Где ставить копия верна на документах образец. Правила заверения копий документов

Субъект предпринимательской деятельности имеет право выдавать копии документов. Многие бумаги, предназначенные для предъявления в уполномоченные органы, подлежат заверению. У руководителей бизнеса часто возникают вопросы о том, как правильно заверять копии документов, какая информация в них должна быть отображена, и на какие законодательные акты можно ориентироваться, чтобы почерпнуть информацию о правилах проведения мероприятия.

Заверение копии

Что такое заверка документации

Копия документа воспроизводит его информационную наполненность, идентичную с оригинальной версией. Без подтверждения подлинности бумага не имеет юридической силы и ею невозможно воспользоваться в правовых взаимоотношениях. Заверенная копия документа - это документация, имеющая аналогичную структуру и содержание, но содержащая специальную отметку, обеспечивающую бумаге право на совершение юридических действий.

Помощь нотариуса

Если вид бумаг требует нотариального заверения, то документ не будет принят представителями уполномоченных органов без именно такого типа заверения. Проведение процедуры заключается в посещении нотариуса и в предоставлении ему оригиналов бумаг, с которых он самостоятельно снимет копии и проведёт с документацией требуемую операцию, зарегистрировав свои действия.

Заверение стандартным штампом

Необходимость нотариального подтверждения истинности конкретного документа обычно идентифицируется нормативными актами. Если в законе ситуация не оговорена, то можно осуществлять заверение копий документов в организации.

Некоторые субъекты хозяйствования для повышения собственного рейтинга среди аналогичных компаний, оказывающих идентичные услуги, нотариально заверяют всю документацию. Считается, что такое решение повышает уровень доверия клиентов. Оно оправданно, однако требует значительных финансовых вложений. Следует отметить, что если в окрестностях населённого пункта, вблизи хозяйствования субъекта бизнеса отсутствует нотариус, то правильно заверить документы помогут в административном подразделении округа.

Правила заверения копий документов

Заверение двухстороннего документа

При оформлении подтверждения подлинности копий бумаг на предприятии, у его представителей часто возникает вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации. Руководитель субъекта хозяйствования правомерен заверять только те бумаги, которые были им подписаны. Допускается также работа с той документацией, оригиналы которой хранятся на предприятии. Однако стоит учесть, что бумаги, принадлежащие сторонним компаниям и физическим лицам, официально копировать разрешается только после получения специального разрешения. Исключением является заведение личного дела на работника, требующее копирования идентифицирующей личность документации.

Заверить копию документа может потребоваться при самых разных обстоятельствах. К примеру, это может быть выдача кредита в банке, куда нужна копия паспорта, для оформления загранпаспорта, для постановки на учет в качестве безработного (копия приказа об увольнении) и т.д. Куда бы копия документа вам не потребовалась, в любом случае нужно заверить документ.

Работа с документами часто связана с необходимостью их заверения. Какие есть механизмы для этого? Как правильно заверять документы и их копии в соответствии с требованиями законодательства РФ?

Документы и их копии, используемые российскими гражданами и организациями, можно заверять следующими основными способами:

• нотариально;
• самостоятельно посредством личных и корпоративных реквизитов;
• с помощью апостиля и легализации (для документов, сформированных за рубежом либо предназначенных для использования за границей).

Изучим особенности задействования каждого из них.

Нотариальное заверение документов и их копий

Соответствующий способ заверения документов может осуществляться исключительно лицами, имеющими официальный статус государственного или частного нотариуса. Граждане или организации, обращающиеся к ним, принимают достаточно ограниченное участие в процедурах, связанных с приданием документам (или их копиям) необходимой юридической силы. Чаще всего оно сводится к личному присутствию человека на приеме у нотариуса с целью подтверждения своего согласия с положениями заверяемых документов.

Вместе с тем полезно ознакомиться с некоторыми критериями, которыми должны руководствоваться специалисты соответствующего профиля в процессе придания тем или иным источникам необходимой юридической силы. Так, нотариус не вправе заверять копии:

• на которых указано, что они не должны копироваться;
• на которых стоит гриф секретности;
• документов медицинского характера, содержащих сведения о заболеваниях гражданина, которые в силу закона недопустимо разглашать;
• договоров, составленных в письменной форме и не заверенных до этого нотариально;
• дипломов без регистрационного номера и не удостоверенных учебным заведением должным образом;
• выписок с оценками из зачетной ведомости без прилагающегося диплома;
• не легализованных в установленном порядке источников иностранного происхождения.

Изучим теперь то, как правильно заверять документы с помощью личных или корпоративных реквизитов.

Самостоятельное заверение документов

Основным источником права, регулирующим самостоятельное заверение документов гражданами и организациями, является, что интересно, Указ Президиума СССР № 9779-Х, принятый 4 августа 1983 года. Данный источник права до сих пор действует. Можно отметить также, что его дополняет более новый ГОСТ Р 6.30-2003. В тех случаях, когда в нормативных актах, регулирующих ту или иную сферу документооборота, прямо не указано, что граждане или организации обязаны заверять документы нотариально, можно задействовать механизм самостоятельного удостоверения их юридической силы - в соответствии с критериями, прописанными в указанных источниках права, советском и российском.

Человеку в статусе физлица для заверения копии документа нужно:

• написать на листе «Верно»;
• ниже поставить подпись, расшифровку, а также дату.

Если документ - от организации, то самостоятельное заверение его копии (руководителем или иным уполномоченным сотрудником) осуществляется в целом по тем же правилам, что и для физлиц. Но в этом случае необходимо еще и указать должность человека, удостоверяющего юридическую силу источника, а также поставить печать фирмы (при ее наличии - ИП, например, ее иметь необязательно).

Как быть, если документ - многостраничный? Как правильно заверить прошитые документы самостоятельно? Отметим, что на уровне федерального законодательства данный вопрос не регулируется. Есть только ряд рекомендаций, зафиксированных в Приказе Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года и ГОСТ Р 51141-98, которых советуют придерживаться юристы.

Оптимальный алгоритм заверения многостраничных документов может выглядеть так:

Необходимо пронумеровать листы.

Затем на месте, где страницы прошиты или проколоты металлической скобкой, наклеить небольшой бумажный квадрат.

На соответствующей наклейке сделать надпись «Всего в копии столько-то листов» либо «Прошито и пронумеровано столько-то листов».

Ниже - поставить подпись, а также печать организации (если она есть).

Полезно! Существует менее удобный, но также допустимый вариант придания юридической силы многостраничному источнику - на каждом листе проставить надпись «Верно» и добавить все те реквизиты, что мы рассмотрели выше, - подпись, расшифровку, дату, печать и должность заверяющего сотрудника (для юрлиц).

Заверение иностранных документов (тех, что нужно отправлять за рубеж)

Документы, формируемые на территории РФ, по умолчанию имеют юридическую силу только внутри страны. Для того чтобы наделить их соответствующим статусом за рубежом, необходимо их легализовать. Аналогично - те источники, что созданы за границей, также недействительны в РФ, пока отмеченная процедура не будет осуществлена в отношении них.
Важно! Есть стандартный механизм легализации, а есть тот, что предполагает использование апостиля (особого реквизита, проставляемого на страницах). Юридическая сила заверяемых документов при задействовании первого способа равна той, которой наделяются источники в рамках второй процедуры.

По возможности российские граждане и организации применяют апостиль - его признание за рубежом осуществляется легче в силу того, что соответствующий реквизит принят очень многими государствами - теми, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года. Но есть страны, не являющиеся участниками данного соглашения. В числе таковых - Канада, Китай, Бразилия. В случае если предполагается отправлять документы туда или принимать оттуда - необходимо задействовать стандартный механизм легализации.

Правила заверения документов

Изучим его специфику.

Легализация

Если речь идет о российских документах, которые нужно заверять для использования за границей, то данная процедура осуществляется в рамках такого алгоритма:

Сначала происходит заверение копии документа и перевода его на иностранный язык - у нотариуса.

После нужно получить подтверждение подлинности реквизитов нотариуса в Минюсте.

Следующий этап - заверение печати Минюста в МИДе.

Завершает процесс легализация документа, подтвержденного МИДом, в консульстве страны, в которой предполагается его использование.

Если необходимо заверить источник зарубежного происхождения, то соответствующая процедура осуществляется в консульстве РФ, работающем в той стране, где он сформирован. Этому, как правило, предшествует стадия легализации документа в МИДе данного государства либо ином учреждении - в соответствии с национальным законодательством.

Апостиль

Апостиль - более простой в сравнении с легализацией инструмент заверения российских документов - для использования за рубежом, иностранных - для придания им юридической силы в РФ. Представляет собой специальный реквизит (как правило, наносимый на лист стандартизованный штамп с пунктами, которые заполняет уполномоченное государственное учреждение). Подробнее: http://thedifference.ru/kak-pravilno-zaveryat-dokumenty/

Как правильно заверить копии документов?

Необходимость получить или выдать копии документов у налогоплательщиков возникает достаточно часто. В каких случаях и каким образом заверяются копии документов? Ответ на эти и многие другие вопросы можно найти в одном малоизвестном, но действующем до сих пор законодательном акте времен СССР.

Действующий Указ СССР — это закон!

Распространено мнение, что никакого закона о порядке заверения копий не существует. Это мнение ошибочно: в настоящее время действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее — Указ) <1>. Действие Указа подтверждается фактом внесения в него с 1 января 2004 г. изменений, согласно которым снят запрет на заверение копий паспорта, служебного удостоверения и тому подобных документов. Изменения внесены Федеральным законом от 08.12.2003 N 169-ФЗ "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу законодательных актов РСФСР", что свидетельствует еще и о том, что Указ имеет силу закона <2>.

<1> В порядке, установленном данным Указом для заверения копий, делаются и выписки из документов (п. 5 Указа).
<2> Указы Президиума Верховного Совета СССР имели силу законодательного акта.

Указ применяется в отношении организаций

Из названия Указа можно сделать вывод, что он распространяется только на граждан. Однако в настоящее время действие Указа распространяется и на организации, что подтверждают следующие аргументы.

Во-первых, в Постановлении от 24.10.1996 N 17-П Конституционный Суд РФ отметил, что организации — это объединения граждан, создаваемые для совместной реализации таких конституционных прав, как право свободно использовать свои способности и имущество для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности и право иметь в собственности, владеть, пользоваться и распоряжаться имуществом как единолично, так и совместно с другими лицами.

Заверение многостраничных копий

Коммерческие организации следует рассматривать как граждан, занятых предпринимательской деятельностью с образованием юридического лица (Постановление КС РФ от 17.12.1996 N 20-П).

Поскольку организации — это объединения граждан, на них в соответствующей их правовой природе и статусу мере распространяются положения законодательства о правах и обязанностях граждан.

В Постановлении Федерального арбитражного суда Центрального округа от 20.06.2004 N А68-АП-122/Я-04 отмечается, что "поскольку в соответствии со статьей 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц".

Нормы Указа в отношении организаций применяются в решениях и других арбитражных судов <3>.

<3> Постановления ФАС УО от 17.12.1999 N Ф09-1654/99ГК, от 18.11.1999 N Ф09-1513/99ГК; Постановления ФАС СКО от 13.05.2002 N Ф08-1525/02, от 23.04.2002 N Ф08-1199/02-438А, от 26.02.2002 N Ф08-114/02, от 05.08.2003 N Ф08-2773/03-1034А, от 19.06.2003 N Ф08-1991/0749А3, от 03.03.2003 N Ф08-475/03-186А.

Во-вторых, Указ был принят в 1983 г. За прошедшие годы изменились социально-экономические условия реализации его норм: в хозяйственном обороте участвуют не сотни государственных предприятий, а миллионы организаций и индивидуальных предпринимателей, владеющих имуществом на праве частной собственности. Технический прогресс и смена политического режима <4> привели к небывалому распространению ксерокопирования и сканирования; изготовление копий документов на печатных машинках и компьютерах или путем переписывания от руки ушло в прошлое. Налогоплательщики в соответствии со ст. ст. 93, 100, 165 и другими статьями НК РФ ежегодно изготавливают для налоговых органов миллионы копий первичных документов, нуждающихся в заверении "надлежащим образом". Только нотариусы заверили в 2000 г. более 17 млн копий <5>.

<4> В советское время использование копиров как вида "идеологического оружия" строго контролировалось, их оборот был ограничен.
<5> См.: Работа нотариальных палат субъектов Российской Федерации // Российская юстиция, 2002, N 2. — С. 67.

Правильное заверение копий имеет важное значение в судопроизводстве по экономическим спорам. В соответствии с п. 8 ст. 75 АПК РФ "письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии". Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства <6>. Иногда суды первой и апелляционной инстанций не обращают внимания на то, что представляемые сторонами ксерокопии документов не заверены. Однако отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий может повлечь отмену решения суда <7>.

<6> См.: Постановление ФАС ВСО от 24.11.2005 N А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановление ФАС СКО от 31.10.2005 N Ф08-4851/05-2011А, Определение ФАС СЗО от 27.10.2005 N А56-45216/04, Постановление ФАС МО от 06.10.2005 N КА-А41/9743-05 и др.
<7> Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 N 6163/02 решения арбитражных судов, подтвердивших право экспортера на возмещение НДС, были отменены лишь в связи с тем, что имеющиеся в деле ксерокопии грузовых таможенных деклараций в установленном порядке не заверены.

В этих условиях очевиден законодательный пробел в порядке заверения копий в интересах организаций.

В соответствии со ст. 6 ГК РФ в случаях, когда гражданско-правовые отношения прямо не урегулированы гражданским законодательством, к таким отношениям (если это не противоречит их существу) применяется гражданское законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона). Следовательно, в связи с законодательным пробелом положения Указа применяются к организациям по аналогии.

Кто вправе заверять копии документов?

В Письме ФНС России от 02.08.2005 N 01-2-04/1087 "О свидетельствовании верности копий документов, представляемых налогоплательщиками в соответствии со статьей 93 НК РФ" утверждается, что заверение копий должно проводиться "исполнительным органом налогоплательщика". При этом налоговой службой не был принят во внимание абз. 4 п. 1 Указа, в соответствии с которым "верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью". Следовательно, совсем не обязательно беспокоить руководителя организации, достаточно издать соответствующий приказ по организации или включить соответствующий раздел в положение о документообороте организации или должностную инструкцию определенного сотрудника. В приказе или инструкции может быть установлено, например, что заверение копий проводится секретарем или канцелярской службой. Также может быть установлено, что копии документов, изготавливаемые в подразделениях, заверяются руководителями или другими сотрудниками данных подразделений. При необходимости документ, подтверждающий полномочия лица, заверившего копии, может быть истребован судом, государственным органом, другими лицами.

Указание на "должностное лицо" свидетельствует о том, что лицо, заверяющее копии, должно быть штатным сотрудником организации. В одном из решений арбитражный суд не принял в качестве надлежащих доказательств копии, заверенные адвокатом одной из сторон <8>.

<8> Постановление ФАС УО от 24.02.2005 N Ф09-288/05ГК.

Следует подчеркнуть, что заверение копий, то есть свидетельствование конкретным лицом соответствия копии подлиннику, требует ответственного подхода и разумной осторожности.

Правомерно ли заверение копий "чужих" документов?

Нередки случаи утраты документов в судах, налоговых и других государственных органах, в том числе по причине пожара или затопления. Поэтому желательно подлинники документов держать при себе, а другим лицам передавать копии. В связи с этим закономерно возникает вопрос: вправе ли организация заверить копию имеющегося у нее документа, исходящего от другого лица, например справку банка для представления в налоговый орган или справку налогового органа для представления в суд или в банк?

2 п. 1 Указа установлено, что "в таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно". Таким образом, принципиальная возможность заверять копии "чужих" документов имеется. Когда идет речь о представлении комплекта документов, подтверждающих экспорт товаров, получить заверенные копии от таможенных органов, перевозчиков, банков и других лиц, имеющих отношение к экспортным операциям, по объективным причинам затруднительно, поэтому на практике в этих и других подобных случаях налоговые органы и суды принимают заверенные копии "чужих" документов.

В одном из судебных дел заявитель приложил к ходатайству об отсрочке уплаты госпошлины заверенные им самим ксерокопии справки налогового органа и банка. Арбитражный суд не принял такие документы в качестве надлежаще заверенных копий, поскольку они не заверены выдавшими их учреждениями и организациями либо иным лицом, не заинтересованным в исходе дела, и не являются достоверным подтверждением сведений, содержащихся в подлинниках справок об имущественном положении заявителя. Суд отказал в удовлетворении ходатайства об отсрочке госпошлины и возвратил кассационную жалобу заявителю <9>. Стремление предотвратить использование подделанных копий документов оправданно. В то же время в данной ситуации у суда осталось нереализованным право истребовать подлинник документа, который у заявителя имелся в законном распоряжении. По нашему мнению, заверенные копии "чужих" документов должны приниматься, тем более что при наличии сомнений для сверки может истребоваться подлинник.

<9> Определение ФАС УО от 03.11.2005 N Ф09-3315/05-С5.

Как заверяется копия документа?

В соответствии с п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 <10> заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

<10> Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28).

В абз. 4 п. 1 Указа установлено, что "на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации". В этом же абзаце указывается, что верность копии свидетельствуется подписью и печатью.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 <11> при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

<11> Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).

Копия верна, подлинник находится в организации
Секретарь Васильева Т.Н. Васильева
10 января 2006 г.

На практике указанные реквизиты (за исключением личной подписи) проставляются "самонаборным" штампом.

По всей видимости, незнанием Указа N 9779-Х вызвано мнение о том, что заверение копии документа печатью необязательно <12>. Предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что "допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации", не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации. В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.). К тому же указанный ГОСТ для организаций носит рекомендательный характер, в регистрации Минюстом России не нуждается <13>, и его требования следует применять с учетом Указа <14>. Вид печати, используемой для заверения, желательно указать в приказе по организации или в разделе о печатях положения о документообороте организации.

<12> Что такое "заверенная должным образом" копия документа? // Налоговые споры, N 11, 2005. — с. 6.
<13> Письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД.
<14> Согласно Федеральному закону от 27.12.2002 "О техническом регулировании" все государственные стандарты стали носить рекомендательный, а не обязательный характер.

Требования к копии документа

В соответствии с п. 3 Указа "не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления". В судебной и нотариальной практике не допускаются нечитаемые ксерокопии документов <15>.

<15> Постановление ФАС СЗО от 18.06.2002 N А56-35103/01, Постановление ФАС СКО от 31.10.2005 N Ф08-4851/05-2011А.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

В каких случаях необходимо нотариальное заверение копий?

Ответ на этот вопрос также можно найти в Указе: в соответствии с п.

2 рассмотренный выше порядок самостоятельного заверения применяется, "если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке". Таким образом, нотариальное заверение копий необходимо в случаях, прямо предусмотренных законом, в остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но необязательно.

Например , в соответствии с пп. 19 п. 2 ст. 149 НК РФ для освобождения от НДС товаров (работ, услуг), реализуемых в рамках оказания безвозмездной помощи (содействия) Российской Федерации, в налоговые органы необходимо представить нотариально заверенную копию удостоверения, выданного в установленном порядке и подтверждающего принадлежность поставляемых товаров (выполняемых работ, оказываемых услуг) к гуманитарной или технической помощи (содействию). В соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ исчисление и удержание суммы налога с доходов, выплачиваемых иностранным организациям, производятся налоговым агентом по всем видам доходов, указанных в п. 1 ст. 309 НК РФ, во всех случаях выплаты таких доходов, за исключением случаев, когда налоговый агент уведомлен получателем дохода, что выплачиваемый доход относится к постоянному представительству получателя дохода в Российской Федерации, и в распоряжении налогового агента находится нотариально заверенная копия свидетельства о постановке получателя дохода на учет в налоговых органах, оформленная не ранее чем в предшествующем налоговом периоде.

В случаях, установленных законом, заверение копий документов возможно судом или иным государственным органом (п. 8 ст. 94 НК РФ, п. 10 ст. 75 АПК РФ). В этих случаях копии также будут считаться заверенными надлежащим образом.

Возможные изменения

Проектом Федерального закона N 181057-4 "О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования", внесенным в Госдуму Правительством РФ, предлагается дополнить ст. 93 НК РФ (Истребование документов) правилами о порядке выдачи и заверения копий: "Налоговому органу (должностному лицу) представляются подлинные документы, если законодательством о налогах и сборах не предусмотрено представление копий документов. По требованию налогового органа (должностного лица) проверяемое лицо обязано представить указанные в этом требовании документы в виде надлежаще заверенных копий либо предоставить налоговому органу (должностному лицу) возможность изготовить копии представленных подлинных документов, заверив их надлежащим образом. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного им лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Не допускается истребование нотариального удостоверения копий документов, представляемых налоговому органу (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации".

Эти положения во многом дублируют нормы действующего Указа. Рациональнее было бы принять единый законодательный акт, например Закон о документах и документообороте, в котором комплексно решить наряду с другими вопросы выдачи и заверения копий документов и выписок из них, использования факсимиле и печатей. При этом желательно противопоставляемые термину "копия документа" термины "подлинник" или "подлинный документ" заменить на термин "оригинал документа". Подлинный документ — это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения, а подлинник — это первый или единичный экземпляр документа. Часто копия делается не с подлинника, а с дубликата (повторного экземпляра подлинника документа, имеющего юридическую силу) <16>. Желательно также закрепить как общее правило право сотрудников государственных органов, принимающих копии документов у граждан и организаций, свидетельствовать верность копий.

<16> Определения терминов "подлинный документ", "подлинник" и "дубликат" см. в п. п. 2.1.26 — 2.1.28 ГОСТ Р 51141-98.

В.М.Зарипов

Руководитель аналитической службы

Юридической компании

"Пепеляев, Гольцблат и партнеры"

Как заверить устав без проблем

Ситуация, когда организации необходимо представить копию устава, возникает достаточно часто. Случается, что нотариусы отказываются заверять учредительные документы. Неточностей, из-за которых возникает такая проблема, можно избежать еще на этапе регистрации.

Устав общества является одним из учредительных документов наряду с учредительным договором. Требования устава обязательны для исполнения всеми участниками (учредителями) или акционерами общества.

Процедура первичной регистрации

При подготовке документов на первичную регистрацию особое внимание следует уделить именно уставу. Неточности или несогласованности по его отдельным пунктам могут привести к конфликтным ситуациям (как между учредителями, так и в случае возникновения арбитражных споров), при которых невозможно будет отстоять свои права. Следует учитывать, что у коммерческих и некоммерческих организаций устав может существенно отличаться по некоторым позициям. Особенно тщательно следует подойти к написанию пунктов, оговаривающих имущественные права и полномочия органов управления.

Процедура заверения устава и учредительного договора одинакова. Для первичной регистрации организации необходимо сдать в налоговую инспекцию папку документов и через пять дней получить свидетельство о присвоении ОГРН, свидетельство о присвоении ИНН, выписку и заверенные учредительные документы.

К примеру, в г. Москве этими вопросами занимается МИМНС N 46. Для того чтобы подать в нее документы на регистрацию, компания должна сформировать папку следующим образом:

• заверенное нотариально заявление (форма N Р11001);
• два устава (один остается в архиве налоговой инспекции, другой заверяется и выдается на руки);
• решение/протокол;
• учредительный договор — два экземпляра (если есть);
• приказы на генерального директора, главного бухгалтера;
• заявление о присвоении кодов;
• доверенность.

Чтобы собрать папку и заверить у нотариуса заявление на государственную регистрацию, организации необходимо подготовить проект уставных документов. Без них нотариус ничего заверить не сможет. Эти документы включают в себя проект устава, решение или протокол о создании общества и учредительный договор.

Учредитель лично подписывает заявление в присутствии нотариуса, предъявив паспорт.

Тонкости оформления

Если у организации в наличии полный комплект документов, то порядок первичной регистрации не будет особенно сложным. При этом у компании не возникнет никаких дополнительных затрат: стоимость заверения устава включена в госпошлину.

При оформлении существует ряд тонкостей, на которые компаниям следует обратить внимание.

1. Требование, чтобы устав был подписан, не является обязательным (он может быть подписан участником/учредителем либо нет). Но устав должен быть обязательно утвержден решением или протоколом, которое подписано учредителями.
2. Прежде чем сдавать устав на первичную регистрацию в налоговую инспекцию, необходимо его прошить. На оборотной стороне, на заклеенной прошивке, обязательно нужно проставить штамп "прошнуровано-пронумеровано" с указанием количества страниц и подписью генерального директора.
3. При получении зарегистрированного устава в налоговой инспекции необходимо отследить наличие:

• штампа МИМНС, подтверждающего, что в Единый государственный реестр юридических лиц занесена запись, а также наличие всех заполненных реквизитов (дата; ОГРН предприятия; должность, ФИО, подпись специалиста регистрирующего органа);
• круглой печати налоговой инспекции;
• выписки из реестра.

Ранее, когда регистрацию проводили территориальные налоговые органы, эта процедура не была унифицирована. Наряду с тем что не все налоговые выдавали выписки, было много разночтений в штампах и печатях, которые подтверждают заверение. В начале 2003 г.

Как заверить документы: печати «Верно» и «Копия верна»

законодатель урегулировал этот вопрос. Министерство по налогам и сборам разработало Временные методические рекомендации к вопросу о порядке приема и выдачи регистрирующим органом учредительных документов при государственной регистрации юридического лица в соответствии с Федеральным законом "О регистрации юридических лиц" (утв. Приказом МНС России от 17 февраля 2003 г. N ММ-6-09/203). В них утвержден единый вид штампа, который проставляется на оборотной стороне устава.

В качестве примера разногласий можно привести ситуацию, когда налоговый инспектор территориальной ИМНС требовал при выдаче заверенного устава проставить на прошивке печать вновь созданной организации. Курьез состоял в том, что на этот момент у компании еще не могло быть печати, поскольку ее только регистрировали.

Следует знать, что проставленная печать организации на уставе обязательна в двух случаях:

• если происходит внесение изменений в учредительные документы (тогда печать у компании есть и на прошивке этот реквизит необходим);
• если компанию учреждает юридическое лицо, уже имеющее печать.

При этом нужно иметь в виду, что в нормативной базе нет требований реквизита "печать создаваемой организации".

На сегодняшний день МНС регулирует этот вопрос и такого рода проблем у организаций практически не возникает.

Перерегистрация учредительных документов

Под перерегистрацией понимают изменения, которые организация вносит в учредительные документы (все изменения, кроме смены директора). Их необходимо прописать в новой редакции устава или оформить как "Изменения к уставу". Все вносимые изменения компания должна утвердить решением либо протоколом, который подписывает учредитель.

Для перерегистрации организация подает документы в территориальную налоговую инспекцию, где она состоит на учете.

Вместе со свидетельством, подтверждающим факт изменений, эта же инспекция выдает заверенную новую редакцию устава (изменений к уставу).

О произошедших изменениях уведомить ИМНС необходимо в срок, не превышающий трех дней с момента принятия решения.

При этом за один раз в устав может быть внесено сразу несколько изменений. В этом случае дополнительная плата за заверение устава не взимается.

При перерегистрации печать на прошивке устава необходима, так как организация уже зарегистрирована и имеет печать.

Заверение копии устава

В Методических рекомендациях, которые утверждены Приказом МНС России от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198, говорится, что повторная выдача учредительных документов с проставленными штампами не допускается. То есть если организация потеряет устав и захочет получить вновь экземпляр с заверенными оригинальными подписями учредителей и штампами налоговой инспекции, то этого сделать не удастся. Инспекция выдаст лишь архивную копию устава. Чтобы ее получить, компании необходимо на фирменном бланке написать на имя начальника ИМНС запрос на выдачу архивной копии устава. В запросе следует указать реквизиты организации (в том числе ОГРН, ИНН) и заверить подписью генерального директора и печатью организации. Дополнительно надо оплатить госпошлину.

При необходимости можно даже заверить копию учредительных документов (ранее заверенных ИМНС).

Эта процедуру могут осуществлять как территориальные налоговые инспекции, так и нотариусы. Учредительные документы, заверенные нотариально, как правило, предоставляют в банк (например, для открытия расчетного счета), по запросам контролирующих органов, для партнеров (например, при заключении сделок). Иногда партнеры требуют документы, которые заверены налоговой инспекцией. Такое требование может быть выдвинуто либо компанией, объявляющей тендер, либо банком при выдаче крупного кредита.

В такой ситуации копия устава, заявление с просьбой о заверении, доверенность, квитанция об оплате подаются в территориальные налоговые органы по месту постановки на учет организации. Инспекциями до недавнего времени практиковалось ускоренное заверение. Оно обходилось организациям почти в два раза дороже. Но на сегодняшний день эта практика существует не во всех ИМНС.

Иногда для фирмы бывает проблематично заверить или получить копии документов, которые выданы несколько лет назад. На практике возникали случаи, когда нотариус, увидев печать организации на уставе, отказывался заверять его копию. Отказ нотариуса может быть получен и в случае отсутствия выписки. Как показала практика, нотариусы г. Москвы достаточно пристально отслеживают наличие выписки. В выписке содержится информация о зарегистрированной организации. При ее отсутствии нотариус может не заверить копию, даже если устав заверен налоговой инспекцией без видимых нарушений.

При отсутствии выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) еще один ее экземпляр может быть направлен по запросу. Такую информацию может получить не только сама организация, но и любой гражданин, любая компания или учреждение, кого интересуют эти сведения.

Возможно, это на первый взгляд покажется сложным и трудоемким процессом. Тогда, как вариант, можно обратиться в нотариальную контору, которая работает на рынке не первый год. Как правило, юристы здесь предоставляют бесплатную консультацию и решают вопросы с минимальным участием руководства фирмы.

Н.Соболева

Заместитель генерального директора

юридической компании "Вермонт Консалтинг"

Руководство как прошивать и заверять документы

Заверенная копия документа может понадобиться в самых разнообразных обстоятельствах: для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, для постановки на учет в службе занятости и т.д., поэтому познания в данной области рано или поздно пригодятся каждому из нас.

Как заверить копию документа?

Для ответа на данный вопрос давайте определимся с некоторыми понятиями, которыми необходимо знать и понимать отличия между ними. Для этого нам предстоит ответить на вопросы: что такое копия документа? что такое заверенная копия документа? в чем отличие копии документа от заверенной копии документа?

Копия документа -это точное воспроизведение подлинного документа: его полного содержания или отдельных частей, внешних признаков, не имеющий юридической силы. Типичный пример копии документа - ксерокопия (правильно говорить светокопия!).

Заверенная копия документа - это точное воспроизведение подлинного документа: его полного содержания или отдельных частей (выписка из документа), внешних признаков, имеющий юридическую силу, т.е. специальные отметки, печати и подписи лиц, свидетельствующих о его соответствии с оригиналом.

Вывод: основным и, по сути, определяющим отличием копии документа от заверенной копии документа состоит в том, что копия всего лишь передает содержание оригинала, а заверенная копия имеет одинаковую юридическую силу с оригиналом.

Основным способом заверения копии документа является его нотариальное удостоверение, помимо этого заверить копию документа возможно в организации, которая непосредственно выдала оригинал документа.

Как заверить документ у нотариуса?

Для начала обратите свое внимание на сам документ, заверенную копию которого вы желаете получить. Он должен иметь все реквизиты, необходимые для документов подобного рода, к примеру: наименование, дата и место его составления, печать и подпись должностного лица, выдавшего документ и т.д.

Заверенная копия заверенной копии: изучаем новый ГОСТ

Документ должен быть читаемым, оттиски печатей хорошо различимыми, в тексте должны отсутствовать подчистки и поправки (кроме тех, которые надлежащем образом заверены). Не подлежат заверению ветхие и плохо читаемые документы, а также документы, в которых отсутствует часть текста, с нечеткими оттисками печати и заламинированные документы.

Заверить документ, состоящий из нескольких листов возможно двумя способами: первый - заверить каждую страницу документа в отдельности, второй - прошить документ, пронумеровать количество листов, склеить прошивку листком бумаги (с печатью, подписью должностного лица и указанием количества листов) таким образом, чтобы ее невозможно было расшить без повреждения этой склейки.

Итак, для того, чтобы заверить копию документа у нотариуса, обратитесь в нотариальную контору. Копию документа можно изготовить самостоятельно (дома, в типографии и т.д.), либо в самой нотариальной конторе. Не забудьте взять с собой копию документа, удостоверяющего личность. После того, как сотрудник нотариальной конторы сличит копию с оригиналом, копия будет заверена соответствующей печатью и подписью нотариуса. Факт удостоверения копии документа фиксируется в специальном реестре нотариальной конторы и скрепляется вашей подписью, данная услуга (как и все остальные, оказываемые нотариусом) оплачивается в соответствии с налоговым законодательством (в среднем 100 рублей за один лист). Срок действия нотариально заверенных копий документа не ограничен.

Теперь перейдем к вопросу о том, как заверить копию документа в организации, которое его выдало (или просто хранит оригинал документа). Например, копию трудовой книжки можно заверить в отделе кадров организации, работником которой вы являетесь. Для подтверждения подлинности копии такого документа необходимо, чтобы на нем присутствовали:

> заверительная надпись (к примеру «верно», «копия верна»); оттиск печати организации (в крупных компаниях для заверения документов может существовать отдельная печать);

> подпись должностного лица, заверившего документ, с расшифровкой его фамилии и инициалов;

> отметка о том, что подлинник находится в самой организации;

> дата составления заверенной копии документа (она необходима для подтверждения реальности факта заверения, а также давность составления копии документа служит ориентиром того, что с течением времени в оригинал могут быть внесены изменения и копия может стать не актуальной).

Вышеописанные правила удостоверения копий документов выступают необходимым условием их подлинности, соблюдайте их, и у вас не возникнет проблем при их предоставлении в случаях, когда они вам понадобятся.

Почти у каждого из нас появляется ситуация, когда необходимо предоставлять документацию, заверенную определенным способом. Определенные органы требуют заверения каждого документа должностных лиц. Без выполнения подобных отметок бывает невозможным осуществление некоторых действий.

В основном достаточной является подпись человека, предоставляющего документы. Но в некоторых случаях может потребоваться специальное обозначение от организации или нотариуса.

Для чего может потребоваться такое действие

Правильное заверение ксерокопий документа означает присутствие всех реквизитов, определенных законодательно. Это дает документу юридическую силу .

Заверенная документация может использоваться для сдачи в суд, налоговую, контрагентам, работникам внебюджетных фондов, предоставления специалистам и пр. Она имеет важное значение в защите интересов и исполнении прав для физических и юридических лиц. Человеку может понадобиться заверенная копия для оформления наследства, в учебное заведение, при трудоустройстве, получения выплат и пенсий, разных имущественных сделок.

Так, на основании АДПК РФ определяется норматив, по которому в судебные органы должны сдаваться ксерокопии и подлинники документов, заверенные правильно. Иначе решение суда будет отменено или оспорено.

Заверение в организации

Часто в организации становится необходимым выполнение копии документации или выписки из нее. Чтобы копии обладали юридической силой, следует знать о правильности действий согласно нормативам делопроизводства к реквизитам.

После текста на свободном месте единственного или последнего листа многостраничного документа следует указать следующую информацию:

• пребывание подлинного документа (данный пункт наиболее важен для федеральных органов власти);
• копия верна;
• название должности заверяющего лица;
• подпись заверителя с расшифровкой;
• дата операции;
• для отправления документа в другую компанию ставится печать.

Правом на заверение копий обладают специалисты, занимающие руководящие должности и имеющие подобные обязанности.

Если в документе имеется более одного листа, то каждый из них нумеруется. Не имеет значения расположение цифровых обозначений, но они должны соответствовать подлиннику.

Обязательно следует скрепить все листы в соответствии с нумерацией документа, железной скобой или нитью. Место соединения располагается в той зоне, где отсутствует текст.

В области скрепления нити или скобы приклеивается специальная бумага с обозначением числа листов и подписи заверяющего лица. Также ставится печать, одна часть которой располагается на листе с нумерацией страниц, а другая – на документе.

В нормативных актах указывается, что листы многостраничной документации можно не соединять между собой. Но тогда на каждом листе проставляются обозначения, свидетельствующие о правомерности дубликата.

У нотариуса

Если нормативными документами установлена потребность в нотариальном заверении копий, то необходимо обращаться к нотариусу, иначе бумага не будет действительной. Это может быть копия паспорта, трудовой книжки или какого-либо приказа.

Нотариус может заверять копии документов при предоставлении их оригиналов , оформление и состав которых выполнены согласно российскому законодательству. Согласно установленным правилам, нотариус определяет личность лица, обратившегося для подтверждения дубликатов документов. При этом проверяется паспорт или другой документ удостоверения личности.

Заверять копии бумаг по доверенности можно лишь в том случае, если она включает подобные полномочия. Ее необходимо составлять по установленным правилам, которые оговорены законами о нотариате.

Срок действия копий документов, заверенных нотариусом, не ограничен законодательно.

Но существуют ситуации, когда у него нет прав на заверение дубликатов следующей документации:

• с грифом секретности;
• договоров, составленных в письменной форме с нотариально не удостоверенной подлинностью подписей;
• дипломов об обучении без номера регистрации, подписей лиц;
• выписок без дипломов;
• медицинской документации с указанием о заболеваниях и др.

Также определенные требования предъявляются к содержанию и оформлению документов. Нотариус не имеет право на заверение копий следующих бумаг:

• при наличии в тексте неоговоренных приписок, корректировок, перечеркнутых слов и других исправлений или особенностей;
• при написании некоторых фрагментов карандашом;
• при наличии нечитаемых слов, реквизитов, печатей или подписей;
• при нарушенной целостности;
• при отсутствии нумерации многостраничного документа, скрепления печатью и сшивки;
• при наличии факсимильной подписи;
• при ламинации документа, когда сложно определить его подлинность.

Электронные документы

Электронная документация должна содержать электронную подпись, идентифицирующую владельца сертификата ключа. Сертификат предоставляется физическому лицу, которое действует от собственного имени или юридического лица в соответствии с доверенностью или Уставом.

Данные документы могут использоваться в любых правоотношениях, когда законом не предусмотрено запрета для их применения. Это могут быть , акты, заявления, отчеты, счета и договоры.

Не допускается составление в электронном виде документов строгой отчетности.

Заверение иностранной документации для отправки в зарубежные страны

Документация, составляемая в России, обладает юридической силой только на ее пределах. Чтобы придать ей соответствующий статус для зарубежья, следует провести ее легализацию или использовать апостиль .

Легализация осуществляется следующим образом:

• заверяются копии документа, у нотариуса переводятся на другой язык;
• в Минюсте подтверждается подлинность реквизитов;
• в МИДе заверяется печать;
• документ отправляется в консульство.

Более простым способом заверения иностранных документов является апостиль. Это специализированный реквизит в виде штампа с пунктами, который наносится на лист.

Подробная информация о данных процедурах представлена на следующем видео:

Действующие законы предоставляют предпринимателям правило на выдачу дубликатов кадровых документов. Большинство копий, изготовленных организацией, используются для последующей передачи органам контроля. Некоторые из таких бланков необходимо заверять в нотариальной конторе. Многие начинающие бизнесмены часто задают вопросы, касаемо правильной заверки документов. В данной статье мы предлагаем обсудить вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации и несколько важных нюансов, связанных с этим процессом.

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов

Для чего требуется заверение документов

Заверенные копии документов используются с целью передачи важных сведений органам контроля. Как правило, такие документы используются при взаимодействии с внебюджетными фондами, налоговой службой и судебными органами. Указание всех реквизитов, присутствующих на оригинальном экземпляре, позволяет наделить дубликат юридической силой.

При составлении копии необходимо придерживаться правил, изложенных в действующих юридических нормативах.

Рядовые граждане часто сталкиваются с необходимостью подготовки копий различных документов. Ксерокопии документов нужны во время трудоустройства, при оформлении пособий и наследства, а также при заключении контрактов. Грамотно составленные копии позволяют снизить риск отказа в приеме бланков. Органы контроля имеют законные основания для отказа в приеме неверно составленных бумаг. В большинстве вышеперечисленных случаев, достаточно предоставить органам контроля качественную ксерокопию.

Процесс подготовки копий документов субъектами предпринимательства несколько отличается от стандартной процедуры. Владельцы организаций имеют право предоставлять органам контроля как полные копии бумаг, так и выписки, содержащие ключевую информацию. Право на заверение дубликатов предоставляется лишь тем работникам, что занимают должность руководителя компании либо структурного подразделения. Заверенная копия документа – это дубликат, имеющий юридическую силу, равную оригинальному экземпляру. Именно этот фактор объясняет важность соблюдения правил делопроизводства при подготовке копий первичной документации. При составлении дубликата, необходимо придерживаться следующих правил:

1. Копия должна содержать в себе штамп или отметку, подтверждающие правильность информации.
2. При составлении дубликата необходимо указать местонахождение оригинального экземпляра. Данная отметка является одним из главных требований органов контроля.
3. Указание даты проведения операции, а также фамилии и должности работника, заверявшего бланк.

Особого внимания заслуживает порядок оформления документов, состоящих из нескольких листов. В данном случае все оригинальные страницы должны быть тщательно пронумерованы. Несовпадение нумерации страниц подлинника и дубликата может расцениваться как попытка подделки документов. После изготовления ксерокопий, все листы необходимо тщательно прошить. Скрепки должны располагаться в верхней части листа. Далее на обратную сторону последнего листа наносится пломба, содержащая отметку о дате изготовления дубликата. Пломба должна быть заверена фирменной печатью. Часть оттиска должна быть расположена на самой пломбе, а вторая – на дубликате.

В некоторых случаях работнику, занимающемуся подготовкой дубликатов, необязательно скреплять все отксерокопированные страницы. Действующие нормативы разрешают руководству компании ставить специальные отметки на каждой из страниц, подтверждающие сходство с оригинальным экземпляром.

В чем разница между заверенной копией и оригиналом

Дубликат, подготовленный руководством компании, в точности воспроизводит текст оригинального бланка . Однако копия не является подлинником документа. При необходимости предоставления копии в государственные инстанции либо другие структуры потребуется заверить документ.

Для подготовки копии нужна качественная техника, способная с точностью воспроизвести содержание и вид основного бланка. Наличие загрязнений или нечитаемый текст может стать причиной для отказа в приеме бумаг. Этот фактор необходимо учитывать в обязательном порядке.

Установленные правила заверения

Вопрос о том, как правильно заверять копии документов, имеет высокую важность как для самих бизнесменов, так и наемных работников. Перед проведением этой процедуры необходимо ознакомиться с действующими правилами закона, касающихся конкретного вида документации. Некоторые документы работник может заверить самостоятельно. В иных ситуациях данное право предоставляется руководству компании либо нотариусу. Ниже мы предлагаем рассмотреть стандарты, разработанные для различных видов документов.

Трудовая книжка и паспорт

Стандартный порядок заверения документов подразумевает наличие на дубликате отметки с надписью «Копия верна». Данная процедура используется при заверении паспорта, трудовых книг, дипломов и свидетельства о браке. Для изготовления дубликата можно использовать ксерокс или компьютерный сканер.

Копии, сделанные данным методом, должны полностью соответствовать оригинальному бланку. Особое внимание необходимо уделить читабельности текста. Очень важно, чтобы человек, получивший дубликат, имел возможность расшифровать все печати и штампы, содержащиеся на странице. При подготовке дубликатов документов, состоящих из нескольких страниц, необходимо тщательно пронумеровать все листы.

Отдельного внимания заслуживает порядок изготовления дубликата трудовой книги. В этом случае более целесообразно подготовить выписку, содержащую ключевую информацию, интересующую органы контроля. В данном случае делается копия отдельных листов, которые заверяются специальной отметкой. Такие копии получают юридическую силу лишь при наличии подписи должностного лица и фирменной печати.

Бумаги у нотариуса

Как правило, при первом обращении в государственный структуры человек получает список документов, которые нужны для решения конкретного вопроса. В данном списке приводится наименование отдельных бланков, нуждающихся в нотариальном заверении. Чаще всего необходимость в нотариальном оформлении возникает у субъектов предпринимательства. Обычные граждане прибегают к подобным услугам при оформлении доверенности, получении наследства либо заключении брачного контракта.

Минимальная стоимость данных услуг составляет около одной тысячи рублей. Вместе с подготовленной ксерокопией, сотрудникам нотариальной конторы нужно передать оригинальный экземпляр. Нотариусы обязаны отказать в оформлении документов тем гражданам, что обращаются за помощью, имея на руках лишь копию бумаг. Акты, заверенные в нотариальной конторе, содержат в себе отметку «Копия верна», а также реквизиты компании, предоставившей данные услуги. Правила заверения копий документов, установленные законодательными органами, обязывают нотариусов отказываться от заверения ламинированных бланков. Помимо этого, специалистам предоставляется право отказаться от заверения бумаг, в которых часть текста написана карандашом.

Переводы

Заверением документов на иностранных языках занимаются специализированные фирмы. Переводить официальные бумаги имеют право лишь дипломированные специалисты. В каждом регионе Российской Федерации действует несколько крупных бюро переводов. Здесь следует отметить, что данные документы не могут быть заверены нотариусом либо самим заявителем.

При подготовке подобных бланков необходимо учитывать требования инстанций, которым будет передан подготовленный документ. Некоторые инстанции требуют предоставления переведенного бланка, а другие – нотариального заверения перевода.

Документы для суда

Отметка «копия верна» на документах, образец фото которой представлены в данной статье, свидетельствует о том, что содержание дубликата полностью соответствует содержанию подлинника. Однако в некоторых случаях суд может отказать от рассмотрения подобных документов. Как правило, причина такого отказа объясняется отсутствием одного из обязательных реквизитов. Это может быть, как подпись должностного лица, завизировавшего акт, так и оттиск фирменной печати.

В некоторых случаях суд может рассмотреть и обычную ксерокопию, не содержащую никаких отметок. Однако решения, вынесенные на основании подобных актов, могут быть оспорены в более вышестоящих инстанциях. Для того чтобы снизить риск получения поддельных экземпляров, судебные органы обязывают всех участников процесса предоставлять письменные доказательства, оформленные согласно установленному порядку.

Справки для налоговой инспекции

Субъекты предпринимательства в ходе своей деятельности часто сталкиваются с необходимостью предоставления документов сотрудникам налоговой службы. Порядок изготовления копий отчетов и прочих актов заслуживает отдельного внимания. В девяносто третьей статье Налогового Кодекса говорится о том, что каждая переданная отксерокопированная страница или дубликат должны содержать в себе отметку с подтверждением актуальности представленной информации. Основываясь на этом правиле можно сделать вывод, что копия журнала или реестра, заверенные одним штампом, могут быть не приняты работниками ИФНС. Более того, предприниматели, подающие такую отчетность, могут получить штраф за нарушение правил делопроизводства.

Единственным исключением являются прошитые и пронумерованные отчеты, опломбированные специальной наклейкой. На эту наклейку ставится отметка с указанием количества страниц и подписью должностного лица. На границе наклейки и бумажного листа ставится фирменная печать. При получении подобных отчетов, органы контроля уделяют внимание целостности страниц. Очень важно, чтобы содержание подобных отчетов легко читалось.

Субъектам предпринимательства важно знать о том, как правильно заверить документы для налоговой. Использование вышеуказанной методики допустимо лишь в том случае, когда общее количество страниц составляет менее ста пятидесяти листов. В иных ситуациях, потребуется разделить отчетность на несколько равных частей. Многие эксперты рекомендуют предпринимателям использовать этот метод и при хранении подлинников отчетов. Такой подход позволяет значительно сократить риск возникновения конфликтов с налоговой службой.

Кто имеет право заверять бумаги

Использование услуг, предоставляемых нотариальным агентством, является одним из самых надежных методов заверения дубликатов. Заверение актов, оформленных субъектами предпринимательства, допускается лишь в том случае, когда составитель подлинника придерживался всех норм действующего законодательства. Заверить такой документ можно лишь при условии ее актуальности на момент посещения специализированного агентства. Отметка «Копия верна» необходима лишь в том случае, когда подлинник акта завизирован подписью должностного лица. Как правило, такая отметка требуется при передаче документов в государственные учреждения.

Копии, использующиеся внутри предприятия, могут быть заверены генеральным директором либо другим сотрудником, имеющим соответствующие полномочия. Чаще всего такие полномочия передаются главному бухгалтеру, руководителю кадровой службы, секретарю и делопроизводителю. Информация о наличии права подписи документов должна быть зафиксирована в должностных инструкциях работника. Акт, заверенный подписью лица, не имеющего соответствующих прав, теряет свою юридическую силу.

Как заверяются электронные документы

Заверение копий документов в организации, представленных в электронном виде, несколько отличается от стандартного порядка. Это объясняется тем, что электронные бланки заверяются цифровой подписью. Эта подпись содержит в себе информацию о владельце электронной подписи. Руководитель каждой компании имеет право оформить доверенность на своих представителей, разрешающую использование данного устройства.

Рассматриваемый вид первичной документации может применяться при любых формах правоотношений. Единственным исключением являются ситуации, связанные с запретом на использование электронных бланков. К данной категории относятся платежные документы и финансовые отчеты.

Когда заверять бумаги необязательно

В некоторых ситуациях при оформлении дубликатов не нужно заверять представленную информацию. Как правило, органы, осуществляющие приемку документов, указывают необходимость предоставления дубликата или заверенной копии. Примером документа, не требующего заверения, является нулевая ставка НДС. Помимо этого, действующие законы разрешают использовать электронные формы отчетов, которые также не требуют заверений.

Арбитражный суд и контролирующие органы редко обязуют предпринимателей предоставлять распечатанные копии электронных бланков. Данный документ может быть рассмотрен и принят арбитражным судом и другими инстанциями. Действующие законы рассматривают подобные акты именно как дубликаты. Оригинальным бланком является документ, имеющий мокрую печать и живую подпись. Сегодня, судебные органы принимают от граждан электронные документы через специальный сайт в интернете. На таких сайтах расположена специальная форма, предназначенная для загрузки отсканированных страниц.

По мнению специалистов, при обращении в различные государственные учреждения необходимо иметь на руках не только дубликат, но и подлинник. Некоторые структуры могут попросить предоставить оригинальный документ и копию для того, чтобы сравнить их содержание. Особое внимание уделяется подписям и печатям.

Выводы (+ видео)

В данной статье мы рассмотрели вопрос о том, как заверять документы, «копия верна», образец отметки нотариуса и другие нюансы, связанные с этим вопросом. Дубликат бланка должен в обязательном порядке содержать в себе информацию о лице, заверившем содержание акта. В качестве дополнительных реквизитов указывается дата изготовления копии. Акт, выданный организацией, должен быть заверен печатью и подписью руководителя. Такие документы могут быть переданы в суд, налоговую службу и другие государственные учреждения.

С лета 2018 года действует новый порядок проставления визы «копия верна». Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус.

Чем копия отличается от оригинала

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным. К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям. Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа - это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы - гарантировать достоверность.

Копия - скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Штамп «Копия верна» нужен для подтверждения подлинности копии

Почему может потребоваться заверение копии

Копии, заверенные правильным образом, требуются гражданам и предпринимателям во множестве ситуаций:

• получение кредита или оформление ипотеки;
• оформление социальных пособий или материальной помощи;
• заключение сделок с недвижимостью (в отдельных ситуациях);
• получение наследства;
• оформление лицензии.

Порядок заверения копий документов

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами , один из которых и вовсе действует с 1983 года:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Законодательство предусматривает 2 основных варианта заверения:

• простое;
• нотариальное.

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого - подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель. Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании. Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Подготовка документов

Рассмотрим общие правила заверения копий документов. Для получения заверенной копии, работник в устной или письменной форме обращается напрямую к работодателю или в отдел кадров. Письменное заявление готовится в свободной форме. Обычно проблема решается в течение одного рабочего дня, но в ряде случаев требует 2-3 дней. Для заверения нужен оригинал и его копия.

Если оригинал хранится у работодателя, он сам снимает копию, заверяет её и передаёт работнику. Подпись гражданина не требуется.

Проверьте качество подлинника. Если часть надписей стёрлась, есть подчистки или трудно читаемые фрагменты, простого ксерокопирования будет недостаточно. Копия получится некачественной, и её не примут. Как поступить в такой ситуации? Попробуйте отсканировать подлинник, а затем распечатать скан. Качество будет лучше, а для принимающих учреждений не имеет значения, каким именно образом изготовлена копия.

Копия должна быть хорошего качества, иначе её не примут

Кто имеет право заверить копию

Право заверения внутри компании есть у:

• руководителя/директора;
• заместителя начальника;
• начальника отдела кадров;
• уполномоченного лица, если это право зафиксировано в уставных документах организации.

В случае, если у организации есть печать, подпись нужно закрепить ею. Штамп ставится таким образом, чтобы не перекрывать визу, должность и расшифровку фамилии. Образец штампа «Копия верна» представлен на изображениях к материалу. Если юридическое лицо работает без печати, бумаги заверяются только подписью. Учреждение, принимающее копии, должно учитывать этот нюанс и не имеет права отказывать в приёме из-за отсутствия печати.

Удостоверительная надпись

Достоверность копии подтверждается формулировкой «Верно». Если копия готовится для другой организации - например, для банка - по новым требованиям необходимо к этой надписи добавить место хранения оригинала. Таким образом, надписи на копиях одного и того же документа будут такими:

1. Внутри своей компании: «Верно», должность и подпись лица, визирующего документ.
2. Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20.. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Иногда возникает вопрос: «копия верна» или «верно» - как правильно? Обновлённый ГОСТ предполагает написание «Верно», лучше использовать её. Однако другая формулировка не сделает копию недействительной. Образец, как правильно заверить документ, представлен на изображениях к материалу.

Нотариальное заверение

Нотариальное заверение копии требуется только тогда, когда об этом прямо заявлено в описании комплекта бумаг. С нотариальным заверением чаще сталкиваются предприниматели и юридические лица, например, при регистрации ООО. Но в отдельных случаях такими услугами вынуждены пользоваться и простые граждане. Например:

• брачные контракты;
• принятие наследства;
• переводы документов с иностранных языков;
• доверенности с передачей прав;
• договоры купли-продажи недвижимости, если число собственников больше одного.

Услуги нотариуса платные, заверение одной страницы обойдётся в 1-2 тысячи рублей. Для визирования нотариусу обязательно потребуется подлинник.

Чтобы нотариус заверил документ, он должен соответствовать ряду требований

В каких случаях нотариус откажет

Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространённым относятся:

1. Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
2. Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
3. Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
4. На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена отметкой «Исправленному верить».
5. Часть текста написана карандашом.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Особенности заверения выписок из документов

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления. Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя. Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

• указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
• если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
• в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
• указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.

Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

Заверение переводов

Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это. Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.

Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда - перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.

Заключение

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом. В отдельных случаях - когда копию предъявляют в другую организацию - нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать). Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров. Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.