Требование к ведению личных дел. Организация работы с личными делами работников. Журнал учета личных дел, образец

Личное дело сотрудника дает полную информацию о нем. Для чего это нужно ИП и можно ли исключить из практики отдела кадров формирование личного дела? Лучше не надо – этот документ сделает ваших работников более ответственными, так как помимо биографии в личном деле можно указать и различные нарушения подчиненным трудовой дисциплины.

Комплектация досье

Личное дело – это папка, содержащая основную информацию о человеке.

Формирование личных дел обязательно для госслужащих. Такое решение было принято президентом в 2005 году, о чем свидетельствует Указ № 609 . Другие организации или предприятия не подчиняются данному указу и могут заниматься формированием личных дел гражданина по своему усмотрению. Такая форма хранения информации о людях очень удобна и практикуется даже индивидуальными предпринимателями.

Обычно ведением досье занимается ОК (отдел кадров) или бухгалтерия. В организации должен быть утвержден порядок формирования дела, который определяет:

На кого заводится дело.
Какие экземпляры важных бумаг должны быть в папке.
Где хранится картотека.
Как долго должны храниться личные дела.

Пакет документов для личного дела

Что же должно быть в личной папке работника? Наполнение папки зависит от того, чем занимается сотрудник и какая информация будет важной руководству или другим лицам.

Перечислим лишь стандартный набор файлов, которые обычно встречаются в досье:

Титульный лист.
Приказ и заявление о приеме сотрудника на рабочее место.
Один экземпляр .
о материальной ответственности (при необходимости).
Копии паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака (при наличии).
Копия диплома или другого документа об образовании сотрудника.
Автобиография (на усмотрение работодателя).
Характеристика или рекомендации (если были предоставлены).
Копии приказов или выписок о повышении сотрудника или переводе на другую должность.
Документы о подтверждении квалификации, участии в разработках (если имеют место).
Информация о премии или взыскании (если имеются).
Заявление и приказ об увольнении сотрудника, если наступил такой момент.
Приказ о выходе на пенсию, если человек доработал до этого срока.

Как оформить личное дело

Важная информация заносится в личное дело во время всего периода работы сотрудника.

Одинаковым для всех должен быть титульный лист. То, как его оформить, зависит от шаблона, выбранного для конкретного предприятия или ИП.

За образец можно взять любую форму, например ГОСТ 17914–72 . На титульной странице указываем:

порядковый номер личного дела работника;
название организации или ИП, где ведется личное дело;
Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже (Иванов Иван Иванович);
дату рождения;
дату принятия на работу и дату увольнения;
срок хранения дела.

Все документы складываются в хронологической последовательности, и каждой странице присваивается номер.

Начинается любое дело с даты оформления сотрудника в организацию или муниципальное учреждение. Этой датой является информация, указанная в заявлении работника. Последней датой считается срок увольнения человека или перевода его в другое место. Тогда личное дело может быть передано на новое рабочее место с соответствующей пометкой о дате передаче и Ф.И.О. сотрудника, который эту папку принял.

Неотъемлемой частью любого личного дела является опись-лист, в которую заносится информация обо всех документах, содержащихся в досье. Вносить изменения в личное дело имеет право только сотрудник отдела кадра, которому доверено формирование и ведение личных дел работников.

Неотъемлемой частью любого личного дела является опись-лист, в которую заносится информация обо всех документах, содержащихся в досье.

Как хранить

Личное дело – это конфиденциальная информация о человеке, которая не должна стать доступной посторонним лицам. Поэтому папки хранятся в отдельном месте. Желательно для этого иметь сейф или металлический шкаф с замком.

Папка не должна передаваться на руки без соответствующей отметки в специальном журнале для регистрации личных дел. Сам работник может лишь ознакомиться со своим делом в кабинете отдела кадров. На руки папка не выдается.

В шкафу или сейфе все личные дела хранятся в алфавитном порядке. Каждое дело может располагаться в своей папке или быть объединено с другими. Например, дела всех сотрудников с фамилией, начинающейся на одну букву, могут быть скомплектованы в одной большой папке или коробке. Только в этом случае требуется на обложке указать основную информацию.

Многие кадровики, занимающиеся формированием и ведением досье, сомневаются, нужно ли сшивать личные дела сотрудников. На этапе ведения дела, пока работник числится в организации, сшивать документы не нужно. Достаточно использовать папку-скоросшиватель с файлами, в которые будут вкладываться различные бланки. При необходимости дополнить или изъять информацию сделать это будет просто. Сшивать личное дело необходимо лишь при отправке его в архив, когда работник уволился, перевелся или вышел на пенсию.

Сшивать личное дело необходимо лишь при отправке его в архив, когда работник уволился, перевелся или вышел на пенсию.

Ведение личного дела работника прекращается с тех пор, как сотрудник будет исключен из штата. Тогда в листе описи делается последняя отметка о вложенном приказе об увольнении сотрудника. Папка сшивается и передается в архив. У рядовых граждан личные дела находятся в архиве 75 лет с момента поступления. Личные дела руководителей остаются в архиве бессрочно.

Индивидуальный предприниматель может не вести личные дела сотрудников. Но лучше все-таки использовать такой документ. Формирование личных дел ваших работников принесет много пользы – все сведения о человеке будут в одной папке. Это поможет сохранить необходимые документы и обеспечит быстрый доступ к информации.

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

Трудовой кодекс РФ (глава 14).
ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Работая с персональными делами, важно помнить, что они содержат персональные данные, а соблюдение требований по их защите — обязанность работодателей. За нарушение этих положений виновные лица могут привлекаться как к дисциплинарной, материальной, так и гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2019 года

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

Личные дела сотрудников коммерческих и общественных организаций, а также предприятий других форм собственности и правовой ответственности могут вестись, основываясь на локальных правовых актах, принимаемых в самих организациях. Для них не предусматривается создание отдельного делопроизводства и не устанавливаются законом обязательный порядок оформления и сдача строгой отчетности. Но личные дела незаменимы для организации эффективного руководства и ведения прогрессивной кадровой политики. В них отражается вся информация, связанная с трудовой деятельностью работника, все плюсы и минусы выполнения им своих функциональных обязанностей, а также различные поощрения и взыскания за время выполнения договорных обязательств на своём рабочем месте.

Для многих предприятий, столкнувшихся с необходимости учета сотрудников в связи с расширением своей деятельности, главным вопросом становится, что должно быть в личном деле работника. По опыту компаний с большим штатом сотрудников, необходимо взять за образец многолетнюю практику по учету трудовой деятельности, принятой на государственной службе, ведь для всех госслужащих предусматривается ведение личных дел в обязательном порядке. В этом смысле бюджетные организации считаются эталоном в организации делопроизводства, потому что подчиняются различным нормативно правовым актам, принятыми на законодательном уровне и находящимися под контролем государства.

Личное дело лишним не будет

Для каждой компании вопрос ведения личных дел является собственным выбором. Но если он решается положительно, то в первую очередь необходимо определиться с нормативами, по которым они будут оформляться и вестись. Здесь нужна однообразность и унификация для облегчения информационной обработки данных, поэтому важно создать систему, при которой каждое личное дело будет занимать своё место в организации целой цепочки взаимодействий между работником и работодателем. В неё входит не только оформление и учет, но и хранение личных дел. Тем боле, что сразу после того, как на сотрудника было заведено дело оно сразу попадает под действие закона о сохранении персональных данных, предусмотренных трудовым кодексом и другими федеральными законами.

В соответствии со статьёй 85 ТК РФ, персональными данными считается информация о работнике, необходимая работодателю для его трудоустройства. Поэтому важно понимать ответственность за хранение личных данных с целью предотвращения их попадания к третьим лицам. Каждый сотрудник должен быть уверенным, что личная информация ни кому не будет предоставлена без его разрешения.

В частных организациях личные дела обычно заводятся на следующие категории работников:

руководители различных отделов и структурных подразделений, имеющих в своем подчинении группу сотрудников и причисленных к руководящему составу, закрепленному штатным расписанием;
на лиц заключивших договор об индивидуальной или коллективной материальной ответственности.

В крупных организациях, как правило, все сотрудники имеют личное дело. Это обусловлено еще и тем, что в процессе трудовой деятельности каждый работник постепенно накапливает набор различных приказов и других важных документов, которые требуют индивидуального хранения. Образец личного дела работника можно скачать здесь:

В этом смысле личное дело становится местом, где сконцентрирована вся история сотрудника во время трудоустройства, и в некоторых случаях помогает для объективной оценки его личных и трудовых качеств. Поэтому документы, входящие в состав личного дела можно разделить на три условные группы:

переданные сотрудником во время трудоустройства;
подтверждающие факт начала трудовой деятельности;
появляющиеся в процессе работы.

В качестве примера оформления документации на предприятиях целесообразно ознакомиться с требованиями ГОСТа 6.30-2003, в котором указаны основные унифицированные формы для оформления различных документов организационно-распорядительного порядка.

Приблизительный перечень документов, входящих в личное дело

Оформление личного дела работника коммерческих структур основано на требованиях, относящихся к перечню основных документов, входящих в личные дела государственных служащих. Предприятия могут сами определять, какие документы нужны, а какими можно пренебречь. Но можно выделить основной перечень документов, которые рекомендуется включить при оформлении личных дел.

При приеме на работу можно потребовать копии: паспорта или удостоверения личности, дипломов или других подтверждающих документов о специальном образовании, свидетельства о государственном пенсионном страховании, медицинской справки, военного билета для военнообязанных, ИНН (при наличии). Также можно запросить копию справки о наличие или отсутствие судимости, если работа связана с ограничением к допуску в связи с имеющейся судимостью или уголовным преследованием.

Для подтверждения факта трудоустройства можно вложить в личное дело: заявление о приеме на работу, автобиографию, копию приказа о трудоустройстве, экземпляр трудового договора, принадлежащий работодателю.

Во время осуществления трудовой деятельности в личное дело могут вкладываться: справки о медицинском освидетельствовании, копии документов подтверждающих право на налоговые вычеты, копии инвалидного удостоверения, различные дополнительные соглашения на изменение условий труда, копии приказов о поощрениях и взысканиях. Также могут быть приобщены к делу: соглашение о неразглашении коммерческой тайны, договор о материальной ответственности, сведения об аттестации и другие документы, характеризующие сотрудника по профессиональным и личным качествам.

Для идентификации личности сотрудника, связанной с возрастными или иными изменениями, в личное дело вкладывается фотография сотрудника размером 4×6 (3×4) с периодичностью замены раз в пять лет.

Порядок ведения личных дел

Личное дело на сотрудника заводится с первого дня работы на предприятии и ведется до момента расторжения трудовых отношений в связи с увольнением. В период работы оно пополняется документами, и вносятся различные записи. Ведение личных дел предусматривает надлежащее хранение, исключающее прямой доступ посторонних лиц, а также периодическую проверку и изъятие документов утративших актуальность. Во время оформления делу присваивается индивидуальный номер, который наносится на лицевой стороне и составляется опись документов находящихся внутри папки.

Каждый работник обязан в письменной форме оповестить работодателя об изменившихся личных данных, после чего делаются соответствующие записи и поправки, а при необходимости копии документов для приобщения к личному делу. Для изменения данных необходимы подлинники документов. В некоторых случаях данные на работника заверяются печатью и росписью руководителя отделов кадров. Все листы должны быть пронумерованы и включены в опись, находящуюся внутри личного дела.

Ответственность

В соответствии с требованиями статьи 14 ТК РФ, ведение личных дел должно удовлетворять требованиям закона о сохранении персональных данных N 152-ФЗ от 27 июля 2006 года. Если руководство предприятия приняло решение организовать оформление личных дел на своих сотрудников, оно должно со всей ответственностью отнестись к данному вопросу, чтобы избежать утечки информации. Следует помнить, что согласно статье 90 ТК РФ виновные в нарушении сохранения конфиденциальности личных данных могут понести наказание в соответствии с принятыми федеральными законами.

В административном кодексе предусмотрено наказание за нарушение порядка хранения и использования персональных данных. В статье 13.11 КоАП РФ за подобное нарушение налагается штраф:

на должностных лиц от 500 до 100 рублей;
на организацию от 5000 до 10 000 рублей.

В случае злоупотребления полномочиями со стороны сотрудника, имеющего доступ к персональным данным и занимающегося незаконным сбором и распространением полученной информации о личной жизни, хранящейся в личном деле, к нему могут применить статью 137 УК РФ, предусматривающую наказание в виде штрафов и исправительных работ.

Для руководителя предприятия мало знать, что должно быть в личном деле работника, необходимо организовать весь цикл работ по обеспечению функционирования отдела, который будет заниматься оформлением, внесением новых данных и хранением личных дел. Такими полномочиями обычно наделяют сотрудников отдела кадров, знакомых с делопроизводством, понимающих всю полноту ответственности и имеющих соответствующее образование.

Нужно учитывать, что ответственность несут не только работники, непосредственно занятые в процессе оформления личных дел, но и руководители предприятия за организацию полной сохранности персональных данных.

Поэтому для предотвращения утечки информации определяется узкий круг сотрудников и руководителей отделов, которые имеют доступ к личным данным. Полный список с указанием должностей с фамилией и инициалами, имеющих допуск, должен определяться приказом, заверенным руководителем предприятия.

Ведения личных дел - трудоёмкий и ответственный процесс, который требует постоянного внимания и людских ресурсов. Поэтому этим вопросом обычно занимаются компании с большим штатом сотрудников и имеющие возможность организовать полноценную работу отдела кадров. Для бизнесменов любого ранга вопрос о ведении личных дел зависит от собственного желания и практической целесообразности.

Так называемое личное дело работника представляет собой комплекс документов, характеризующих его трудовые отношения с работодателем, трудовой процесс и другие подобные аспекты. Согласно принятым требованиям, личные дела работников начинают вестись спустя не более недели после поступления человека на службу. Такое порядок регулируется законодательством Российской Федерации. В соответствии с нормативным актом, а именно указом президента Российской Федерации от 2005 года, необходимость вести личные дела прописана для всех учреждений федерального и муниципального уровня в отношении их сотрудников. Отсутствие таких личных дел является нарушением, которое может караться дисциплинарными мерами в отношении руководителя. Что касается всех остальных типов учреждений, в том числе коммерческих компаний, то правила для них несколько отличаются. Законодательство не говорит о том, что их документация должна быть структурирована в виде личных дел, таким образом, это является в большей степени выбором руководства организации.

Особенности документа

Однако, как показывает практика, такой способ входит в число самых распространенных, занимая, пожалуй, даже первое место. Суть в том, что оно имеет целый ряд плюсов, потому что обеспечивает легкий и немедленный доступ к документации, ведь все, что относится к одному конкретному работнику, располагается в одном месте. У руководителя всего будет мгновенный доступ к нужным бумагам, если они окажутся востребованы с какой-то целью. Поэтому, если будет сделан запрос, можно легко найти все необходимое.

Различные заявления и приказы касательно перевода на другую должность, представления и иные подобные документы. Бумаги, посвященные различным поощрениям и взысканиям, то есть характеризующие работу сотрудника в компании. Данные бумаги добавляются на всем протяжении работы по мере получения взысканий или поощрений. Особенно важно оформлять такие бумаги в государственном учреждении, ведь они напрямую влияют на дальнейшую службу человека. В коммерческих компаниях они встречаются реже, но их появление возможно. Для государственных организаций актуальны информативные документы о доходах, имуществе и т.п., предусмотренные законом для определенной должности.

Состав личного дела сотрудника

Далее представлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника. Состав документов весьма обширен и включает в себя как те бумаги и справки, которые необходимо занести в папку сразу же после ее открытия, так и те, которые попадают туда уже в процессе работы.

Заявление сотрудника при приеме на работу. Оно является первым (и самым важным) документом, который попадает в папку.
Трудовой контракт (он же соглашение), заключаемый между организацией и работником. К нему прилагаются все дополнительные соглашения, добавленные к договору.
Для учета кадров ведется личный листок, который также вкладывается в дело. Этот небольшой документ имеет определенную важность для правильного делопроизводства, поэтому без его расположения в папке обойтись нельзя.
Анкета или автобиография. Данный документ требуется для того, чтобы определить сильные и слабые стороны потенциального сотрудника при приеме на работу. Выполняется в виде ответа на заранее заготовленные вопросы либо самостоятельно написанной биографии.
Различные документы, подтверждающие полученное образования. Сюда относятся все соответствующие бумаги: диплом о высшем образовании, аттестат, различные дополнительные дипломы и сертификаты. Хранятся копии, а не подлинники.
Бумаги, подтверждающие утверждение в должности. Какие именно, зависит от внутреннего устава компании и от того, какую должность занимает сотрудник. Данные бумаги дополняются по мере того, как работник получает повышение или понижение.
Различные письма рекомендательного характера и характеристики с предыдущего места работы.
Инструкции, посвященные должностным обязанностям работника.
Ксерокопии документов, имеющих личный характер, таких как паспорт, свидетельство о браке, военный билет и т.п. При необходимости они должны обновляться (например, при получении нового паспорта или регистрации брака).

Документы, посвященные увольнению сотрудника из организации. Иные документы, предусмотренные внутренним уставом компании или законодательством для государственных служащих.

Основные правила создания и ведения личных дел

Существуют определенные правила формирования и ведения личной карты работника, которым должны следовать все делопроизводители компаний. Они будут даны в качестве конкретных рекомендаций. Необходимо формировать дело в хронологическом порядке. Это означает, что новые бумаги добавляются в состав дела по мере их появления, и располагаются они именно в том порядке, в котором были созданы. В том случае, если сотрудник прекратил работу по той или иной причине, это означает, что дела также закрывается и со временем передается в архив.

Есть некоторые различия между документами государственных и негосударственных служащих. Личные дела государственных служащих должны храниться в кадровой службе не менее 10 лет, после чего попадают в архив. Это связано с тем, что эти папки могут быть затребованы на новом месте службы (если оно относится к государственным организациям). Что касается сотрудника, работавшего в коммерческой сфере, его дело должно быть передано в архив не позднее, чем через 3 года хранения в отделе кадров. В новую компанию дело не передается.

Дополнительные сведения

Так как документы, которые входят в состав личного дела, являются очень важными, требуется вести так называемую опись, которая учитывает все вложенные в дело бумаги.

При этом опись нумеруется вне зависимости от нумерации, созданной для других документов.

Такая опись значительно облегчает поиск нужных бумаг в папке. Когда проводится оформление дела для передачи в архив, в специальном листе-заверителе необходимо указать, сколько в описи страниц.

На каждого работника дело должно заводиться индивидуально, создание одного дела сразу на нескольких человек не допускается. Однако при делопроизводстве можно сгруппировать несколько дел в общей папке, оформить так называемые наряды. В таком случае к папке необходимо приложить бланк, включающий в себя наименование всех помещенных в нее личных дел. Существует определенный образец заполнения такого документа, который можно найти в интернете. Как показывает практика, если формировать дела вместе, в одной большой папке, это не очень удобно. Более правильным будет порядок, при котором на каждого работника создается отдельная папка. В этом случае будет гораздо проще найти отдельную информацию на каждого работника. Следует помнить, что личные дела должны храниться в безопасности. Доступ к данной информации может иметь только ограниченный круг лиц. Если эти сведения в той или иной степени будут обнародованы без должных на то оснований, это может повлечь за собой административную ответственность.

Выдача документов допускается только по требованию правоохранительных органов либо с целью сохранения здоровья или жизни сотрудника. Такие случаи достаточно редки, руководителям и сотрудникам отдела кадров нужно сохранять осторожность и не допускать нарушения законодательства, ведь содержание дела — это личная тайна. Оформлением личных дел обычно занимаются сотрудники кадрового отдела, профессиональные делопроизводители. В том случае, если компания небольшая и своего отдела кадров в ней нет, данная обязанность возлагается на офисного менеджера, если он обладает достаточными навыками, либо руководителя отдела или всей компании. Если возникает необходимость затребовать какой-то документ из личного дела, то пишется специальный запрос. Он может быть удовлетворен или в нем может отказано. Итак, ведение личных дел работников не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Подобный способ организации делопроизводства помогает решить задачи быстрого и удобного доступа к документации и ее хранения.

Обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями. Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

Понятие ЛД

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия. Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
порядок ведения;
перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
порядок доступа к информации;
сроки и режим хранения;
особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Какие документы входят в состав ЛД

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

формируемые в момент устройства человека на работу;
возникающие в процессе работы в фирме;
документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

резюме, составленное для вакансии соискателем;
анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
заявление о приеме на работу;
характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
трудовой договор (оригинал работодателя);
приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
объяснительные записки,
служебные записки,
различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что очень важно обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение может быть признано законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций - уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 Правил, утвержденных (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в личных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически можно в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Правила ведения и сроки хранения

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. При этом кадровики должны ориентироваться на Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым и установлены все сроки хранения документов. Следует помнить, что многие кадровые документы нужно хранить длительное время (свыше 10 лет), и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не может быть меньше этого срока. Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет (статья 22.1. (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Порядок ведения ЛД, как уже было сказано, определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, пока ЛД находится в работе. Бланк описи можно разработать самостоятельно, а можно использовать образец для государственных учреждений.

Титульный лист личного дела работника: образец

Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа содержится в Приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Он является рекомендованным, поэтому при желании его можно разработать самостоятельно.

На титульном листе нужно написать название компании, а также Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.

Все заведенные личные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале (это не дань графоманству, это удобно для поиска). Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно. Журнал должен быть прошит и пронумерован, а в его графы нужно занести все номера ЛД, даты их заведения, заголовки, а также даты закрытия.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ