковочная бумага, мягкая ткань. Не используется для упаковки полиэтиленовая плёнка.

7.1.3 Электронные фотодокументы на дисках хранятся в фабричной упаковке (пластиковом футляре) в вертикальном положении в ящике или коробке, соответствующих размеру компакт-дисков, которые размещаются по порядку номеров единиц хранения. Ярлык с описательной статьей единицы хранения помещается внутри упаковки, при этом можно использовать оборотную сторону ярлыка изготовителя.

На ярлыке (приложение № 7а,б) помещаются сведения:

Название государственного (муниципального) архива,

Название фонда (Фотофонд),

Номер описи,

Номер единицы хранения,

Крайние номера единиц учета.

Для хранения необходимо создать сразу два диска, один из которых будет неприкосновенным (страховым), а второй будет использоваться в работе. На ярлыке второго диска следует добавить надпись «ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ». Хранить неприкосновенныеэкземпляры ЭФД и фонд пользования следует отдельно.

7.2 Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения фотодокументов должны соответствовать нормам:

чёрно-белые негативы, позитивы, фотоальбомы – температура воздуха не выше + 15°С, относительная влажность воздуха 40-50%;

цветные негативы, позитивы, фотоальбомы - температура воздуха не выше - 5°С, относительная влажность воздуха 40-50%;

дисковые носители - температура воздуха от + 8 до + 18°С, относительная влажность воздуха 45-65%.

7.3 Световой режим

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

7.4 В целях оперативного поиска документов составляются карточки постеллажного топографического указателя, которые могут вестись в традиционном или автоматическом режиме.

7.5 При работе с фотодокументами должны соблюдаться следующие меры обеспечения их сохранности:

рабочий стол должен быть сухим, чистым и свободным от посторонних предметов;

работать с фотодокументами следует в чистых не ворсистых перчатках, брать документ можно только за края, не касаясь поля изображения;

запрещается делать на документах какие-либо пометки, производить ретушь;

в фотоальбомах запрещается оставлять между страницами закладки, делать пометки на полях;

запрещается оставлять документы не защищёнными от воздействия солнечного и электрического света.

VIII. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ

8.1 В целях установления соответствия фактического наличия фотодокументов их количеству, числящемуся по учётным документам, а также выявления документов, подлежащих профилактической обработке и реставрации проводится проверка наличия и состояния ФД.

Проверка наличия ФД проводится в плановом порядке один раз в 5 лет, а также в случаях чрезвычайных ситуаций.

8.2 Проверка наличия ФД проводится по общим правилам организации этой работы, при этом составляются лист проверки и акт проверки установленной правилами формы.

8.3 При оценке технического состояния позитивов и негативов фотодокументов визуально (возможно использование увеличительной лупы) проверяется:

состояние упаковки;

техническое состояние поверхности фотослоя и основы (наличие царапин, грязи, трещин, потертости и др.);

наличие загрязнений и механических повреждений (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);

наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

качество фотографического изображения (резкость, контрастность).

8.4 При оценке технического состояния электронных ФД, включая их страховые копии, устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния. Электронные документы проверяются также на наличие «вирусов».

8.5 Учет физического и технического состояния осуществляется в карточке учета технического состояния фотодокумента (приложение № 8).

8.6 Для обеспечения физико-химической сохранности негативы и позитивы фотодокументов подвергаются реставрационной и профилактической обработке.

Реставрационная обработка осуществляется для устранения возникших в процессе хранения и использования дефектов, а консервационно-профилактическая – для стабилизации и замедления процессов старения документов.

Обработка может быть машинная и ручная. Машинная обработка в архивах области не проводится из-за отсутствия оборудования. Ручная обработка предусматривает общую очистку, обеспыливание, удаление восковых, жировых и иных загрязнений.

Не допускается обработка ФД водой.

Общая очистка заключается в удалении с документов грубых механических частиц с помощью струи сжатого воздуха (можно с использованием бытового пылесоса с узкой насадкой) и мягких беличьих или колонковых кисточек.

Обеспыливание и удаление жировых загрязнений (например, отпечатков пальцев) – это протирка фотодокумента не ворсистым материалом (замшей, бархатом), сухим или смоченным этиловым спиртом (ректификованным, техническим, высшей очистки).

Фотоотпечатки в фотоальбоме должны быть изолированы от соприкосновения с листом альбома и другими фотоотпечатками бумагой микалентной, папиросной или чертёжной прозрачной (калькой).

При обнаружении других, более серьёзных повреждений фотодокументов следует обратиться к специалистам по их реставрации и принять меры по сканированию повреждённого документа. Сохранение повреждённых фотодокументов сложный и дорогостоящий процесс, поэтому принимать на хранение следует только качественные фотоотпечатки.

IX. КАТАЛОГИЗАЦИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ

9.1 Каталогизация фотодокументов – это совокупность работ по созданию и ведению каталогов.

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

9.2 Тематическая разработка фотодокументов в государственных и муниципальных архивах осуществляется в программе «Фотокаталог» в соответствии с прилагаемой к программе инструкцией. Программа должна быть установлена во всех архивных учреждениях области.

9.3 Карточки фотокаталога составляются на все фотодокументы. Принятые на хранение позитивы следует сканировать или переснять цифровым фотоаппаратом, чтобы они могли быть введены в БД «Фотокаталог».

В фотоальбомах следует сканировать или фотографировать, по возможности, все фотоотпечатки, так как в фотокаталоге должна быть информация и об альбоме в целом, и обо всех имеющихся в нём документах.

Фотодокументы, принятые от граждан, должны фондироваться в Фотофонд и включаться в фотокаталог на общих основаниях. Принятые ранее позитивы, фотоальбомы в фондах документов личного происхождения, следует сканировать (перефотографировать) и включить в фотокаталог.

При наличии в архиве негативов фотодокументов следует провести работу по их каталогизации в БД «Фотокаталог» независимо от наличия карточек на них в бумажном каталоге. Такая работа может быть проведена в Государственном архиве Тюменской области по заранее согласованному с ним плану. При этом архив будет иметь в фотокаталоге позитивное электронное изображение, которое при необходимости можно распечатать.

9.4 Индексирование информации и распределение её по разделам схемы классификации в БД «Фотокаталог» происходит автоматически при заполнении полей «Раздел» и «Подраздел», которые выбираются из выпадающего списка. Следует помнить, что все справочники, включая схему классификации, в программе могут дополняться.

Если при составлении описи применялись общие подзаголовки для группы снимков по одной теме (см. примеры в прил. 2в), при составлении тематических карточек общий подзаголовок (название основного события) должен присутствовать в аннотации каждой карточки.

Если фотодокумент отражает две или более темы, карточки фотокаталога следует дублировать в целях оптимального поиска информации.

9.5 Каталогизация ФД производится сразу после утверждения описи на них ЭПК.

Х. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОТОДОКУМЕНТОВ

10.1 Использование архивных документов – это предоставление архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей.

Основные формы использования фотодокументов

информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;

экспонирование архивных документов на выставках;

использование архивных документов в средствах массовой информации;

проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;

публикация архивных документов.

10.2 Выявление фотодокументов для использования, в том числе сторонними пользователями, проводится по фотокаталогу.

10.3 Подлинники негативов и позитивов фотодокументов на правах оригинала пользователям не выдаются. Для выдачи пользователю изготавливаются копии ФД, что возможно при наличии фотокаталога с контрольными отпечатками на все фотодокументы.

При подготовке выставок по архивным документам изготавливаются фотокопии необходимого размера, подлинники фотодокументов не экспонируются.

10.4 Работа по использованию фотодокументов учитывается.

Источники:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19).
Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980.
Правила работы государственных архивов Республики Беларусь с аудиовизуальными документами (утверждены постановлением Минюста Республики Беларусь от 09.04.2007 № 27).
Основные положения отбора на государственное хранение кинофотодокументов. Методические рекомендации. М., 1978.
Методические рекомендации по комплектованию архивов кинофотофонодокументами. М., 1984.
Отбор на постоянное хранение аудиовизуальных документов. Методические рекомендации. М., 2004.
ОСТ 55.2-84 Фотодокументы. Правила государственного хранения оригиналов и страховых копий. Технические требования.
Методические указания по внедрению отраслевых стандартов на технические требования к правилам государственного хранения оригиналов и страховых копий кинофотофонодокументов и микрофильмов страхового фонда. М., 1984.

ПРИЛОЖЕНИЯ:

Приложение № 1а

к пп. 3.7., 3.8.

АКТ

___________ № ___________

приема-передачи архивных

документов на хранение

(основание передачи)

______________________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

Сдал,

(название организации-сдатчика)

а ______________________________________________________________ принял

(название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

Итого принято _____________________________________ ед. хр., _______

Ед.уч.
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Дата
Фонду присвоен № ____________________________________

Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение Формат А4

Приложение № 1б

к пп. 3.7., 3.8.

АКТ
___________ № ___________

приема фотодокументов на хранение
На хранение в ФОТОФОНД принимаются фотодокументы, созданные архивным отделом в ходе инициативного документирования:

Итого принято _____________________________________ ед. хр., _____________
___________________________ ед.уч.

Должность Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата

Форма акта приема фотодокументов, созданных муниципальным архивом в ходе инициативного документирования Формат А4

Приложение № 2а к разделу 5

Перед архивистами стоит задача – уменьшить скорость старения документов, то есть свести к минимуму действия таких негативных для них факторов, как тепло, влажность, биологические вредители, резкие изменения условий внешней среды.

В процессе хранения весь объём документов должен подвергаться контролю не реже одного раза в пять лет. По итогам контроля, при необходимости, проводятся консервационно-профилактические и реставрационные работы.

Обеспечение сохранности документов на бумажной основе

Проблемы обеспечения сохранности документов на бумажной основе достаточно хорошо изучены.

Особое место среди них занимает защита архивных документов от биоповреждений, обусловленных несоблюдением условий хранения. Нельзя в полной мере исключить и возможность аварийных ситуаций, связанных с системами обеспечения жизнедеятельности архивов, в результате которых возможно намокание больших массивов архивных документов.

Эта проблема характерна для архивов всех уровней, в том числе и федеральных. По данным мониторинга в федеральных архивах хранятся более 337 тыс. дел с плесневыми повреждениями.

Учитывая вышеизложенное, в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2006-2011 годы)» (далее - ФЦП «Культура России» ) в конце 2011 года для Лаборатории Российского государственного архива научно-технической документации (далее - РГАНТД ) приобретена сублимационная сушильная камера вместимостью до 4-х тонн документов на бумажной основе.

Камера предназначена для восстановления пострадавших в результате аварийных ситуаций влажных и намокших документов методом лиофильной сушки в условиях низких температур.

Указанная камера может быть также использована для обработки документов уже находящихся под воздействием плесневых поражений различной интенсивности и видов. Однако для проведения этих работ необходимо специальное изучение влияния низких температур и вакуума не только на биодеструкторы с учётом разнообразия их видового состава и степени поражения документов, но и на носители и тексты документов для исключения нежелательных последствий камерной обработки для их сохранности.

В этой связи в рамках ФЦП «Культура России (2012-2018 годы)» в 2013 году подготовлен комплекс организационно-методических документов по использованию сублимационной камеры для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации на основе проведения экспериментальных работ на образцах документов, заражённых культурами плесневых грибов, а также насекомыми-вредителями, с целью подборов режимов их уничтожения, которые бы не повредили основу и текст документов.

Вечной для архивного дела является проблема реставрации документов.

В среднем в год архивные учреждения России осуществляют реставрацию около 3,2 млн листов документов на бумажной основе, в то время как в реставрации нуждаются сотни миллионов листов. Так, по данным мониторинга только по федеральным архивам количество дел, требующих реставрации, составляет свыше 1,5 млн единиц хранения. Для проведения «высокой» реставрации уникальных и особо ценных документов требуются специальные средства. В 2013 году в рамках программных мероприятий ФЦП «Культура России (2012-2018 годы)» отреставрировано свыше 4 тыс. листов уникальных и особо ценных дел федеральных архивов. В текущем году на проведение реставрационных работ выделено 7 млн рублей. Конечно, это немного. Да и в целом возможности федеральных реставрационных центров и лабораторий архивных учреждений крайне ограничены.

В этой связи обязательным условием организации работ является строго избирательный подход к отбору дел для реставрации с учётом ценности документов, характера дефектов носителя и текста, их потенциальной долговечности. В Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённых приказом министра культуры России от 18 января 2007 № 19 (далее - Правила ) в качестве нормы впервые записано, что дефекты документов классифицируются на основании единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с разработками Всероссийского научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (далее - ВНИИДАД ). Предлагаемая методика позволяет, во-первых, объективно оценивать физическое состояние документов для определения очерёдности их специальной обработки, во-вторых - формализовать его описание, что очень удобно для ведения учёта физического состояния документов в автоматизированном режиме.

Однако, нередко архивисты-практики испытывают трудности в отборе дел для реставрации. В этой связи самой высокой оценки заслуживает подготовленный Лабораторией обеспечения сохранности документов государственных архивов Санкт-Петербурга «Альбом повреждений архивных документов» , в котором содержится иллюстративный материал, позволяющий оценивать дефекты бумаги и текста, а положения пособия ВНИИДАД «Выявление документов с повреждениями носителя и текста» (М., 1988) развиты и конкретизированы, в том числе применительно к документам, поражённым плесневыми грибами.

Сравнительно новым направлением в рассматриваемой сфере является визуальная коррекция дефектов носителей и качества изображений архивных документов с помощью современных компьютерных технологий. Этим вопросам посвящено специальное пособие ВНИИДАД «Изучение дефектов на бумажной основе с низкой потенциальной долговечностью и разработка технологических регламентов по их устранению» (В. Ф. Привалов, А. Г. Харитонов, М. 2009).

Перед архивистами стоит задача - уменьшить скорость старения документов, то есть свести к минимуму действия таких негативных для них факторов, как тепло, влажность, биологические вредители, резкие изменения условий внешней среды. Все химические реакции старения бумаги и текста ускоряются в 2-3 раза при повышении температуры среды на 10°С. При повышении влажности скорость выцветания цветных рукописных текстов увеличивается в 10-15 раз. Нельзя мириться с тем, чтобы несоблюдение условий хранения становилось привычным и даже не делалось попыток исправить ситуацию с помощью возможных подручных средств (проветривание, использование ёмкостей с водой для повышения влажности в сухих помещениях и т. п.).

Способы сохранения аудиовизуальных документов

Как известно, документ - это материальный носитель с зафиксированной на нём информацией. Носителями аудиовизульных документов являются материалы со сложными физической структурой и химическим составом. На основу нанесены рабочие слои (эмульсионный, магнитный и др.), содержащие информационную составляющую документа. Указанные особенности влияют на свойства документов, требуют особых условий хранения. Нормативные параметры воздушной среды в хранилищах определены в указанных Правилах, а также в ГОСТе 7.65-92 «Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению».

Особые физические и химические свойства аудиовизуальных документов определяют также сложность и многообразие работ по контролю их физического состояния: от поединичного профилактического визуального контроля до определения стабильности основы и качества звучания и изображения с помощью специальных приборов.

Обязательным требованием при работе с аудиовизуальными документами является проверка их физического состояния при приёме на хранение с составлением актов технического состояния, в которых также определяется комплекс работ, необходимый для устранения выявленных дефектов.

Наиболее распространённым дефектом аудиовизуальных документов, выявляемым при приёме, является их плесневое поражение. РГАНТД при участии Российского государственного архива кинофотодокументов (далее - РГАКФД ) разработал комплекс методов борьбы с биоповреждениями аудиовизуальных документов. Это и обработка в водных растворах фунгицидных препаратов, и таблетированный параформ, и «электронная пушка», то есть облучение документов на пленочных носителях потоком ускоренных электронов в соответствии со специальным Регламентом. Все зависит от разновидности документа, стадии плесневого поражения и материально-технических возможностей архива.

Понятно, что возможности у архивов разные. Современная техническая база как ручной, так и машинной обработки аудиовизуальной документации создана в РГАКФД. Этот архив завершил к настоящему времени специальную обработку всех выявленных ранее документов со следами биоповреждений.

Технология проведения работ следующая. В коробки с кинофотодокументами, поражёнными плесенью, закладывается антисептик - параформ на срок от 2-х недель до 2-х месяцев. После обработки параформом кинодокументы передаются на машинную реставрационную обработку. Фотодокументы, обработанные параформом, проходят ручную чистку, после чего закладываются в новые конверты. Эта методика рекомендована и региональным архивам.

Практическое значение имеет опыт работы РГАКФД в части видеодокументов. Над этой проблемой, начиная с 90-х годов прошлого века, архив работал совместно с Госфильмофондом и Гостелерадиофондом России. Был определён ряд показателей, характеризующих качество изображения видеодокументов и их изменений в процессе хранения, разработаны методики входного контроля и контроля в процессе хранения.

Приобретено контрольное оборудование для различных форматов видеодокументов, а также воспроизводящее оборудование - профессиональные видеомагнитофоны и видеомониторы.

ВНИМАНИЕ Реставрировать видеодокументы невозможно , потому необходимо ежегодно с особой тщательностью контролировать их состояние. Если по результатам контроля выявлено выпадение по строкам изображения или понижение уровня видеосигнала до 50 %, то документ необходимо в месячный срок перезаписать на новый носитель, желательно цифровой.

НА ЗАМЕТКУ По данным РГАКФД, максимально видеодокумент на магнитных аналоговых видеокассетах хранится без изменений 6-8 лет.

Важнейшей характеристикой состояния сохранности аудиовизуальной документации является наличие документов на огнеопасной нитрооснове. Проблема эта требует поэтапных действий.

1. Определение степени разложения нитроосновы с целью установления последовательности перекопирования документов. В числе последних разработок по этой теме - подготовленные РГАНТД «Рекомендации по условиям хранения и применению индикаторного экспресс-метода оценки стабильности кинофотодокументов на нитроцеллюлозной основе в государственных архивах» .

2. Создание условий хранения, при которых процесс разложения нитроосновы будет замедлен (чёрно-белая кинопленка - не выше +10°С, цветные - не выше -5°С при влажности 40 %-50 %).

НА ЗАМЕТКУ Повышение температуры хранения документов на нитрооснове на 5°С ускоряет процесс её разложения в 2 раза.

3. Организация перекопирования документов с огнеопасной на безопасную плёнку (процесс очень дорогостоящий и трудоёмкий). В наших крупнейших хранилищах кинодокументов эта проблема решена не в полном объёме.

Переход кинофотопромышленности в начале второй половины прошлого века на выпуск триацетатной плёнки был воспринят как панацея от всех бед, возникающих при архивном хранении кинофотодокументов на нитроцеллюлозной основе. Однако и триацетатная плёнка проявила свои особенности при старении. Речь идёт об её разложении, увеличении усадки, хрупкости, появлении запаха уксусной кислоты (так называемый «уксусный синдром» ). Реакция разложения ускоряется под влиянием накапливающихся продуктов распада основы и начинается тем быстрее, чем выше температура и относительная влажность воздуха окружающей среды.

РГАНТД совместно с РГАКФД в течение нескольких лет проводили исследования проблемы «уксусного синдрома». Результатом этих исследований явились «Рекомендации по условиям хранения и методам выявления «уксусного синдрома» оригиналов и страховых копий кинофотодокументов и микроформ на триацетатной основе в государственных архивах» .

В названном пособии изложены рекомендации по организации и условиям хранения кинофотофонодокументов и доступные методики выявления и контроля состояния триацетатной основы, в том числе, новый индикаторный экспресс-метод , который разработан совместно с отечественной фирмой «ВИНАР» (г. Москва). Этот метод позволяет оперативно с помощью специальных индикаторных полосок выявить материалы, подверженные «уксусному синдрому», для организации их перекопирования до момента наступления критического состояния триацетатной основы, исключающего возможность дальнейшего хранения документов.

Этот метод применяется и в Центре хранения страхового фонда для проверки страховых копий, которые до середины 70-х годов прошлого века изготавливали на триацетатной плёнке.

Страховое копирование

Страховое копирование занимает особое место в системе мер по обеспечению сохранности архивных документов на любых видах носителей.

Тип страховых копий для документов на любых носителях (за исключением электронных), порядок их территориально обособленного хранения были определены в 80-х годах прошлого века в «Положении о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов» . Содержание этого Положения в определённой части легло в основу соответствующего раздела Правил. Технико-технологические аспекты создания страхового фонда разработаны в серии типовых технологических регламентов изготовления страховых копий всех разновидностей документов, кроме электронных.

К числу новых разработок нормативного характера относится комплекс государственных стандартов. В 2003 году Росархив и РГАНТД при участии специалистов Министерства культуры России подготовили ГОСТ Р 33.505-2003 «ЕРСФД. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием». Стандарт распространяется не только на текстовые и графические документы, но и на аудиовизуальные документы, созданные с применением аналоговых технологий.

С 1 января 2010 года приказами Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии введены в действие ещё два ГОСТа, подготовленные РГАНТД:

• ГОСТ Р 33.1.02-2008 «ЕРСФД. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия »;
• ГОСТ Р 33.3.02-2008 «ЕРСФД. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения». К этому ГОСТу прилагаются «Методика оценки чистоты хранилищ страховых копий», «Рекомендации по продлению периода стабильности триацетатной основы страховых копий» и др.

Страховое копирование аудиовизуальных документов, особенно кинодокументов, требует значительных финансовых средств. По данным последней паспортизации по состоянию на 01 января 2013 года страховые копии созданы только на 16 % особо ценных кинодокументов. Общий объём скопированных особо ценных фонодокументов в государственных архивах Российской Федерации составляет почти 52 %.

Наиболее активно ведётся работа по созданию страхового фонда фотодокументов. Число скопированных фотодокументов на 34 % превышает общий объём учтённых особо ценных документов этого вида.

НА ЗАМЕТКУ Тип страховой копии фотодокумента определяется видом оригинала:

• для негатива - это промежуточный позитив;
• для позитива - дубль-негатив;
• для фотоотпечатка - негатив.

К сожалению, не всегда эти требования соблюдаются.

В целях повышения качества работ РГАНТД подготовил разъяснения по применению Типового технологического регламента изготовления страховых копий фотодокументов (М., 1997).

Оцифровка архивных документов

Всё большее распространение в архивах Российской Федерации получает практика оцифровки документов. Этот метод даёт возможность получать оцифрованные изображения документов с корректировкой качества, что в определённой части может подменить реставрацию, решить проблему усиления слабоконтрастных, угасающих документов, обеспечить возможность многократной выдачи информации и многократного её копирования без обращения к подлинникам.

Оптические диски по сравнению с микрографическими носителями обладают рядом преимуществ:

• обеспечивают более высокую плотность записи информации;
• быстрый поиск и прямой доступ к записанной на них информации;
• многократное копирование цифровой информации без ухудшения её качества;
• позволяют дистанционно передавать информацию по каналам связи.

Однако, несмотря на указанные преимущества, оцифровку архивных документов следует рассматривать только как создание фонда пользования, но не страхового фонда. Причины следующие:

1. Оптические диски имеют ограниченный срок стабильной сохранности записанной на них информации, не удовлетворяющий требованиям долгосрочного (постоянного) хранения.

2. Интенсивное развитие цифровых технологий приводит к быстрому устареванию как самих цифровых носителей (оптических дисков), так и аппаратно-программных средств для их записи и чтения, что представляет серьёзную проблему для будущего доступа к документации, хранящейся в цифровой форме. При этом перезапись цифровой информации с устаревших носителей на новые с использованием других форматов записи и программных средств практически всегда связана с потерей и искажением перезаписываемой информации, что является недопустимым для страховых копий.

3. Программный продукт, осуществляющий доступ к электронным носителям информации, также является информационным ресурсом, подлежащим страховому хранению наряду с документированной информацией.

4. Необходимость регулярного переформатирования и перезаписи копий в процессе их длительного хранения на новые цифровые носители информации создаёт серьёзные проблемы в подтверждении юридической силы страховых копий документов.

Определённые шаги сделаны в части методического обеспечения работ по созданию фонда пользования на цифровых носителях, изучению и обобщению практики этой работы. В 2007 году в рамках ФЦП «Культура России (2006-2011 годы)» РГАНТД подготовил «Рекомендации по созданию оцифрованных копий фонда пользования фото- и фонодокументов» . В пособии отражены вопросы организации работы по созданию электронных копий фонда пользования, аппаратное и программное обеспечение систем копирования, технология проведения работ, учёт созданных копий, требования к условиям их хранения, проверке технического состояния.

Перспективы применения электронных документов в сфере управления

Если в части работы с аудиовизуальными документами на традиционных носителях архивы имеют большой опыт, то проблема электронных документов ещё ждёт своего решения.

В соответствии с п. 3 ст. 11 Федерального Закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ (электронное сообщение) признаётся равнозначным документу на бумажном носителе при наличии электронной подписи.

Федеральный закон от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» создаёт правовые условия использования электронной подписи в электронном документе и открывает перспективы применения электронных документов в сфере управления.

На сегодняшний день основное внимание сосредоточено на разработке вопросов, связанных с развитием электронного документооборота в органах государственного управления, что обеспечивается рядом правительственных решений и программ. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 утверждены «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», подготовленные Росархивом совместно с ВНИИДАД. Правила включают раздел «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти».

В рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 годы)» ВНИИДАД в 2013 году разработал «Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» и «Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» .

Эти документы носят экспериментальный характер и являются первыми подобного рода пособиями для архивов организаций и государственных и муниципальных архивов.

Это направление деятельности нуждается в дальнейшем нормативном и методическом обеспечении.

По-прежнему актуально стоит вопрос о том, какие управленческие документы могут вестись только в электронной форме, а какие - необходимо создавать на бумажном носителе. Представляется, что на данном этапе речь может идти о создании в электронной форме только тех управленческих документов, которые имеют срок хранения до 10 лет. Требуют более детальной проработки вопросы, связанные с долговременным хранением электронных документов, в случае передачи их на хранение в архивы. Следовательно, работу в этом направлении необходимо продолжать.