Сэд позволяет сократить срок согласования документов. Электронное согласование договоров. Процесс электронного согласования - как это работает

В последнее время во многих организациях, а также государственных органах появилась новая актуальная задача, связанная с переходом от традиционного согласования проектов документов на бумажном носителе к электронному согласованию с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД). Действительно, электронное согласование имеет достаточно существенный перечень преимуществ, на котором мы уже останавливались на страницах нашего .

Но переход на новую технологию согласования может быть затянут и сильно осложнен из-за процесса внедрения электронной цифровой (далее - ЭЦП) в организации. Сегодня большинство руководителей считают, что в процессе электронного согласования проектов в СЭД необходимо обязательно использовать ЭЦП. Даже в том случае, если в дальнейшем согласованный проект документа будет распечатан из СЭД и подписан на бумажном носителе. А если ЭЦП не использовать, то, по мнению большинства руководителей, после электронного согласования в обязательном порядке необходимо пересобрать визы с собственноручными подписями на листе бумаги. Однако в этом случае эффективность электронного согласования практически сводится к нулевым показателям.

Но действительно ли электронное согласование невозможно без ЭЦП? Какова потребность использования электронной цифровой подписи в процессе согласования и нужно ли внедрение ЭЦП, если документы все равно будут «подписывать на бумаге»? Давайте попробуем вместе разобраться в этих актуальных вопросах.

Согласование, виза согласования и юридическая сила документа

Для поиска ответа на вышеуказанные вопросы сначала необходимо рассмотреть, что представляет собой процесс согласования и как он влияет на юридическую силу документа.

Итак, согласование представляет собой анализ уполномоченными должностными лицами содержания проекта документа на его соответствие действующему законодательству и нормативным документам организации, а также целесообразности издания документа.

Напомним, что согласование бывает внутренним и внешним.

Внешнее согласование выражает согласие с содержанием проекта документа организации, не являющейся его автором. И результаты внешнего согласования отражаются в реквизите «гриф согласования документа» .

При внутреннем согласовании (или ) проект документа анализируют уполномоченные должностные лица внутри . Результат внутреннего согласования должностное лицо оформляет визой , которая выражает его согласие или несогласие с содержанием проекта документа. Если у должностного лица есть принципиальные замечания по тексту проекта документа, то он их указывает и прикладывает к проекту.

Когда проект документа согласован, он передается на подписание (некоторые документы после подписания должны быть утверждены). Во время подписания (утверждения) осуществляется принятие решения, и именно после подписания (а в некоторых случаях - после утверждения) проект документа становится документом .

Теперь рассмотрим, что же подразумевается под юридической силой документа .

Фрагмент документа

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Другими словами, документ будет иметь юридическую силу при соблюдении следующих условий:

• во-первых, положения, содержащиеся в документе, не должны противоречить действующему законодательству;
• во-вторых, документ должен быть издан органом, имеющим компетенцию на создание документов такого вида;
• в-третьих, документ должен быть оформлен в соответствии с принятыми нормами. Здесь также подразумевается, что документ должен быть подписан (утвержден) внутри организации должностным лицом, обладающим необходимыми для этого полномочиями (т.е. правом подписи (утверждения) данного документа).

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними документами организации (например, уставами, положениями, приказами и т.п.). Так, от имени организации документы подписывает ее руководитель. По ряду отдельных вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники организации. Приказы, регламентирующие деятельность структурных подразделений, имеют право подписывать руководители этих подразделений. Если руководитель отсутствует, документ может подписать должностное лицо, исполняющее его обязанности.

В зависимости от вида или тематики документов на них должна стоять одна подпись или две и более. На документах, издаваемых, например, руководителем единолично, стоит только его подпись. Одним лицом подписываются приказы по основной деятельности или по личному составу, распоряжения и др. А вот количество подписей на письме будет зависеть от его тематики. Так, если письмо затрагивает финансовые вопросы, то оно должно быть подписано двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером.

Исходя из вышеизложенного делаем вывод: завизированные, но не подписанные (утвержденные) документы не будут иметь юридическую силу. А вот будет ли иметь подписанный (утвержденный) документ юридическую силу, если на нем отсутствуют визы?

В Российской Федерации требования к подготовке и оформлению документов разных видов устанавливаются разными нормативно-правовыми актами, которые издают разные государственные органы. Соответственно, влияние визы согласования на юридическую силу документа нужно рассматривать отдельно для каждого вида документа. Остановимся на тех видах документов, которые чаще всего создаются в большинстве организаций и для согласования которых начинают использовать СЭД.

Визирование проектов писем

Итак, в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011 -93) письмо относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации. А требования к оформлению реквизитов таких документов устанавливает .

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3.24. …Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Визирование проектов договоров

Если обратиться к положениям статьи 160 Гражданского кодекса РФ, то мы увидим, что «сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами». Т.е. речь идет о необходимости подписания документа, но закон не требует проведения процедуры его согласования внутри организации. Конечно, стороны, заключающие сделку, могут проявить творчество и договориться о какой-то эксклюзивной процедуре разработки и подписания документа, в которую, в принципе, может быть включена необходимость одобрения сделки определенным лицом. Но подчеркнем - это уже будет не требование закона, а инициатива сторон.

«Во многих организациях (и частных, и государственных) при заключении договоров используется процедура визирования. Визирование имеет правовое значение только в тех случаях, когда стороны сочли это необходимым и обусловили в тексте самого договора. Визирование - внутренняя процедура документооборота компании, она регламентируется исключительно локальными актами, наличие виз на договоре показывает руководителю организации, что текст договора согласован ключевыми структурными подразделениями. Предположим, юридический отдел завизировал договор, который впоследствии был признан недействительным. Какие санкции будут применены к руководителю юридического отдела? Конечно, только дисциплинарные: замечание, выговор, увольнение. В данном случае лицо, завизировавшее договор, несет ответственность только как работник перед ». Для сторонних организаций присутствие или отсутствие визы на договоре не будет иметь никакого значения (если, конечно, стороны сами в тексте договора не прописали необходимость ее наличия).

Особенности согласования в СЭД

Итак, в большинстве случаев в СЭД согласуют именно проекты вышеуказанных видов документов, а именно: писем, приказов, распоряжений, договоров. Практически всегда после согласования этих проектов они распечатываются из СЭД и подписываются на бумажном носителе.

Благодаря проведенному нами анализу можно сделать вывод, что визы согласования в этих проектах необходимы для принятия окончательного решения руководителями, подписывающими документы. Порядок визирования проектов данных видов документов жестко не прописан в федеральном законодательстве и определяется во внутренних документах организации.

Соответственно, при переходе на электронное согласование нужно определить:

• какие именно проекты вы собираетесь согласовывать в СЭД;
• какими функциональными возможностями обладает используемая вами СЭД.

Получается, что не обязательно использовать ЭЦП в процессе визирования или в дальнейшем пересобирать визы на листе бумаги , если:

• законодательно не установлены требования к порядку визирования и оформлению виз согласования в проектах тех документов, которые вы планируете согласовывать с помощью своей СЭД, и в законодательстве не содержатся нормы, по которым визы согласования в данных документах влияют на юридическую силу документа;
• СЭД позволяет каждому пользователю визировать проект только за себя (или нескольких должностных лиц, которые указываются при назначении прав пользователю в соответствии с его полномочиями и выполняемыми функциями);
• СЭД не дает внести изменений в сам проект (позволяет только добавлять файлы с замечаниями);
• СЭД протоколирует всю работу с проектом (то есть записывает действия, произведенные пользователями, в специальный системный журнал, в котором их можно посмотреть. В том числе и записи о том, какой пользователь внес каждую из виз).

При переходе на новую технологию обычно предъявляют повышенные требования к безопасности. Но что происходит при традиционном согласовании проектов документов на бумажном носителе? Во многих организациях проекты передаются на согласование визирующим лицам непосредственно их разработчиками, которые спокойно могут подделать одну из виз. Но у руководителя при подписании документа, как правило, не возникает вопросов о подлинности той или иной визы.

Использование ЭЦП при электронном согласовании может дать дополнительные гарантии руководителю, что проект завизировало определенно должностное лицо и в его текст не были внесены никакие изменения. Но если и без ЭЦП сама система электронного документооборота может «сказать» руководителю, кто визировал проект, и гарантировать, что его текст не подменили, то насколько в данном случае нужна ЭЦП? Решение по данному вопросу нужно принимать самостоятельно организации и закреплять его во внутреннем нормативном документе, например, инструкции по делопроизводству.

Если в итоге документ распечатывается из СЭД и подписывается на бумажном носителе, то можно закрепить следующий порядок работы :

1. На основании виз, внесенных в проект документа в СЭД, автоматически формируется и печатается из системы лист согласования, а также сам проект документа.
2. Затем уполномоченное должностное лицо проверяет лист согласования, проверяет визы, внесенные в СЭД, а затем заверяет как сам лист согласования (Пример 1), так и распечатанный проект (отметку о заверении проекта приказа целесообразнее ставить на оборотной стороне).
3. Распечатанный и заверенный проект передается руководителю на подписание вместе с распечатанным и заверенным листом согласования.
4. После подписания документа на бумажном носителе в СЭД заносится отметка об этом событии.

Если руководитель работает в СЭД лично , то он самостоятельно может проверить визы, распечатать проект и подписать его на бумажном носителе, а затем в СЭД внести отметку о подписании.

Электронное согласование в госструктурах

Электронное согласование в федеральных органах исполнительной власти, а также других государственных органах и органах местного самоуправления должно соответствовать требованиям новых Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. Объясним почему: хотя в названии этого нормативного документа сказано, что правила касаются только федеральных органов исполнительной власти, существует еще один нормативный документ (Закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ), который расширяет зону их действия:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 2 статьи 11 «Документирование информации» Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Так вот, в этих новых Правилах делопроизводства черным по белому написано, что для подписания электронных документов ЭЦП должна использоваться, а при их согласовании внутри СЭД эту ЭЦП могут заменить иные способы подтверждения действий с документами:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477

38. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Свернуть Показать

Синякова Мария, юрист:

О каком-то конкретном способе подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не будет использоваться, в постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 ничего не сказано. Действующие в настоящее время нормативные документы ответа на указанный вопрос не дают.

Тем же постановлением Правительства Федеральному архивному агентству дано указание до 1 января 2010 г. утвердить Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Возможно, способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не будет использоваться, будут содержаться в инструкциях по делопроизводству каждого отдельного федерального органа исполнительной власти.

Итак, Правила делопроизводства разрешают госструктурам не использовать ЭЦП при согласовании электронных документов при условии использования иных способов подтверждения действий пользователей. При этом здесь не упоминается об аналоге собственноручной подписи или о сертифицировании способа подтверждения действий с электронными документами.

Соответственно, если в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (которые должен утвердить Росархив до 01.01.2010) не будет конкретизировано данное положение, то федеральный орган исполнительной власти в своей инструкции по делопроизводству самостоятельно сможет прописать процедуру согласования проектов документов в СЭД и способ подтверждения действий пользователей, а затем представить данный документ на согласование Росархиву.

Один из способов подтверждения действий пользователей уже был назван нами выше - это протоколирование, т.е. запись всех действий в системный журнал. При этом могут протоколироваться как непосредственно действия пользователей с проектом документа, так и действия по изменению прав пользователей СЭД. Чтобы легче было проверить действия пользователей на основе записей протокола (системного журнала), могут быть разработаны отчеты, которые будут наглядно показывать, какой пользователь за какое должностное лицо какую визу ввел и когда он это сделал.

Если сама СЭД защищена от несанкционированного проникновения и искажения хранимой информации, то и данные о действиях ее пользователей, содержащихся в системном журнале, тоже достоверны, даже без использования ЭЦП.

Логика здесь понятна. Все, что происходит внутри СЭД, защищено ею. Поэтому новые Правила делопроизводства на этапе согласования не требуют использования ЭЦП. А вот уже подписанный электронный документ, возможно, придется передавать за пределы защищенной СЭД в другую организацию-адресат, и в этом случае подписание документа при помощи ЭЦП будет гарантировать его достоверность за пределами «родившей» его СЭД.

Сноски

Свернуть Показать

Согласование договоров является одной из наиболее востребованных функций системы электронного документооборота. Применение данной функции позволяет значительно сократить сроки согласования договоров и снизить затраты на печать и бумагу. Особенно заметно сокращение сроков согласования договоров и издержек в организациях с территориально распределённой структурой. Но и в небольших организациях внедрение электронного согласования договоров позволяет эффективнее использовать внутренние ресурсы.

Согласование договоров в электронном виде имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать при принятии решения о внедрении системы электронного согласования договоров.

Согласование договоров делится на согласование исходящих и согласование входящих договоров. Исходящие договора, это, как правило, доходные договора, которые готовятся в организации. Входящие договора, это, как правило, расходные договора, которые поступают в организацию в бумажном или электронном виде. В системе электронного документооборота необходимо отдельно регистрировать и согласовывать входящие и исходящие договора. Для этого необходимо завести отдельные карточки и отдельные журналы договоров.

При необходимости выполнить согласование договора, поступившего в бумажном виде, возникает необходимость ввода отсканированного образа договора в систему электронного документооборота. При больших объёмах бумажных документов необходимо использовать потоковое сканирование, что требует наличия специального оборудования в местах первичной регистрации документов. Использование специального оборудования необходимо для быстрой оцифровки договоров и ввода их в систему. Если мест ввода договоров в организации много, то обеспечение их оборудованием может стать серьёзным препятствием на внедрении системы электронного согласования. Поэтому необходимо проанализировать и оптимизировать потоки документов. Это даст возможность организовать центры по регистрации и оцифровке договоров и других документов, что снизит затраты на внедрение системы электронного согласования.

Хранение больших объёмов оцифрованных договоров накладывает дополнительные требования на серверное и сетевое оборудование. Необходимо предусмотреть возможность масштабирования, например, увеличения дисковой памяти в RAID массивах, а так же продумать процедуру архивирования и восстановления.

Передача больших объёмов информации требует обеспечения высокой скорости передачи данных по сети между клиентскими машинами и сервером. Иначе пользователям работать с медленной системой будет неудобно, и внедрение электронного согласования документов может потерпеть неудачу.

Одним из важнейших аспектов успешного внедрения системы электронного согласования договоров является обучение пользователей, которые будут участвовать в этом процессе. Без качественной подготовки пользователей эффект от внедрения электронного согласования договоров будет сведён к минимуму, и даже может быть отрицательным. Неумение работать с электронными документами и привычка работать с бумажными может привести к тому, что на местах договора будут распечатываться, исправления делаться на бумаге, а к работе в системе электронного согласования будут привлекаться дополнительные ресурсы, для переноса замечаний из бумажных договоров в электронные. Такое положение дел ни только не сократит время и затраты, но и ухудшит ситуацию за счёт дополнительной нагрузки на сотрудников.

В виду специфики электронного согласования договоров к автоматизированной системе электронного документооборота предъявляются особые требования. Необходимо чтобы система электронного документооборота позволяла использовать для каждого вида согласуемого договора специальный шаблон, определяющий состав участников согласования, последовательность их участия в согласовании и сроки проведения согласования. Использование шаблонов позволяет сократить время на подготовку к электронному согласованию.

Удобной возможностью является графическое отображение модели согласования и возможности её настройки с помощью «мыши». В зависимости от настроек прав доступа в ходе согласования в модель согласования можно вносить изменения. Наличие визуальной модели согласования позволяет наглядно отобразить, кто и в какой последовательности выполняет согласование.

Система электронного согласования договоров должна уведомлять участников текущего этапа согласования о назначении им заданий по согласованию договора и информировать об оставшемся сроке.

Для ускорения процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица могли вносить замечания непосредственно в текст согласуемого документа. Если по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечания должны вноситься в специальный раздел карточки согласуемого договора. Выполнить согласование договора за отсутствующего сотрудника может его заместитель.

Для сокращения сроков согласования система электронного согласования договоров должна обладать принципиальной возможностью выполнять параллельное согласование договора в разных службах. Например, согласование договоров на подключение к электрическим сетям может выполняться одновременно в четырёх службах (юридической, технической, финансовой, эксплуатационной). Согласование договора в каждой из служб может выполняться по собственной схеме. В ходе каждого согласования могут уточняться те или иные параметры договора, создаваться новые версии. В каждой службе может выполняться повторное согласование независимо от состояния согласования в других службах. После успешного завершения согласования должен создаваться итоговый пакет документов, который будет передан на подпись.

При согласовании договоров много времени уходит на сбор, анализ и устранение замечаний, а так же на согласование условий с контрагентом. Ускорение данного процесса можно достичь за счёт автоматического сравнения и слияния версий договоров на этапе устранения замечаний. Система электронного согласования договоров должна не только обеспечивать возможность автоматического объединения версий согласуемых договоров с возможностью принятия или отклонения тех или иных замечаний, но и обеспечивать возможность отката к одной из предыдущих версий.

Немаловажным значением для ускорения электронного согласования договоров является возможность предоставления согласующему лицу возможности проанализировать устранение его замечаний при повторном согласовании. Для этого система электронного документооборота при выполнении повторного согласования должна направлять согласующему лицу текущую версию договора и предыдущие версии с замечаниями данного согласующего лица.

Электронное согласование договоров не возможно без полноценной системы контроля. Внедрение электронного согласования должно максимально поддерживаться средствами контроля системы электронного документооборота. В случае просроченности задания по согласованию договора система должна уведомлять согласующего и контролёра процесса. Кроме автоматических уведомлений согласующим лицам, индикации статусов и сроков согласования по каждому согласующему система документооборота должна обеспечивать учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.

Использование электронно-цифровой подписи при согласовании договоров позволяет исключить необходимость подписания итогового бумажного договора всеми участниками согласования. Применение электронно-цифровой подписи позволяет гарантировать неизменность документа с момента его подписания и однозначно идентифицировать автора подписи.

Система электронного документооборота должна блокировать возможность изменения согласованного договора на всех следующих этапах работы с документом.

Система электронного документооборота полностью соответствует вышеперечисленным требованиям и обеспечивает весь необходимый набор функций для выполнения электронного согласования договоров.

Система согласования - компонент UPE, позволяющий организовать и автоматизировать сложный процесс последовательно-параллельного принятия решений и совместной согласованной обработки информации. Перейти от устаревшей практики бумажного документооборота к более прозрачной и структурированной системе электронного согласования различных документов.
Система согласования разработана на основе концепции Workflow (процессное управлениеорганизацией/управление бизнес-процессами – BPM (Business Process Management) ) и позволяет осуществлять в электронном виде согласования следующих документов:

• согласование договоров
• согласование заявок оплату
• согласование бюджетов
• согласование прочих документов

Согласование представляет собой процесс прохождения задачи (заявки) по маршруту, этапы которого определяются в соответствии срегламентом согласования и задаются в шаблоне системы согласования. На каждом этапе производится обработка заявки ответственными за этап лицами - выполнение действий, требуемых регламентом процесса, в т. ч. принятие решений, от которых зависит дальнейший маршрут заявки (в соответствии с заданной в шаблоне схемой).

Система электронного согласования UPE предоставляет инструментарий для двух основных классов задач процессной деятельности:

• разработка моделей (сценариев) процессов - шаблонов системы согласования
• выполнение процессов по заданным сценариям

Важным преимуществом Системы согласования является её полная интеграция в информационную среду PD & UPE, что обеспечивает доступ в ней ко всем средствам управления данными и их анализа, и в т. ч. – возможность обмена данными с системами проектного (КСП) и ситуационного (СПУ) управления. Например, шаблон системы согласования может быть создан на основе диаграммы КСП, в т. ч. из реального проекта. При этом из диаграммы КСП берутся этапы согласования и связи между ними, из неё же можно задать, например, временные характеристики этапов (промежутки времени, по истечении которых возникают события). Связи между этапами могут быть выключены с возможностью обратного включения, или сделаны вычисляемыми с использованием мощного математического аппарата UPE (SQL-функции и т. п.).

Задача (заявка) содержит контекст процесса согласования – информацию, необходимую для её обработки. На каждом этапе согласования задаче может соответствовать:

• строка в Z-листе
• представление Z-листа
• срез куба PD

Таким образом, Z-лист может содержать контекст как для одной заявки, так и для их множества – если задан режим согласования «по строкам».

Для определения лиц (пользователей системы), участвующих в процессе электронного согласования, используется механизм ролей. Роли служат для объединения пользователей по функциональному признаку с возможностью взаимной замены в рамках роли (по причине болезни, увольнения, выхода из проекта и т. п.). Можно настроить временную замену одного пользователя другим с указанием временного отрезка (на период отпуска, командировки и т. п.).

Процесс электронного согласования может сопровождаться рассылкой сообщений лицам, участвующим в процессе. Факт отсылки и содержание сообщения определяются наступившим событием, контекстом заявки и набором настраиваемых сообщений, связанным с выбранной ролью получателя. Это позволяет дифференцировать рассылку по уровням ответственности и сообразно требуемой полноте информации.

Доступ на объекты согласования и получение сообщений настраивается в шаблоне согласования на основе ролей. При этом возможно изменение доступа временно, на период нахождения заявки на определённых этапах, и установка очередности применения доступов и выполнения макросов.

Главным инструментом разработки процесса и управления его выполнением является диаграмма шаблона согласования (блок-схема процесса). Она показывает схему переходов – графическое представление этапов и связей между ними. На этой же схеме предусмотрены отображение множества настроек процесса (например, указание на временное изменение доступа на объекты UPE и PD, включенные, выключенные и вычисляемые связи и т. п.) и средства установки настроек.

В ходе процесса общего согласования диаграмма отображает его состояние с использованием цветокодирования – пройденные и текущие этапы (текущих этапов может быть несколько при параллельном согласовании) помечаются цветом в соответствии с результатами их выполнения. При необходимости процесс общего согласования может быть отменён (полностью остановлен).

Для эффективного использования базы созданных процессов имеется возможность создания шаблонов подпроцессов согласования. Это позволяет провести декомпозицию сложных процессов на набор более простых и повторно использовать наработанные процессы.

Таким образом, этапу согласования, определённому в шаблоне процесса, может соответствовать либо единичное согласование, либо составное, определяемое шаблоном подпроцесса. Например, этап "Согласование договора с юридическим отделом" может иметь составной характер и определяться отдельным шаблоном подпроцесса, детализирующим схему этапов внутри отдела. При этом для основного процесса эти детали значения не имеют и могут быть изменены отдельно.

Договор – основа любой предпринимательской деятельности каждого предприятия. От того насколько быстро и качественно будет заключен договор, будь то договор реализации продукции или поставки сырья, во многом зависит успех бизнеса в целом.

Почему стоит автоматизировать согласование договоров?

Внутреннее согласование обязательно предшествует подписанию договора. В традиционной системе документооборота многократное внесение корректировок и повторное согласование договора может занимать значительное время. Это, в свою очередь может привести к увеличению срока выполнения работ, а как следствие и выставлению штрафных санкций или не подписанию договора вовсе.

Verdox позволяет не только сократить сроки внутреннего согласования договора, но и ввести ранжирование согласующих для оптимизации процесса согласования. Единый реестр договоров позволит отследить все редакции договора, внесение всех правок и замечаний. Также Verdox позволяет отследить текущий этап согласования, всю переписку, связанную с согласованием договора, как внутреннюю, так и внешнюю, установить сроки согласования.

Немаловажным преимуществом Verdox также является поддержание единого корпоративного стиля документов: параметров страницы, стиля шрифта, отступов, поддержание корпоративных бланков. Даже для небольшого бизнеса корпоративный стиль оформления документации, как внутренней, так и внешней, является важным фактором развития корпоративного духа компании.

Почему использование Verdox выгодно для вас?

Неоспоримые преимущества использования Verdox позволяют сократить издержки административно-хозяйственного аппарата, как на канцелярских товарах, так и на содержание штата канцелярии.
Система Verdox обладает простым и удобным интерфейсом, что позволяет избежать затрат на обучение персонала и в короткие сроки внедрить систему в работу организации.

1. В Verdox любой необходимый договор всегда находится под рукой без долгих поисков. Кроме того, электронный договор невозможно потерять или испортить.

2. В Verdox все согласования проходят в электронном виде. Ответственные лица могут рассматривать договор одновременно или друг за другом. Доставка электронного документа для согласования производится мгновенно.

3. В Verdox регистрируются действия всех участников. Вы можете в реальном времени следить за согласованием договора.

4. Verdox обладает функциями версионного контроля – она следит за изменениями текста договора и всегда предоставляет для работы версию с самыми последними изменениями.

5. Verdox рассылает уведомления и напоминания всем участникам согласования.

Согласование документа в электронном виде помогает сэкономить время на его подготовку, делает процесс удобным для каждого участника документооборота. Важную роль в переводе согласования документов в электронный вид играет секретарь или помощник руководителя компании, который заинтересован в том, чтобы документы быстрее проходили положенный им маршрут. Кроме того, помощник первого лица часто инициирует нововведения и контролирует, как в компании соблюдают правила делопроизводства. Рассмотрим, как перевести процесс внутреннего согласования на электронные рельсы и регламентировать его в Инструкции по делопроизводству.

В чем преимущества электронного согласования

Сэкономить время на подготовку документа можно, если перевести его согласование в электронный вид. Согласующие лица точно так же будут просматривать проект документа и выносить свой вердикт «Согласовано» или «Не согласовано», но организовано все будет иначе:
– проект документа будет доставлен на согласование по электронной почте или другим средством онлайн-коммуникаций;
– принять на согласование и обработать документ можно в удобное время;
– электронное средство согласования не только напомнит согласующему лицу о необходимости просмотреть документ, но и сообщит автору о результатах рассмотрения;
– автор документа сможет отправлять документ всем согласующим лицам сразу или выбирать последовательность по своему усмотрению;
– обрабатывать замечания и устранять недочеты в документе автор сможет в то время, когда остальные согласующие лица продолжают изучать проект.

Как видим, преимуществ у электронного согласования множество. Только поэтому стоит наконец отойти от согласования на бумаге.

Главное в статье Скрыть Какие есть средства электронного согласования документов

СЭД. Система электронного документооборота (СЭД), идеальный вариант перевода документооборота компании в электронную форму. Благодаря СЭД в электронном виде можно: рассматривать документы, выносить резолюции по ним, контролировать исполнение и др. Однако внедрить электронный документооборот в компании непросто. Это комплексный процесс, который требует значительных затрат и серьезной предварительной подготовки.

Электронная почта. Компании, которые пока не могут позволить себе СЭД, активно пользуются электронной почтой. Организовать внутреннее согласование средствами e-mail очень легко. Например, в Microsoft Outlook есть функция «Голосование», которая была создана для того, чтобы получатель сообщения мог выразить свое мнение просто нажав на кнопку. На рис. 1 показаны кнопки голосования функции голосования во вкладке «Параметры» в версии Microsoft Outlook 2013.

Облачные средства Google. Бесплатный способ не просто оценивать документ, но и совместно с коллегами работать над ним в реальном времени – облачное решение Google Drive. Единственный нюанс: чтобы работать с этой системой, все участники процесса должны иметь аккаунт в Google.

Google предоставляет другим пользователям доступ к документу, причем доступ разного уровня: можно редактировать документ, просматривать и комментировать или просто просматривать. Для согласования отлично подходит второй вариант доступа, когда замечания по проекту согласующее лицо оставляет в комментариях. На рис. 2 показан момент направления письма с просьбой согласовать проект документа.

Рис. 2. Согласование документов в Google

Мы перечислили только готовые, существующие решения. Процессы согласования по электронной почте и средствами Google секретарь может изучить и выстроить самостоятельно, не прибегая ни к чьей помощи. Предлагаем читателям попробовать оба способа, чтобы сделать вывод о том, какой из них удобнее.

Какие бывают виды электронных согласований

Если обход согласующих лиц с проектом бумажного документа не оставляет авторам документов выбора и проводится всегда по одной схеме, то электронное согласование может осуществляться тремя разными способами: параллельно, последовательно или комбинированным способом. Для каждого документа может быть выбран свой способ.

Маршрут согласования каждого документа определяет его автор. Зная документы организации, можно легко составить типовые маршруты, то есть список обязательных согласующих лиц для каждого вида документа. Все эти маршруты фиксируются в Инструкции по делопроизводству. Например, Положение о службе делопроизводства компании может проходить согласование по маршруту, описанному в таблице 1 ниже.

Главное в статье Скрыть Таблица 1. Маршрут согласования Положения о службе делопроизводства

Второй пример: согласование внесений изменений в штатное расписание. Возможный маршрут приказа о внесении изменений в штатное расписание показан в таблице 2 ниже.

Таблица 2. Маршрут согласования приказа о внесении изменений в штатное расписание

Из примеров видно, что в условной компании в первую очередь (последовательно) проект документа согласует начальник ответственного за его подготовку структурного подразделения, затем (параллельно) – должностные лица, к компетенции которых относятся положения будущего документа. Помощник генерального директора оценивает, соответствует ли проект документа стандартам и внутренним правилам делопроизводства. Начальник юридического отдела предпочитает получать проекты документов на правовую экспертизу после того, как их одобрили все согласующие лица (последовательное согласование), но и он не является последней инстанцией: завершает процесс согласования (последовательно) топ-менеджер, в чьем ведении находится конкретный вопрос. Затем согласованный документ передают на подпись генеральному директору.

Шпаргалка

При параллельном согласовании документ отправляется сразу нескольким участникам согласования. Способ реализуют с помощью СЭД. Электронную карточку согласования можно распечатать и приложить к документу.

При последовательном способе документ можно отправлять от одного участника согласования к другому согласно маршруту согласования или относить лично.

Комбинированный способ ускоряет последовательный процесс. Документ в электронном виде можно отправить нескольким согласующим или сделать бумажные копии документа. Дата согласования – не раньше даты на предыдущем этапе.

Как использовать электронную подпись при согласовании

Электронная подпись или ЭЦП как аналог собственноручной уже прочно вошла в деловой обиход. Электронный документ, подписанный такой подписью, равен такому же документу на бумажном носителе, подписанном собственноручно. Вопросы применения ЭЦП регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В законе различаются усиленные (квалифицированные и неквалифицированные) и простые ЭЦП. Первые регистрируются в специализированных центрах сертификации и могут использоваться, чтобы подписывать любые документы. Простые ЭЦП действуют только на локальном уровне – внутри организации.

По закону «Об электронной подписи», простой электронной подписью «является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом». Другими словами, внутри организации простой электронной подписью могут быть логин и пароль к корпоративному аккаунту, с которого пользователь осуществляет действие. В нашем случае это будут аккаунты в MS Outlook или Google, а действие – согласование документа. Все это работает только при условии, что будет отражено в локальном нормативном акте компании.

Главное в статье Скрыть На рис. 3 показан лист согласования, сформированный по результатам голосования в MS Outlook. Фамилии, имена и отчества пользователей в графе «Получатель» и являются их простыми электронными подписями, ведь чтобы попасть в свои аккаунты, они вводили логин и пароль от них. В Инструкции по делопроизводству вы можете прописать, что простая электронная подпись при согласовании равносильна собственноручной.

Рис. 3. Лист согласования в MS Outlook (версия 2013)

Как перевести согласование документов в электронный вид: алгоритм процесса

Алгоритм перевода внутреннего согласования документов в электронный вид показан на схеме ниже. В первую очередь выберите платформу для электронного согласования. Мы привели в статье самые доступные: MS Outlook и Google. Затем составьте перечень типовых документов организации, которые проходят процедуру согласования, и спланируйте для каждого маршрут. Маршруты документов зафиксируйте в Инструкции по делопроизводству. На этом подготовка заканчивается, теперь протестируйте новый способ согласования.