Положение о создании структурного подразделения. Положения о структурных подразделениях (коллегиальных или совещательных органах)

Помощь: Порядок разработки Положения о структурном подразделении

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

Каждая организации осуществляет свою деятельность (выполняет задачи) целенаправленно. В процессе реализации своего предназначения организация решает оперативные задачи ближайшего периода. Оптимальное определение и распределение необходимых функций обуславливают способность организации достичь поставленной цели. При этом цели также должны быть четко обозначены и задокументированы для обоснованного сравнения реального «что имеем» и идеального «что должно быть». В процессе управления организацией как целенаправленной экономической системой документирование всех процессов является необходимым условием. Такой подход позволяет обозначить, с одной стороны, что ожидает организация от работников, а с другой стороны, служит основанием для постоянного контроля соответствия желаемого результата с имеющимся. Контроль необходимо осуществлять не только по факту - достигнута цель или не достигнута, но и на протяжении всего процесса, что обеспечит высокую оперативность управления. А это подразумевает в общем случае документирование типовых действий, выполнение которых приведет к решению поставленных задач. Задокументированные типовые действия структурных подразделений отражаются в положениях о структурных подразделениях, работников - в должностных инструкциях.

Положение о структурном подразделении (далее - Положение) является одним из документов локальной нормативной базы организации (примечание 1 ) (ст.194 Трудового кодекса РБ), который определяет статус структурного подразделения, его правовое положение в структуре организации и взаимоотношения с иными структурными подразделениями, задачи, права и ответственность, функции. Положения разрабатываются на каждое структурное подразделение организации отделом организации труда и заработной платы (ООТиЗ) (в случае отсутствия такого подразделения - кадровой службой). К работе также может быть подключен юридический отдел.

Положение:

Разрабатывается ООТиЗ (кадровой службой);

Подписывается руководителем подразделения;

Согласовывается (визируется) с ООТиЗ, кадровой службой, юридической службой, отделом охраны труда, должностным лицом организации, курирующим соответствующее направление деятельности организации. Во избежание неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций в положениях о разных структурных подразделениях рекомендуется проект Положения согласовывать с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение;

Утверждается руководителем организации;

Вступает в силу с момента утверждения первым руководителем организации;

С ним должны быть ознакомлены работники подразделения. Для этого на последней странице Положения приводится специальная таблица, в которой работники подразделения проставляют соответствующие отметки;

Изменяется при смене наименования организации или структурного подразделения, изменении организационной структуры организации, перераспределении функций между подразделениями. Для внесения каких-либо изменений в Положение должен быть издан соответствующий приказ руководителя организации.

Необходимые документы

Положение разрабатывается на основании таких документов, как:

Локальные нормативные акты (организационная структура управления организацией, стратегия организации (если она разработана), штатное расписание).

Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД) (примечание 2 ), состоящий из 35 выпусков, утвержденных постановлениями Минтруда и соцзащиты РБ (см. приложение).

Государственный стандарт РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69.

Этапы разработки Положения

1. Анализ имеющихся в организации документов (организационная структура управления организацией, стратегия организации, штатное расписание).

2. Анкетирование работников организации (какие функции (примечание 3 ) по мнению руководителей функциональных направлений выполняют подразделения; фактически выполняемая работа работниками этих подразделений).

3. Классификация функций по компонентам управления и основным бизнес-процессам, целью которой является выделение замкнутых управленческих циклов и производственных цепочек, существующих в организации. В результате данной классификации определяется состав и описание функций верхнего уровня. Далее функции верхнего уровня подразделяются на более мелкие фрагменты и т.д.

За функциями закрепляются исполнители (подразделения). В конечном итоге определяются схемы взаимодействия.

Используя собранную информацию, проведенный анализ, систематизацию полученных знаний, а также ЕКСД, разрабатывают Положение.

Макет Положения

Более сложной является структура Положения, в которой выделяются разделы, посвященные условиям работы подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки деятельности структурного подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения.

Наименование организации должно соответствовать указанному в учредительных документах (свидетельстве о госрегистрации). При наличии вышестоящей организации ее наименование также указывается (его размещают выше наименования организации). Наименование обособленного структурного подразделения организации (филиала, представительства и т.д.) указывается в том случае, если оно является автором документа и располагается ниже наименования организации.

Утверждает Положение руководитель организации посредством грифа утверждения или издания приказа. Второй вариант обычно используется в тех случаях, когда требуются дополнительные указания и пояснения. В этом случае вместо УТВЕРЖДАЮ пишется УТВЕРЖДЕНО:

Положение о структурном подразделении в составе основного структурного подразделения утверждает руководитель основного структурного подразделения в случае, если такое полномочие определено его должностной инструкцией или в самом положении о возглавляемом им подразделении.

Дата при утверждении и подписании оформляется цифровым способом (00.00.0000).

Наименование структурного подразделения указывается с предлогом о (об), например «Положение об отделе кадров», «Положение о бухгалтерии».

Общие положения. Данный раздел включает в себя:

Место подразделения в структуре организации;

Порядок создания, реорганизации и ликвидации подразделения;

Подчиненность подразделения;

Руководство подразделением;

Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.

Подразделение может быть основным или вспомогательным, самостоятельным или входить в состав самостоятельного, более крупного структурного подразделения. При определении подчиненности подразделения следует руководствоваться организационной структурой управления организацией. В том случае если наименование подразделения не позволяет определить вид подразделения (например, архив, бухгалтерия), то в Положении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, управления и т.п.).

Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения. Как правило, структурное подразделение в коммерческой организации создается по приказу руководителя организации по его единоличному решению или во исполнение решения, принятого учредителями юридического лица или уполномоченного ими органа.

Кроме того, должен быть определен порядок ликвидации подразделения: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется.

Также указывается, кому подчиняется структурное подразделение, т.е. какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью подразделения. Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то Положение должно содержать наименование должности работника, которому функционально подчиняется это подразделение.

Помимо решений руководителя организации и общих локальных нормативных актов организации в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии - Инструкция по делопроизводству в организации), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (например, для бухгалтерии - Закон РБ «О бухгалтерском учете и отчетности»), которыми подразделение руководствуется в своей работе.

Если структурное подразделение разделено на структурные единицы, то в Положении необходимо отобразить его внутреннюю структуру и указать порядок ее формирования.

Если структурные единицы в составе подразделения созданы на постоянной основе, то необходимо решить вопрос о том, какой документ будет определять их статус и регламентировать их деятельность. Например, таким документом может быть положение о данном подразделении (в этом случае в тексте этого Положения следует указать, как распределяются функции между структурными единицами подразделения). Если же по деятельности этих структурных единиц будут разрабатываться отдельные положения, то в основном Положении необходимо определить порядок разработки и утверждения отдельных локальных нормативных актов.

В Положении определяется, от кого может исходить инициатива по изменению структуры подразделения, порядок ее оформления, должность лица, принимающего окончательное решение, а также последствия таких изменений.

В подразделе о руководстве подразделением указываются: должностное лицо, которое возглавляет данное структурное подразделение; порядок его назначения на должность.

Следует иметь в виду, что Положение одновременно может служить и должностной инструкцией для руководителя этого подразделения. В связи с этим в данном документе уместно указать квалификационные требования к руководителю, наличие и количество заместителей, порядок распределения между ними обязанностей. Также возможно вынести этот подраздел в отдельный основной раздел Положения - «Руководство» с более подробным изложением.

В Положении описываются условия работы подразделения (режим работы), если режим работы (рабочее время, время отдыха) в структурном подразделении отличается от установленного в правилах внутреннего трудового распорядка.

Основные задачи. В разделе перечисляются основные задачи, решаемые подразделением и определяющие основные направления деятельности подразделения.

Как правило, первые (одно или два) предложения, содержащиеся в квалификационной характеристике, с которых начинается описание должностных обязанностей руководителя соответствующего структурного подразделения, и формулируют основные задачи (направления деятельности) этого структурного подразделения.

При создании объединенных (близких по функциям) структурных подразделений (например, административно-хозяйственного отдела) задачи объединяются.

Если в состав подразделения входят структурные единицы, осуществляющие деятельность по нескольким направлениям, то задачи определяются подробно в соответствии с этими направлениями, на основании которых можно определить функции каждой структурной единицы.

Перечисление задач структурного подразделения необходимо начинать с главных и заканчивать второстепенными. Задачи должны быть сформулированы предельно точно и определенно. Кроме того, они должны быть решаемыми.

Функции. Функции определяются по каждой структурной единице, входящей в состав подразделения. Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности. В формулировке функций структурного подразделения должна прослеживаться четкая регламентация действий, направленных на выполнение поставленных задач. Содержание этого раздела может в полной мере основываться на квалификационной характеристике руководителя структурного подразделения организации.

Разрабатывая данный раздел Положения, необходимо руководствоваться следующими правилами:

Функции должны быть сформулированы так, чтобы выделить конкретные действия, при выполнении которых решаются задачи, поставленные перед подразделением;

Функции должны быть изложены максимально полно;

Функции перечисляются, начиная с основных, затем - второстепенные;

Функции одного структурного подразделения не должны дублировать функции другого структурного подразделения;

Функции структурного подразделения должны быть увязаны с функциями тех подразделений, с которыми у подразделения существуют функциональные связи;

Функции должны поддаваться структурированию (т.е. разделению на должностные обязанности работников подразделения);

Функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность оценить результаты деятельности подразделения;

Функции не должны выходить за пределы задач подразделения и должны корреспондировать с правомочиями и правами подразделения.

Когда перед структурным подразделением поставлено несколько задач, то функции следует группировать в соответствии с задачами.

При разработке положений о структурных подразделениях в каждой конкретной организации необходимо уточнение перечня функций, которые свойственны структурному подразделению в конкретных организационно-технических условиях.

Права. Права (примечание 6 ) предоставляются подразделению для обеспечения возможности выполнения им своих функций. В основном права подразделения реализует его руководитель. Однако их часть, а также ряд полномочий он может делегировать своим подчиненным. Если такая система предусматривается при создании структурного подразделения, то в Положении должен быть определен порядок передачи прав и наделения полномочиями рядовых сотрудников подразделения.

Взаимоотношения. Связи. В процессе функционирования структурного подразделения в организации между ним и другими подразделениями организации возникают функциональные отношения или устанавливаются служебные связи (схемы взаимодействия).

Данный раздел в основном отражает взаимоотношения подразделений на уровне информационных и документационных потоков, обусловленных функциональными особенностями подразделений.

Взаимоотношения между структурными подразделениями могут выражаться в совершении:

Совместных действий (например, совместная разработка документа). В этом случае конкретные подразделения выделяют работников для совместного выполнения определенных работ;

Встречных действий (например, хозяйственный отдел выделил другому подразделению необходимые товарно-материальные ценности. Встречным действием подразделения в данном случае является представление отчета об использовании товарно-материальных ценностей в хозяйственный отдел). Встречные действия обычно описываются по схеме «предоставление - получение» или «передача - получение» информации (устной и задокументированной) и материальных ценностей. Если связи устойчивые, то в этом же разделе по каждой связи можно определить периодичность и сроки предоставления и получения сведений, документов или ценностей;

Согласованных действий. В данном случае под согласованностью понимается и одновременное выполнение определенных действий несколькими подразделениями для достижения конечного результата, а также поочередное (поэтапное) выполнение действий несколькими подразделениями (сначала одно структурное подразделение совершает действие, затем второе и т.д.);

Односторонних действий (например, все структурные подразделения организации представляют в финансовый отдел отчеты о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения).

Ответственность. Положение определяет ответственность руководителя этого структурного подразделения, поскольку именно он несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение возложенных на подразделение функций. Ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями. В Положении эту норму целесообразно зафиксировать.

В некоторых случаях положение об отдельных структурных подразделениях предусматривает коллективную ответственность подразделения (работников этого подразделения). Например, для бухгалтерии предусматривается коллективная ответственность за неразглашение информации конфиденциального характера.

Визы. Положение согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми у данного подразделения установлены взаимоотношения (служебные связи), а также со следующими службами:

начальником юридического отдела - в части соответствия действующему законодательству;

начальником ООТиЗ и начальником отдела кадров - в части соответствия структуры требованиям штатной дисциплины;

начальником отдела охраны труда - в части соответствия требованиям охраны труда.

Проставление отметок о согласовании может производиться как внутри организации - при согласовании с различными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - при согласовании с подчиненными и неподчиненными органами (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визами.

При необходимости оформления нескольких виз и отсутствии на документе свободного места допускается прилагать к нему отдельный лист согласования.

30.03.2007 г.

Алла Маслина, экономист

Примечание 1. Локальные нормативные акты - коллективные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя (ст.1 Трудового кодекса РБ).

Примечание 2. Разработчик и издатель ЕКСД - НИИ труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, структура справочника приведена в приложении.

Примечание 3. Функцию здесь целесообразно трактовать как свернутый процесс, подлежащий дальнейшей детализации на операционном уровне.

Примечание 4. В некоторых случаях перед разделом «Основные задачи» имеет смысл добавить раздел «Руководство» с подробным изложением обязанностей, прав руководителя подразделения, определением его персональной ответственности и т.д. Однако, как правило, этот раздел входит в качестве подраздела в состав раздела «Общие положения».

Примечание 5. Данный раздел включается в Положение, если должностная инструкция на руководителя структурного подразделения не разрабатывается.

Примечание 6. Под правом понимается свобода субъекта совершать определенные действия или воздерживаться от их совершения по своей воле и по своему усмотрению при наличии конкретных условий или вне зависимости от каких-либо условий.

Предписать работникам совершать определенные действия можно путем определения их полномочий, т.е. закрепления и возможности, и обязательности совершать конкретные действия при вполне конкретных условиях.

От редакции: С 1 декабря 2007 г. в постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 32 «Об утверждении структуры и Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих» на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.10.2007 № 135 внесены изменения и дополнения.

С 1 декабря 2008 г. в постановление Министерства труда и социальной защиты РБ от 21.05.2002 № 77 «Об утверждении Квалификационного справочника «Должности служащих, занятых на воздушном транспорте» на основании постановления Министерства труда и социальной защиты РБ от 21.10.2008 № 144 внесены изменение и дополнение.

Разработка положения о структурном подразделении (общая часть)

При формировании структуры предприятия необходимо не только определить функции каждой структурной единицы, но и закрепить их в соответствующем документе.

Положение о структурном подразделении является докумен­том, определяющим:

Порядок создания подразделения;

Правовое положение подразделения в организационной струк­туре предприятия;

Задачи и функции подразделения;

Наименование структурного подразделения обозначает основное направление деятельности. Существует несколько подходов к уста­новлению наименований подразделений. Прежде всего, это наиме­нования, которые содержат указание вида подразделения и основное его функциональное направление, например «финансовый отдел», «планово-экономический отдел», «отдел организации и оплаты труда», «отдел кадров» и т. д. Наименование подразделения может быть производным от наименований должностей главных специа­листов, возглавляющих эти подразделения, например «отдел глав­ного технолога», «отдел главного механика» и т. д.

В то же время практикой выработаны емкие наименования без указания на вид подразделения, например «канцелярия», «бухгал­терия», «архив». К таковым относятся также и цехи. Будучи произ­водственным подразделением предприятия, цех может выпускать различные виды продукции. В этом случае к слову «цех» присоединя­ется наименование продукции, например «колбасный цех», или плюс ко всему - основная производственная операция, например «цех по производству фитопрепаратов», «цех по сборке кузовов автомоби­лей» и т. д.

Следует отметить, что в законодательстве нет жесткой регла­ментации наименований структурных подразделений предприятия. Одним из способов установления наименований подразделений явля­ется Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит наименования руководителей общих для всех отраслей экономики подразделений (начальников отделов, заведующих лабораториями и т. д.). Некото­рую помощь в определении наименования можно получить, обра­тившись к Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, тем более что наимено­вания должностей должны устанавливаться в строгом соответствии с этим классификатором.

В том случае, если перед структурным подразделением ставятся задачи, соответствующие задачам двух или более подразделений, то это отражается в наименовании, например «финансово-бухгалтерс­кий отдел», «финансово-экономический отдел», «отдел маркетинга и сбыта» и т. д.

В разделе «Общие положения» отражаются:

1. Место подразделения в структуре предприятия. Подразделе­ние может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупной структурной единицы. Например, отдел главного механика является самостоятельным структурным подразделением, а вот в его состав могут входить более мелкие подразделения (бюро, секторы, участки).

2. Порядок создания и ликвидации подразделения. Как правило, подразделение создается по приказу директора предприятия. Однако решение о создании подразделения может приниматься и учредите­лями. В первом случае распорядительным документом является при­каз, во втором это может быть протокол собрания учредителей или решение.

3. Подчиненность подразделения. В зависимости от того, насколь­ко самостоятельно подразделение, определяется его подчиненность.

Как правило, технические подразделения подчиняются техни­ческому директору (главному инженеру); производственные - замес­тителю директора по производственным вопросам; финансовые, планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделе­ния - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком «раскладе» непосредственно директору предприятия подчиняется канцелярия или отдел документационного управления, отдел кадров. Если же у директора предприятия нет заместителей, на которых воз­лагается обязанность управления отдельными группами подразделе­ний, то ему подчиняются все основные структурные единицы.

Если подразделение (участок, сектор) входит в состав более крупного подразделения (отдела), то оно подчиняется руководи­телю этого подразделения (начальнику отдела, главному механику и др.).4. Руководство подразделением. Руководству может быть посвящен только один пункт, например «финансовый отдел возглавляет начальник». 5.Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности. В за­висимости от того, какие функции выполняет подразделение, опре­деляется и перечень документов. Например, для главной бухгалтерии специальным и первоочередным документом является Федеральный
закон «О бухгалтерском учете », а для отдела по защите информации - Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Подразделение предприятия также должно руководс­твоваться внутренними документами (уставом предприятия, поло­жением о подразделении). В том случае, если трудовые отношения на предприятии регулируются Положением о персонале, этот документ также указывается в перечне.

6. Иное. В положениях о структурных подразделениях может приводиться перечень основных понятий и определений. Это харак­терно для подразделений, выполняющих специфические функции. Гак, в положение об отделе по защите информации следует вклю­чить пояснения основных терминов «утечка информации», «объект информации», «противодействие» и т. д. Такая расшифровка осо­бенно необходима в тех случаях, когда в состав подразделения входят специалисты, выполняющие работы , не связанные с основными его задачами (например, экономист в отделе по защите информации).

В разделе «Структура и штатная численность» необходимо отобразить структуру подразделения, указать порядок ее формиро­вания и утверждения. Первоначальное предложение о дроблении подразделения на более мелкие функциональные единицы, как пра­вило, следует от руководителя подразделения. Оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, отделом кадров и представля­ется должностному лицу, которому подчиняется отдел, либо напря­мую директору предприятия для утверждения.

В процессе деятельности подразделения структура может пере­сматриваться и соответственно изменяться вплоть до полного упраз­днения. Порядок утверждения штатной численности подразделения практически тот же. Между тем штатная численность подразделения может утверждаться тем же приказом (решением), что и само подраз­деление, и оформляться в виде приложения к положению.

Структуру подразделения можно отразить различными спосо­бами. Прежде всего, это текстовой способ. Так, пункт о структуре отдела главного механика на предприятии, производящем ветери­нарные препараты, может быть следующим:

«В состав отдела главного механика входят следующие подразде­ления: ремонтно-механический участок, участок по обслуживанию и ремонту холодильных установок, участок по ремонту и обслужива­нию санитарно-технических систем».

Структуру можно также представить в виде схемы, в которой отражены структурные единицы подразделения, и по возможности взаимосвязи между ними.

Не всегда структурное подразделение подвергается дроблению. В этом случае в разделе «Структура и штатная численность» указы­ваются либо группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо отдельные специалисты. При выполнении конкретных функций, группам могут присваиваться определенные наименования (например, группа финансового анализа в составе финансового отдела). Возглавляется группа, как правило, ведущим специалистом или специалистом более высокой категории по долж­ностному наименованию в данной группе.

В этом же разделе следует отразить порядок утверждения поло­жений о структурных единицах подразделения, распределения обязанностей между работниками подразделения, утверждения должностных (функциональных) инструкций работников и т. д.

В разделе «Задачи» перечисляются основные проблемы, решае­мые подразделением и определяющие направление его деятельности. Действующий в настоящее время Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих не содержит указание на то, что его нормы могут использоваться при составлении положений о структурных подразделениях. Действовав­шими ранее тарифно-квалификационными характеристиками (ТКХ) по должностям работников различных отраслей экономики предус­матривалось, что ТКХ служат основой при составлении положений о структурных подразделениях, определяющих роль и место подразде­лений на предприятиях, в организациях и учреждениях.

Если в состав подразделения входят структурные единицы, отве­чающие за отдельные направления, то задачи регламентируются под­робно для того, чтобы затем в соответствии с каждой из выделенных задач можно было определить функции каждой такой единицы.

В разделе «Функции» перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Его содержание может в полной мере основываться на разделе «Должностные обязанности» квалифика­ционной характеристики руководителя структурного подразделения. Еще раз напомним, что положение о структурном подразделении является своего рода должностной инструкцией руководителя подраз­деления, а соответственно использование квалификационной харак­теристики только поможет определить функции отдела в целом.

В то же время именно в этом разделе положения должна отра­жаться специфика предприятия. Поэтому наряду с общими функци­ями необходимо подробно определить специальные, обусловленные деятельностью предприятия.

Раздел «Функции» может создаваться не только как «генераль­ная определяющая» деятельности предприятия, но и как управлен­ческий инструмент. В ряде положений о структурных подразделениях следит подробно расписать и каждую функцию и способы ее реализации, при этом не забыть об очередности выполнения каждой фун­кции.

В разделе «Права» приводится перечень прав подразделения.

Среди общих прав подразделения следующие:

1. Давать структурным подразделениям и отдельным специалис­там указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

2. Требовать и получать от других структурных подразделений предприятия необходимые документы и материалы (информацию) по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

3. Вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию под­разделения, а также по другим вопросам, не требующим согласова­ния с руководителем предприятия.

4. Представительствовать от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции подразделения, во взаимоотношениях государственными и муниципальными организациями, а также дру­гими предприятиями, организациями, учреждениями.

5. Проводить и участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

6. В необходимых случаях, при решении вопросов, связанных с поручением руководства предприятия, привлекать в установленном порядке к совместной работе сотрудников других подразделений предприятия.

Специальные права подразделения зависят от его функций и задач. Заметим, что специальные права по сути своей представляют собой обязанности. Между тем, довольно часто возникают слож­ности в тех случаях, когда, скажем, одно подразделение совершает определенные служебные действия по отношению к другому. Очень редко можно услышать «это не в компетенции финансового отдела», зато гораздо чаще звучит «финансовый отдел не имеет права».

Для того чтобы избежать таких ситуаций, разработчики положе­ний о структурных подразделениях вводят в числе специальных прав функциональные обязанности.

Так, например, финансовый отдел имеет право не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые про­тиворечат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения директора пред­приятия и начальника юридического отдела. Однако это не столько право, сколько обязанность. Но фиксация данного действия как права является одним из способов избежать конфликта между финансовым отделом и другими подразделениями предприятия. С другой стороны, право не всегда реализуют (на то оно и право), а это в свою очередь может привести к тому, что отдел охраны окружающей среды может проверить производственное подразделение, а может и не проверить, отдел контроля качества может реализовать свое право прекратить приемку продукции ненадлежащего качества, а может и не реализо­вать. Целью, прежде всего, является устранение возможности воз­никновения конфликтов внутри коллектива предприятия. Поэтому большинство специальных прав подразделений необходимо рассмат­ривать как функциональные обязанности.

В разделе «Права» можно отразить и такой вопрос, как согласо­вание с подразделением отдельных документов. Например, в Поло­жении о планово-экономическом отделе:

«Проекты приказов, положений, инструкций и других докумен­тов, затрагивающих вопросы экономической работы, структурных единиц подразделения и штатов подлежат обязательному согласова­нию с планово-экономическим отделом».

Определение служебных связей или схем взаимодействия струк­турных подразделений достаточно трудоемкое дело на только что образованном предприятии. Со временем связи «шлифуются» и в положения о структурных подразделениях вносятся соответствую­щие изменения и дополнения.

Конечно, можно ограничиться фразой «Подразделение взаимо­действует с другими подразделениями предприятия». Но когда начнут формироваться взаимоотношения, окажется, что неизвестно в каком направлении взаимодействуют подразделения, как часто, на каком уровне (на уровне руководителей или на общем уровне). Поэтому и отнестись к данному разделу следует с пристальным вниманием. Как правило, взаимодействие между подразделениями может выражаться в следующем:

1. В совершении совместных действий. Например, коллегиальная разработка проектов документов, проведение научно-исследователь­ских работ . Для этого из каждого подразделения выделяются работ­ники и они совместно выполняют определенные работы.

2. В совершении согласованных действий. Например, проект документа разрабатывается одним структурным подразделением и передается в другие структурные подразделения для согласования.

3.В совершении встречных действий. Например, одно подразделение (хозяйственный отдел) представляет другому подразделению (канцелярии) в распоряжение и пользование материальные ценности (канцелярские принадлежности). Встречным действием канцелярии будет представление в хозяйственный отдел отчета об использова­нии материальных ценностей.

4. В совершении действий, обусловленных функциональными особенностями подразделений. Например: предоставление финансовому отделу отчетов о расходовании средств, выделенных на содер­жание подразделения; планово-экономическому отделу - сведений, необходимых для составления производственных планов; главной бухгалтерии - документов и материалов, необходимых для учета; получение от канцелярии указаний о требованиях к оформлению документов, от отдела маркетинга - документов и материалов для участия в выставках, ярмарках.

Если в разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» отразить вопросы «получения» и «предоставления», то вопросы «совместной разработки (работы, проведения)» можно оформить в виде отде­льных решений руководителей структурных подразделений.

С целью исключения дублирования и «параллелизма» функций положение о структурном подразделении, в котором выполнение отдельных функций связано с другими подразделениями, должно визироваться руководителями соответствующих структурных под­разделений. Причем не просто визироваться в ознакомительном порядке, а с полной и детальной выверкой текстов положений. Этим достигается главная цель управления предприятием - четкая регла­ментация функций каждого подразделения.

В том случае, если разрабатывается положение о структурной единице подразделения, порядок определения взаимоотношений более сложный. Обусловлено это тем, что руководитель отдела дол­жен знать, что «творится» на участках, входящих в отдел. Определить взаимоотношения внутри подразделения между линейными едини­цами легче, чем предусмотреть схему взаимодействия сектора бюд­жетирования в составе финансового отдела с коммерческим отделом. Такого рода взаимодействия определяются в положении о секторе бюджетирования, и там же отражается порядок согласования «вне­шних» действий с руководителем финансового отдела.

Наряду с информационными и документационными потоками в этом разделе можно отразить периодичность и сроки представления информации, документов, материальных ценностей, порядок разре­шения разногласий, возникающих между подразделениями. При разработке раздела «Ответственность» следует помнить о том, что ответственность руководителя структурного подразделе­ния определяется положением о подразделении. В первую очередь руководитель несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом своих функций.

На него также возлагается персональная ответственность за:

Соответствие законодательству издаваемых подразделением и подписываемых руководителем инструкций, указаний и других пра­вовых актов;

Организацию в подразделении оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилам и инструкциями, а также использование информации сотрудниками подразделения строго в служебных целях;

Своевременность и качество исполнения документов и поруче­ний руководства предприятия;

Создание условий для производственной деятельности сотруд­ников подразделения;

Обеспечение сохранности имущества, находящегося в подразде­лении и соблюдение правил пожарной безопасности ;

Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производствен­ной дисциплины.

Не всегда следует разделять ответственность отдела и ответствен­ность руководителя. Для положений об отдельных подразделениях следует предусмотреть и коллективную ответственность. Так, целе­сообразно ввести коллективную ответственность отдела по защите информации за сохранность сведений, составляющих государствен­ную или коммерческую тайну как своего предприятия, так и конт­рагентов предприятия, за обеспечение прикрытия информации, имеющей конфиденциальный характер.

Для большинства подразделений предприятия в Положении сле­дует зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.

Рекомендуется предусмотреть графу ознакомления работников подразделения с положением, или графу о доведении положения до работников подразделения. Например: «Настоящее Положение дове­дено до (Ф. И.О. сотрудников отдела; дата)».

Текст положения о структурном подразделении может не разде­ляться на отдельные блоки (разделы, статьи). Однако в нем должны быть определены порядок образования подразделения, его правовое положение, задачи и функции, права и обязанности, взаимоотноше­ния с другими подразделениями, ответственность.

Индивидуальная часть (в зависимости от задания) «УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Финансового директора

1. Общие положения

1.1. Финансовый директор непосредственно подчиняется Гене­ральному директору.

1.2. Финансовый директор принимается на работу и освобожда­ется от занимаемой должности приказом Генерального директора.

1.3. На должность Финансового директора принимается лицо, име­ющее высшее профессиональное образование и опыт работы на соот­ветствующей должности или главным бухгалтером не менее 5 лет.

1.4. В своей работе Финансовый директор руководствуется зако­нодательством РФ и другими нормативными актами РФ и г. Москвы, регламентирующими финансово-экономическую и производственно-хозяйственную деятельность компании, нормативными и методичес­кими документами по вопросам организации бухгалтерского учета и управления финансами, Уставом, организационно-распоряди­тельной и нормативной документацией, а также настоящей инструкцией.

2. Основные задачи

2.1. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности компании.

2.2. Представление интересов компании во внешних организациях.

2.3. Бизнес-планирование и бюджетирование деятельности ком­пании и входящих в нее организаций.

4.9. Контроль за ликвидностью организаций, входящих в компа­нию, соблюдением сроков платежей по внутренним договорам ком­пании.

5. Взаимодействие

5.1. Главный бухгалтер получает:

5.1.1. От генерального директора:

Распоряжения о формировании и реализации стратегии разви­тия организации, налоговой политики;

Распоряжения о проведении платежей.

5.1.2. От руководителей подразделений:

Подписанные генеральным директором договоры с контраген­тами компании;

План платежей по договорам компании;

План налоговых платежей.

5.2.2. Руководителям подразделений:

Регулярную информацию об обязательствах по договорам с контрагентами компании;

Требования к содержанию и срокам предоставления отчетной документации о выполненных работах и полученных материалах

6. Ответственность

Главный бухгалтер несет ответственность за:

6.1. Качественное и своевременное осуществление задач и функ­ций, предусмотренных настоящей инструкцией.

6.3. За передачу посторонним лицам документов и сведений, наносящих ущерб интересам компании.

Ознакомлен:

«УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Бухгалтера

1. Общие положения

1.1. Бухгалтер подчиняется Главному бухгалтеру.

1.2. Бухгалтер принимается на работу и освобождается от зани­маемой должности (по согласованию с Главным бухгалтером) при­казом Генерального директора.

1.3. На должность Бухгалтера принимается лицо, имеющее сред­нее профессиональное или незаконченное высшее профессиональное образование и опыт работы на соответствующей должности не менее I года.

1.4. В своей работе Бухгалтер руководствуется законодательством РФ и другими нормативными актами РФ и г. Москвы в области бухгалтерского учета и налогообложения, Уставом, организационно-распорядительной и нормативной документацией -11рибор», а также настоящей инструкцией.

2. Основные задачи

2.1. Формирование, ведение и хранение баз данных бухгалтерс­кой информации.

2.2. Своевременное обеспечение Главного бухгалтера аналити­ческой информацией для подготовки отчетности.

2.3. Предоставление отчетности в налоговые и другие государственные органы.

2.4. Участие в проведении сверок с контрагентами компании.

3 . Права Бухгалтер имеет право:

3.1. Требовать от руководителей компании создания условий для обеспечения безопасности и эффективной работы.

3.2. Требовать от работников подразделений компании соблю­дения установленных правил и сроков оформления первичных учет­ных документов.

4. Обязанности

4.1. Прием первичной документации по соответствующим участ­кам бухгалтерского учета и подготовка их к обработке.

4.2. Подготовка платежных документов по соответствующим участкам бухгалтерского учета.

4.3. Мониторинг законодательства РФ и г. Москвы в области бух­галтерского учета и налогообложения, регулярное повышения ква­лификации.

4.4. Внедрение передового опыта организации бухгалтерского учета, использования современных средств вычислительной тех­ники.

4.5. Подготовка бухгалтерских справок по запросам руководите­лей подразделений.

5. Ответственность

Бухгалтер несет ответственность за:

5.1. Качественное и своевременное осуществление задач и функ­ций, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.2. Соблюдение трудового законодательства, действующих нор­мативных актов РФ, приказов, распоряжений, инструкций, положе­ний и других нормативных документов компании.

5.3. За передачу посторонним лицам документов и сведений, наносящих ущерб интересам компании.

5.4. Выполнение требований безопасности деятельности компа­нии.

Мера дисциплинарной ответственности определяется Генераль­ным директором.

Ознакомлен:

«УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Начальника АХО

1. Общие положения

1.1. Начальник АХО непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.2. Начальник АХО принимается на работу и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора.

1.3. На должность Начальника АХО принимается лицо, имеющее среднее профессиональное или незаконченное высшее образование и опыт работы на административных должностях или в секретариате не менее 1 года.

1.4. В своей работе Начальник АХО руководствуется действу­ющими нормативными и методическими материалами в области организации производства, труда и управления, Уставом, органи­зационно-распорядительной и нормативной документацией, а также настоящей инструкцией.

2. Основные задачи

2.1. Обеспечение условий для выполнения подразделениями ком­пании своих должностных обязанностей.

2.2. Руководство административным персоналом.

3. Права

Начальник АХО имеет право:

3.1. Требовать от подразделений компании бережного отноше­ния к имуществу компании, соблюдения лимитов, установленных соответствующими расходными статьями бюджета компании.

4. Обязанности

4.1. Организация условий для работы и отдыха сотрудников в течение рабочего дня:

Обеспечение рабочих мест необходимым оборудованием, инвентарем, расходными материалами;

Контроль за исправной работой оргтехники, взаимодействие с соответствующими службами технической поддержки и эксплуата­ции;

Участие совместно с финансовой службой в ведении учета име­ющегося имущества, контроль за обеспечением его сохранности, восстановления и пополнения.

5. Взаимодействие

5.1. Начальник АХО получает:

5.1.1. От руководителей подразделений компании:

Ежемесячные заявки на обеспечение канцелярскими прина­длежностями, расходными материалами;

5.1.2. От бухгалтерии - платежные документы по оплате счетов; требования к содержанию и срокам предоставления отчетной доку­ментации о полученных материалах.

5.2. Начальник АХО передает:

5.2.1.Руководителям подразделений компании - лимиты расход­ных статей бюджета компании по обеспечению канцелярскими при­надлежностями, расходными материалами.

5.2.2.В бухгалтерию - счета для оплаты поставок материалов, накладные, счета-фактуры.

5.2.3.Техническому персоналу - приказы и распоряжения Гене­рального директора и руководителей подразделений компании, касающиеся правил внутреннего распорядка, укрепления трудовой дисциплины, контроля за санитарно-техническим состоянием слу­жебных кабинетов, производственных и хозяйственно-бытовых помещений в подразделениях компании.

2. Ответственность

Начальник АХО несет ответственность за:

6.2. Соблюдение трудового законодательства, действующих нор­мативных актов РФ, приказов, распоряжений, инструкций, положе­ний и других нормативных документов компании.

6.4. Выполнение требований безопасности деятельности компа­нии.

Мера дисциплинарной ответственности определяется Генераль­ным директором.

Ознакомлен:

«УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор

Должностная инструкция

Секретаря

1. Общие положения

1.1. Секретарь непосредственно подчиняется Генеральному
директору.

1.2. Секретарь принимается на работу и освобождается от зани­маемой должности приказом Генерального директора.

1.3. На должность Секретаря принимается лицо, имеющее сред­нее профессиональное или незаконченное высшее образование и oiii. it работы на административных должностях или в секретариате не менее 1 года.

1.4. В своей работе Секретарь руководствуется действующими нормативными и методическими материалами в области организа­ции производства, труда и управления, Единой государственной сис­темой делопроизводства, стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной схемой структуры компании, регламентом документооборота ком­пании, Уставом, организационно-распорядительной и нормативной документацией 000 «СервисБытПрибор», а также настоящей инс­трукцией.

2. Основные задачи

2.1. Организационно-техническое обеспечение работы Генераль­ного директора.

2.2. Методическая помощь подразделениям компании во взаимо­действии с внешними организациями, в правильном формировании и оформлении дел.

2.3. Обеспечение условий для выполнения подразделениями ком­пании своих должностных обязанностей.

2.4. Организация и контроль за исполнением регламента доку­ментооборота в компании.

3. Права Секретарь имеет право:

3.1. Требовать от подразделений компании правильности офор­мления технических документов и своевременной сдачи материалов в архив.

3.2. Требовать от подразделений компании соблюдения регла­мента документооборота в компании.

3.3. Участвовать в проведении экспертной оценки и отбора мате­
риалов, не подлежащих хранению.

4. Обязанности

4.1. Организация рабочего графика Генерального директора, подготовка и обслуживание деловых визитов, переговоров, совеща­ний, приема посетителей по распоряжениям Генерального дирек­тора.

4.2. Организация взаимодействия компании с внешними органи­зациями, прием и отправка информации для соответствующих под­разделений компании, организация приема посетителей.

4.4.Организация работы по своевременной обработке поступа­ющей и отправляемой корреспонденции, регистрации, учету, хране­нию и передаче документов текущего делопроизводства, созданию справочного аппарата для быстрого и удобного поиска докумен­тов.

4.5. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов до передачи их в архив

4.6. Составление номенклатуры дел, каталогов, картотек и дру­гого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и изучение материалов, хранящихся в архиве.

4.7. Подбор и выдача подразделениям компании документов, подготовка необходимых справок по данным, имеющимся в матери­алах архива.

4.8. Осуществление контроля за состоянием документов, их сохранностью, своевременным восстановлением и заменой.

5. Взаимодействие

5.1. Секретарь получает:

5.1.1.От Генерального директора - распоряжения по организа­ции текущего рабочего графика.

5.1.2.От руководителей подразделений компании:

Документы для передачи во внешние организации и подготов­ленные к оформлению для хранения в архиве документы.

5.2. Секретарь передает:

5.2.1.Генеральному директору - документы и информацию, тре­бующую принятия решения на уровне руководства компании;

5.2.2.Руководителям подразделений компании - документы и информацию, требующую принятия решения на уровне подразделе­ний;

6. Ответственность Секретарь несет ответственность за:

6.1. Качественное и своевременное осуществление задач, предус­мотренных настоящей инструкцией.

6.2. Соблюдение трудового законодательства, действующих нор­мативных актов РФ, приказов, распоряжений, инструкций, положе­ний и других нормативных документов компании.

6.3. Несанкционированную передачу посторонним лицам доку­ментов и сведений, наносящих ущерб интересам компании.

6.4. Выполнение требований безопасности деятельности компа­нии.

Мера дисциплинарной ответственности определяется Генераль­ным директором.