Письмо о необходимости сверки взаимных расчетов. Сроки для представления. Ситуация на данный момент

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.

Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность - к финансовым обязательствам.

Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.

При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами.

Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами

Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не "задвоены".

Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.

Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.

Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.

Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.

За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами

При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.

Порядок осуществления сверки расчетов с контрагентами

Организация, которая является инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта.

После этого первая организации выявляет по своим данным сумму задолженности и сообщает об этом второй организации.

Если вторая организация согласна с величиной задолженности, то первая организация оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую фирму.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить следующим образом:

1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.
2. Бухгалтер второй компании вносит свои данные, и таким образом выявляются расхождения.
3. Сторона, у которой выявлены ошибочные данные в учете, вносит необходимые изменения в учете.
4. После этого, первая организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Форма акта сверки взаиморасчетов

В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа.

Поэтому, форму акта сверки взаиморасчетов организация разрабатывает самостоятельно.

При этом форму следует утвердить как приложение к учетной политике.

Отметим, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как не влияет на финансовое состояние сторон.

Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", не обязательно.

• наименование документа - акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);
• реквизиты договора, заключенного между сторонами;
• дату и место составления документа;
• номер документа;
• период, за который проводилась сверка;
• сумму задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;
• суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);
• даты совершения хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);
• реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные) Такими документами являются накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.;
• сумму задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;
• наличие расхождений в учетных данных сторон;
• подписи и печати сторон.

В левой части таблицы отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации - составителя документа.

Она включает в себя четыре столбца.

В первом столбце указывается порядковый номер записи, во втором столбце - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом столбцах- ее денежное выражение по дебету или кредиту.

Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.

Таким образом, в акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период.

После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется итоговая сумма задолженности (конечное сальдо) на определенную дату.

Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.

Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.

Акт сверки может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Акт сверки взаимных расчетов не является обязательным документам, впрочем, как и сверка не является обязательной процедурой. Проводится она по инициативе сторон. Данный документ не принадлежит к , поэтому законодательно его форма не регламентируется.

Сверка расчетов и составление соответствующего акта проводится для того, чтобы определить, имеется ли задолженность одного контрагента перед другим и какова ее сумма. Период проведения сверки определяется в произвольном порядке, обычно – с момента, когда проводилась последняя сверка.

Стороны сделки имеют право отказаться от проведения сверки и повлиять на это решение не сможет даже судебная инстанция, поскольку нет соответствующих законодательных норм, которые бы позволяли это сделать. Чтобы избежать конфликтной ситуации в этом случае, руководству компании, которая заинтересована в подобной процедуре, следует прописать соответствующий пункт в типовом договоре.

Что это такое

Акт сверки взаимных расчетов – документ, отражающий состояние расчетов за конкретный промежуток времени между контрагентами. Закон не обязует составлять данную бумагу, однако опыт показывает, что делать это лучше регулярно. Сверка избавит от возможных ошибок в налоговом и бухгалтерском учете.

При помощи данного документа можно проверить, правильно ли отражены все хозяйственные операции при ведении бухучета с конкретным контрагентом, и не пропущены ли какие-то платежи или отгрузки. Кроме этого акт позволяет обнаружить «задвоеное» выполнение обязательств. Эта бумага может использоваться как доказательство в суде, которое подтвердит наличие невыполненных обязательств.

Еще одна функция акта сверки – по истечении термина исковой давности он служит основанием для списания имеющейся задолженности. Отсчет этого срока начинается с того момента, как подписан акт.

Составление данного документа будет обязательным, когда речь идет про взаимозачет между сторонами сделки. Это актуально в том случае, когда компании заключили два и более договоров, по которым имеются обоюдные задолженности. В такой ситуации проще подписать соглашение про взаимозачет задолженностей по таким контрактам. Для уточнения суммы долгов и необходимо составить акт сверки.

Существуют определенные правила ведения бухучета в организации. Согласно ним, перед тем, как составлять годовой отчет, бухгалтера должны провести инвентаризацию имущества и обязательств. Самым удобным и быстрым способов инвентаризировать расчеты с контрагентами является оформление актов сверок.

Особенности подготовки бумаг

Где бесплатно скачать word образец

Акт сверки не имеет разработанного государством и законодательно утвержденного образца. Исходя из этого организации самостоятельно разрабатывают удобный для себя бланк или используют образец, который с легкостью можно найти на специализированных сайтах в Интернете.

Документ имеет форму реестра. Бланк можно найти онлайн в формате word и excel. Большинство сайтов позволяют его скачать бесплатно.

Форма акта включает данные по операциям с определенным контрагентом за конкретный отрезок времени. Такие данные вносятся в акт в виде таблицы, которая имеет два обязательных столбца: дебет и кредит.

Пример правильного оформления онлайн

Независимо от того, составляет бухгалтер форму акта сверки самостоятельно или использует уже готовую, которую скачал из Интернета, ему следует иметь представление про информацию, которая должна содержаться в документе.

В бумаге нужно указать:

• исходящий регистрационный номер документа;
• дату, когда бумага была подписана;
• временной отрезок, за который проводится сверка;
• названия контрагентов;
• должность и фамилию особы, которая подписывает акт;
• вставить таблицу с дебетом и кредитом, данные про поставки, осуществленные расчеты и задолженность;
• сальдо на начало и конец периода сверки;
• информацию про общий оборот;
• добавить пустую таблицу, в которую контрагент может внести свои данные в случае, если имеют место расхождения в расчетах.

Акт сверки, который подписан представителями обеих организаций, является подтверждением того, что стороны согласны с изложенной в нем информацией и засвидетельствовали наличие между ними взаимоотношений определенного характера, а именно наличие долговых обязательств, которые возникли в результате отсутствия полного расчета.

Требования к заполнению документов

В 2019 году при ведении бухгалтерского учета зачастую используются специальные программные продукты. Учитывая это, не составляет большого труда выполнение различных задач, в том числе заполнение акта сверки расчетов. В связи с тем, что информация, которая необходима для составления акта, хранится в системе бухгалтерского учета, за сверку отвечает именно бухгалтерия.

Акт направляется контрагенту в двух экземплярах. Если вторая сторона не имеет возражений и согласна с данными, зафиксированными в документе, подписывается документ, полученный от партнера. Если же имеют место расхождения, в таблицу вносятся уточненные данные, которые и отправляются в качестве ответа.

Если бухгалтер, который проводит сверку, получил обратно акт с разногласиями, он должен осуществить анализ причин расхождений. Например, возможна ситуация, когда в банк было направлено , деньги были списаны со счета плательщика, но на счет получателя они так и не дошли. В такой ситуации нужно разбираться с банком и выдвигать соответствующие претензии.

Однако, разногласия между сторонами могут быть более серьезными, например, заказчик отрицает тот факт, что ему были оказаны определенные услуги.

В этом случае согласно имеющимся нормативным документам по бухучету экономический субъект имеет право отображать расчеты, исходя из своей позиции. Изменения в бухгалтерский учет могут быть внесены, если будет соответствующее решение суда, который установит истину, сделав развёрнутый анализ материалов дела.

Как его написать в 1С

Акт сверки может быть заполнен в программе 1С: Бухгалтерия. Для этого поставщику следует войти в меню «Продажа», а покупателю «Покупка».

Как правильно оформить акт:

1. Открыть раздел, имеющий название Расчеты с контрагентами.
2. Добавить новый документ – акт сверки, с этой целью нужно нажать кнопку Создать.
3. В открывшемся документе указать:
   • название контрагента, с которым проводится сверка;
   • какая валюта использовалась для расчетов;
   • реквизиты контракта про продажу или покупку.
4. Если говорить о программе 8.2, то она содержит несколько закладок:
   • в первую вводятся данные о своей компании (если имеет место задолженность перед собственной организацией, то она должна быть внесена в колонку Дебет, а если само предприятие является должников – в Кредит);
   • вторая закладка – информация про организацию-партнера;
   • третья- расчетные счета, тут выбираются счета, которые нужно проверить;
   • четвертая графа содержит информацию про должностных лиц, которые подписывают акт сверки (тут же настраиваются параметры печати).
5. Документ не требует проводок. Он должен быть сохранен, а после этого распечатан.
6. Когда сверка окончена и акты подписаны обеими сторонами, на бумаге можно сделать отметку, что сверка прошла согласование. Это означает, что данные, которые внесены в документ не подлежат изменению.

Кто может подписывать бланк

При подготовке акта сверки часто возникает вопрос, кто подписывает данный документ. Эта проблема является очень актуальной, поскольку при подписании бумаги особой, не имеющей подобных полномочий, ее очень легко оспорить в суде и исключить из материалов дела.

Таким образом, документ обязательно должен быть подписан уполномоченным лицом, это может быть:

• индивидуальный предприниматель;
• руководитель компании, который действует на основании Статута: президент или директор;
• иной сотрудник, при условии, что он действует на основании доверенности, подготовленной должным образом.

Зачастую на документе должна также стоять подпись главного бухгалтера, это связано с тем, что он имеет право второй подписи, когда речь идет про документы финансового характера.

На бумаге может стоять подпись исключительно бухгалтера, если речь идет про осуществление внутреннего контроля полноты проведенных расчетов. При возникновении же спора такой документ не будет иметь должной юридической силы.

Нужно отметить, что статья 53 Российского Гражданского кодекса определяет, что бухгалтер не является лицом, которое может действовать от лица организации без соответствующей доверенности. Кроме подписей уполномоченных особ под документом должна стоять печать организации.

Форма акта сверки взаимных расчетов как доказательство в суде

С одной стороны, составление акта сверки может быть очень полезно в случае судебного разбирательства, которое касается выполнения условий сторонами договорных отношений. Однако отечественная судебная практика говорит о том, что отношение к подобному документу неоднозначно. Многие судьи воспринимают его лишь как косвенное доказательство того, что одна сторона признает наличие у нее долга перед второй стороной.

Распространенной также является ситуация, когда ответчик высказывает возражение против законности подписания акта сверки, который предоставлен в качестве доказательств в суде.

Чаще всего приводится тот аргумент, что документ был подписан особой, которая не имеет соответствующих полномочий. А это означает, что требования истца незаконны, поскольку организация-ответчик не признала своего долга перед ним.

Все чаще для отклонения требований истца суды принимают аргумент отвечающей стороны о том, что акт сверки, не являясь первичным документом, не может выступать в качестве признания долга, а также документа для продления срока исковой давности.

Если ответчик пытается выкрутиться за счет того аргумента, что акт подписан бухгалтером, который не имел соответствующих полномочий для его подписания, заявитель может предпринять такие шаги:

• найти и предоставить другие подтверждающие документы: акты приемки, накладные и т.д.;
• попросить ответчика предоставить должностную инструкцию бухгалтера, чтобы ознакомиться с кругом его обязанностей и полномочий;
• чтобы обезопасить себя в будущем, следует пересмотреть стандартный договор с контрагентами и прописать в нем порядок обмена актами сверки;
• представить в качестве аргумента положительную судебную практику по подобному вопросу.

Сопроводительное письмо при заполнении

Сопроводительное письмо является обязательным документом, который прикладывается к акту сверки. Выполняется оно в виде отдельного печатного документа. Наличие образца такого документа значительно облегчит жизнь бухгалтера, особенно в период квартальных или годовых отчетов.

Найдя пример подобного документа в Интернете, можно с легкостью подогнать его под себя, внеся незначительные коррективы, которые сделают его более удобным для заполнения.

У молодых специалистов может возникнуть вопрос, зачем нужно заполнять подобный документ. Все объясняется просто: существуют определенные правила деловой этики, которые в том числе касаются формы обращения и стиля переписки.

Документы, которые отправляются контрагентам, не могут быть просто запакованы и отправлены по адресу партнерам. Направление бумаг предполагает необходимость выполнения некоторых формальностей, одной из них является подготовка сопроводительного письма.

Образец письма выглядит следующим образом:

Кому: должность, название организации, ФИО, адрес

От кого: должность, название организации, ФИО, адрес

Сопроводительное письмо

Для сверки проведенных расчетов между нашими организациями за (название услуг/товаров), которые были произведены (период), направляем подготовленный акт сверки.

Прошу предоставить один вариант акта с подписями уполномоченных лиц вашей организации в срок до _____.

Приложение:

Акт сверки расчетов за (название услуг/товаров)

Должность уполномоченной особы ________

Дата и подпись ___________

Разногласия при составлении

Между организациями могут возникать определенные разногласия в ходе подписания и использования актов сверки.

В чем они состоят и как их можно избежать:

• Некоторые контрагенты отказываются подписывать акт сверки. Нужно сразу отметить, что они имеют на это полное право, поскольку закон не предусматривает того, чтобы данная процедура проводилась в обязательном порядке. Кроме этого не закреплены какие-то сроки и порядок проведения сверки. Учитывая это, можно руководствоваться имеющейся по данной теме судебной практикой. Суд не имеет права влиять на ответчика и требовать, чтобы он предоставил подписанный акт. Чтобы обезопасить себя, руководство компании должно сразу включить пункт о подписании акта сверки в свой типовой договор с контрагентами. Именно это станет рычагом, который позволит требовать от них выполнения взятого на себя обязательства.
• В ситуациях, когда организации имеют взаимные невыполненные обязательства, проблема может заключаться в том, что одна из сторон посчитает, что имеющиеся долги перекрывают друг друга, вторая же компания будет продолжать настаивать на выполнении условий договора и проведении сверки. Чтобы не допустить недопонимания, лучше сразу направить партнеру объяснительную записку, в которой изложить выгоду, получаемую каждой из сторон в связи с взаимозачетом невыполненных обязательств.
• Многие бережно хранят акт сверки, не обращая внимание на то, что в первичных бухгалтерских документах давно пора навести порядок, поскольку найти в них что-то порой не представляется возможным. Это является большой ошибкой, поскольку сам акт не представляет никакой ценности и не может служить в качестве доказательств в суде.
• При подписании акта сверки важно проконтролировать, чтобы со стороны контрагента его подписало лицо, имеющее соответствующие полномочия. В противном случае документ нельзя будет использовать в суде в качестве доказательств признания долговых обязательств ответчиком. И, конечно, важно следить за тем, чтобы не вышел срок исковой давности при предъявлении требований. Он составляет 3 года с момента подписания акта.

Образец сопроводительного письма к акту сверки, который можно скачать ниже, является значительным подспорьем в налаживании взаимопонимания между контрагентами. Нет нужды придумывать собственные формулировки. Наличие готового варианта экономит время и силы.

ФАЙЛЫ 2 файла

Документ можно назвать скорее сопроводительной запиской. Он является приложением к акту сверки и служит для прояснения ряда важных нюансов.

Унифицированной формы для подобных бумаг просто нет, так как для каждой организации необходимо будет выяснить собственные нюансы взаимодействия. Более того, при регулярном обмене актами сверки взаиморасчетов и налаженном механизме этого процесса необходимость в сопроводительных письмах может попросту отпасть.

Требования к оформлению

Во всех деловых письмах стоит придерживаться правил, отраженных в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года. Именно в этих стандартах наиболее полно описано, что должно содержаться в деловой переписке, а чего необходимо избегать. Например:

• Шрифт, его стиль и размер. Рекомендуется к использованию Тimes New Roman или как альтернатива Times DL. Размер шрифта может варьироваться в диапазоне от 12 до 14. Межстрочный интервал – 1-2.
• Состав реквизитов документа. Всего ГОСТ содержит 30 таких пунктов, рекомендованных для применения в официальных письмах.
• Требования к размещению реквизитов на бумаге. Каждая информационная частица в письмах имеет свое место.
• Должность лица получателя указывают в дательном падеже.
• Письмо не должно иметь более четырех разных адресатов.
• Пункты либо разделы документа нумеруют только арабскими цифрами.
• Текст должен быть изложен от первого лица множественного числа и т.д.

Для иллюстрации требований ГОСТ содержит ряд приложений в виде примеров бланков, в которых соблюдаются все изложенные в документе пункты.

Отправитель

Так как непосредственно акт сверки формируется в бухгалтерии организации, то и сопроводительное письмо к нему может составляться там же, бухгалтером. Помимо этого работника, составление сопроводительных писем в компании может быть возложено на секретаря, делопроизводителя или другого ответственного сотрудника.

Важно, чтобы работник понимал все тонкости взаимоотношения с конкретным деловым партнером и придерживался существующих правил деловой этики. Ведь несколькими неуместными фразами в сопроводительном письме можно испортить имидж организации в глазах сотрудников тех компаний, с которыми только налаживается взаимодействие.

Исправления

Если сопроводительное письмо к акту сверки уже распечатано и подписано, но в последний момент была замечена ошибка, то не возбраняется ее исправление. Корректировка выполняется по общим правилам: неверная информация зачеркивается одной чертой, после этого рядом записываются верные данные, а потом исправление заверяется подписями всех лиц, которые подписывали документ. Иначе письмо потеряет юридическую силу.

На практике сопроводительное письмо с какими-либо ошибками и недочетами просто распечатывают заново и снабжают необходимыми подписями.

Составные части

Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки. Варьироваться в нем может только текст основной части, да и то незначительно. Все будет зависеть от того, к каким условиям сотрудничества будет склонять организация своего контрагента – получателя документации.

Рекомендуется начинать оформление с печати документа на фирменном бланке компании. Если такового не имеется, то нужно выходить из положения. Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя. Это называется формированием «единого» бланка. Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.

В сопроводительном письме к акту сверки последовательно сверху вниз должна располагаться следующая информация:

• Наименование получателя. Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника. Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.
• Номер и дата составления.
• При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
• Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству. В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
• Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
• Период, за который сформирован акт сверки.
• Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
• Просьба отправителя. Она обычно заключается в том, чтобы контрагент подписал акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами.

Причем просьба может быть сформулирована любым удобным для отправителя способом. В ней может быть указано, что данные будут считаться достоверными, если контрагент в течение определенного времени не направит информации о расхождении и пр.

Заключение

В конце письма делается отметка о приложениях. Как минимум это должен быть акт сверки взаиморасчетов взаимодействующих организаций. Если прилагается также подтверждающая документация, то должны быть перечислены все приложенные копии. Если их количество больше трех, то в конце списка приложения делается пометка «Итого». После нее арабскими цифрами записывается количество прикладываемых бумаг в комплексе.

Также в конце сопроводительного письма к акту сверки должны красоваться подписи руководителя и бухгалтера организации. При необходимости ставятся пометки с контактными данными ответственного за доставку, оформление исходящей корреспонденции компании.

Регистрируется бумага в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Что же касается срока хранения, то он един для подобного рода деловой переписки и составляет 5 лет.

Акт сверки взаиморасчетов - это документ, фиксирующий состояние расчетов между сторонами, подписавшими документ на определенную дату. Взаиморасчеты могут быть отражены как по отдельному договору, так и по заключенным с контрагентом договорам.

Для чего нужен образец сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов

В большинстве случаев акты сверок формируются в бухгалтерии, нередко бухгалтерия их и отправляет контрагенту. Отправкой могут заниматься и другие работники, например секретарь, курьер, администратор, но почти всегда это исполнитель, не участвующий непосредственно в выстраивании деловых взаимоотношений с контрагентами.

Исполнитель может направить контрагенту акт сверки взаиморасчетов и без сопроводительного письма. Это возможно, но только в том случае, если уточнение взаимозачетов является постоянным элементом согласованного документооборота.

Если же взаиморасчеты проверяются по инициативе одной из сторон, то вторая сторона должна понимать причину запроса и знать срок возврата документа, поэтому направить «сопроводиловку», как иногда его называют, будет очень уместно.

Кроме того, в нем указывается адресат, таким образом неформально определяется ответственное лицо контрагента.

Поручить его составление исполнителю, занимающемуся непосредственно отправкой деловой корреспонденции, - плохая идея, поскольку в таком случае имидж компании станет заложником грамотности, воспитанности и образованности рядового исполнителя.

Как составить

Лучше всего, если образец сопроводительного письма к акту сверки будет разработан в организации, тогда работники смогут использовать утвержденную форму.

В нем можно указать предпочтительный способ получения ответа (почтовым отправлением, на электронный адрес, курьером).

Материалы по теме

Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Текст может быть примерно следующий.

Бесплатная юридическая консультация:

Для составления необходимо знать:

• должностное лицо в компании контрагента, которое имеет соответствующие полномочия;
• актуальные реквизиты компании-адресата;
• актуальные реквизиты собственной компании;
• причину проведения проверки.

Материалы по теме

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Удобно разработать отдельный образец сопроводительного письма к контракту с каждой организацией, с которой существуют договорные отношения. В таком случае организация должна назначить лицо, отвечающее за актуальность реквизитов и должностных лиц контрагентов. Форма документа утверждается приказом, электронная форма должна быть доступна исполнителям.

Как направить в электронном виде

Компании необходимо решить вопрос возможности отправки корреспонденции в электронном формате.

При отправке документа по электронной почте есть два варианта его направления:

• вложением сканированного документа с подписями уполномоченных лиц;
• копированием образца в тело электронного письма.

Второй вариант допустим в случаях, когда акты сверки направляются в рамках согласованного компаниями документооборота. Обычно такой обмен осуществляется между бухгалтерами организаций и несет функцию контроля документооборота.

Бесплатная юридическая консультация:

Перед годовым отчетом подписание актов сверок является обязательным, и уместнее направить сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации, вложением (как в первом варианте).

комментарии

Больше материалов по теме:

Сюжеты

Тематики

Актуально на портале

PPT.RU - Власть. Право. Налоги. Бизнес

Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна

Акт сверки сопроводительная записка

А давайте придумаем сопроводительную записку к акту сверки с контрагентами. Я вот сочиняла-сочиняла сидела и какая-то хрень получается:

Бесплатная юридическая консультация:

Просим подписанный акт сверки выслать по адресу: .

Если данные нашего акта не соответствуют данным Вашего учета, значит у нас отсутствуют документы (акты, накладные, сч/ф)

Направляем Вам акт сверки на ДД.ММ.ГГ. Просим Вас в. дневный срок подписать и вернуть в наш адрес один экземпляр акта либо разногласия по акту сверки. В случае неполучения в указанный срок подписанного акта либо разногласий по нему будем считать сальдо расчетов подтвержденным.

Сообщений: 5 083

Бесплатная юридическая консультация:

А каким текстом сподвигнуть контрагентов выслать недостающие документы?

просьба подписать акт сверки и вернуть

В разделе Бухгалтерия, Аудит, Налоги на вопрос как грамотно написать письмо поставщику, чтобы он подтвердил своей подписью акт сверки взаимных расчетов? заданный автором Елена Тренина лучший ответ это а зачем письмо? что просто так они акт сверки не подписывают?? ? ну тогда я б так написала. На фирменном бланке: ООО"Рога и Копыта" просит Вас подписать акт сверки взаимных расчетов за перид с 01.01.01 по 31.12.01.и приписать: Акт сверки прилагается. число подпись

Первоисточник я бы так сделала)

Я бы послала письмо и Акт сверки расчетов по почте с уведомлением, В письме бы написала: ООО. просит провести сверку расчетов по состоянию на такую-то дату. 1 экземпляр акта сверки с подписью ген. директора и главного бухгалтера и печатью организации просим вернуть в адрес нашей организации.Если в течение 30 дней со дня получения письма акт сверки не будет возвращен, то будем считать задолженность подтвержденной

Бесплатная юридическая консультация:

Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.

Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (брендом), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.

Резюме, направляемое по E-mail в менее пафосные структуры, может сопровождать корректный текст в самом теле письма, без вынесения его на отдельный лист. фамилия, инициалы (или фамилия и имя) и контактная информация должны быть на виду.

Краткий вариант сопроводительного письма выглядит примерно следующим образом (примеры 1-3):

Бесплатная юридическая консультация:

в ответ на вашу вакансию «менеджер по продажам холодильного оборудования», опубликованную в журнале «Работа и Зарплата», высылаю свое резюме. Буду очень признательна, если Вы не оставите его без внимания.

С наилучшими пожеланиями,

Иванова Анна, тел.-11-11

Добрый день, Мария.

В прикрепленном файле резюме. Претендую на вакансию финансового аналитика. Источник информации о вакансии www.zarplata.ru Готова предоставить любую дополнительную информацию, необходимую для рассмотрения моей кандидатуры.

Бесплатная юридическая консультация:

прошу рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера, заместителя главного бухгалтера.

Буду рада получить от Вас приглашение на собеседование.

С уважением, Иванова Анна, тел.-11-11

Полная версия сопроводительного письма (предназначенная для компаний, исповедывающих западный стиль кадрового менеджмента) строится по аналогичной схеме. В тексте сопроводительного письма необходимо отразить:

Бесплатная юридическая консультация:

1. Название должности (возможно - двух смежных или схожих должностей), на которые высылается резюме желательно также указание, из какого источника вы узнали о вакантной позиции (позициях) предложение своей кандидатуры.

Ознакомившись с информацией на Вашем сайте, я узнал, что Ваша компания открыла вакансии в сфере санитарного контроля мясомолочного сырья. В этой связи хочу предложить свою кандидатуру для рассмотрения на позицию, связанную с осуществлением функции контроля качества, санитарно-ветеринарного контроля сырья и готовой продукции. Я полагаю, что мой опыт работы может быть востребован как на позиции эксперта по закупкам мясомолочного сырья, так и на позиции руководителя службы санитарного контроля.

2. Очень краткий, но точный и содержательный конспект резюме, имеющий своей целью обосновать соответствие ваших профессиональных и личностных качеств той должности, на которую вы претендуете.

3. Вашу готовность к работе, отдаче, и профессиональному росту в сфере указанного в вакансии направления, а лучше - в стенах именно данной компании.

В течение последних лет я осуществляю успешную деятельность по выбранному направлению в составе государственных ветеринарных и таможенных контролирующих органов, имею наработанные связи и опыт сотрудничества как с крупнейшими российскими предприятиями пищевой отрасли, так и с ведущими зарубежными поставщиками. Прилагаемое резюме даст представление о моем профессиональном опыте, квалификации и потенциальных возможностях.

Бесплатная юридическая консультация:

Весь опыт моей трудовой деятельности, профессиональные знания и навыки, а также ожидания дальнейшего продвижения лежат в области активных прямых продаж и работы с клиентами (как на исполнительском, так и на административном уровне). На данный момент в своем активе я имею более чем 5-летний опыт работы в продажах на рынке В2В в производственной области, а также опыт руководства в данном направлении в течении последнего года работы. На последнем месте работы я, в должности руководителя подразделения продаж, лично отвечал за деятельность и результаты службы продаж в сфере В2В (медицинское и косметологическое оборудование).

4. Готовность к личному интервью в компании, в ходе которого вы более полно изложите информацию о себе.

5. Контактную информацию.

С удовольствием приму предложение встретиться и рассказать несколько больше о своем опыте работы и возможном потенциале. Вы можете связаться со мной по телефону … либо электронной почте …

В случае Вашей заинтересованности, буду рад в рамках собеседования ответить на все интересующие Вас вопросы. Связаться со можно по тел. Заранее благодарю Вас за внимание и уделенное моей кандидатуре время.

Бесплатная юридическая консультация:

Сопроводительное письмо не может быть универсальным для всего спектра интересующих вас вакансий. Так как адресатом письма являются разные люди и разные организации, так и текст письма, в соответствии с каждой запрашиваемой вакансией, должен немного видоизменяться. В сопроводительном письме речь всегда идет о конкретной вакансии в конкретной компании.

Источник: Т.Л.Мельникова для портала www.jobresume.ru

При копировании материалов обязательна гиперссылка на источник!

Сопроводительное ПИСЬМО к Акту СВЕРКИ взаиморасчетов

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ Письмо к АКТУ СВЕРКИ взаиморасчетов выполнено в виде ВНЕШНЕЙ печатной формы. Особенно АКТУАЛЬНЫМ будет в период ежегодных или просто периодических сверок ВЗАИМОРАСЧЕТОВ с контрагентами. (для Бух 8.2. для УТ 10.3 и для Комплексная автоматизация 1.1)

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ Письмо к АКТУ СВЕРКИ взаиморасчетов, выполненное в виде ВНЕШНЕЙ печатной формы. позволит упростить рутинный труд бухгалтера, сберечь его силы и время для выполнения более интеллектуальных задач. Особенно АКТУАЛЬНЫМ это, наверное, будет в период ежегодных или просто периодических РАССЫЛОК документов по сверке ВЗАИМОРАСЧЕТОВ с контрагентами. Внешнее оформление ШАПКИ письма или его текста в целом (под вкус КОНКРЕТНОГО бухгалтера) можно подкорректировать за несколько минут. Печатную форму легко подключить через дополнительные возможности, привязав её к документу «Акт сверки взаиморасчетов».

Бесплатная юридическая консультация:

Как написать письмо для акта сверки

Советы Эксперта - Консультанта по вопросам Работы и Карьеры

В общении бизнес-партнеров существует собственная этика, диктующая форму обращения и стиль переписки. Направляя документы для рассмотрения контрагенту, невозможно просто упаковать их в конверт и передать курьеру для немедленной отправки. Разве что у вас есть предварительная договоренность, и с этим партнером уже установились определенные отношения, позволяющие избегать формальностей. В остальных случаях требуется вместе с документами вложить сопроводительное письмо. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере.

Краткое пошаговое руководство

Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат.

Новости от партнеров

Образец сопроводительного письма

Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору N ____ от _________________ на поставку __________________________.

Дополнительное соглашение просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение ______________________.

Бесплатная юридическая консультация:

Сопроводительные письма составляют обычно при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма, как правило, содержат некоторую дополнительную информацию по прилагаемым документам.

Подтверждая факт отправки, сопроводительное письмо является в то же время надежным средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Акт сверки расчетов и сопроводительное письмо

Генеральному директору ООО Кардинал Ришелье Юридический адрес:, г. Москва, Новорязанская ул. Почтовый адрес:, г. Москва, Театральная пл.

В соответствии с определением Арбитражного суда г. Москвы от 13.06.2001 по делу А00 направляем Вам акт сверки расчетов платы за аренду по договору аренды от 01.01.2001 Ns 00.

Прошу подтвердить изложенные в акте расчеты и вернуть один экземпляр акта в наш адрес.

Бесплатная юридическая консультация:

1. Акт сверки расчетов платы за аренду в двух экземплярах.

Акт сверки расчетов

В соответствии с определением Арбитражного суда г. Москвы от 13.06.2001 по делу А00 ООО Старая башня, в лице Генерального директора Лебедева СЕ. и главного бухгалтера Мамаевой И. А. с одной стороны, и ООО Кардинал Ришелье, в

с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем.

По договору аренды между ООО Старая башня и ООО Кардинал Ришелье от 01.01.за период с 01.01.2001 по 18.06.2001 плата за аренду здания по адресу: г. Москва, Театральная пл. от арендатора (ООО Кардинал Ришелье) на расчетный счет арендодателя (ООО Старая башня) не поступала и задолженность по арендной плате составила:

Бесплатная юридическая консультация:

За январьдолл. США

За февральдолл. США

За мартдолл. США

За апрельдолл. США

За майдолл. США.

Бесплатная юридическая консультация:

Общая сумма задолженности ООО Кардинал Ришелье на 18.06.2001 составила(двести двадцать шесть тысяч восемьсот) долл. США, что составляет(шесть миллионов пятьсот девяносто три тысячи семьдесят шесть) руб. по курсу ЦБ РФ на 18.06.2001.

От ООО Старая башня От ООО Кардинал Ришелье

Образец сопроводительного письма к акту сверки

На сегодняшний день существует единственный стандарт по оформлению писем любого назначения - ГОСТ Р 6.от 03.03.2003. Как правило, вся корреспонденция составляется на официальном бланке организации. Если таковой отсутствует, заменить его может либо угловой штамп, либо упоминание названия и индивидуальных реквизитов организации в тексте сопроводительного письма.

Ранее мы писали о том, как правильно составить сопроводительное письмо, а также приводили образец сопроводительного письма к контракту. В этой статье поговорим о сопровождении к акту сверки.

Бесплатная юридическая консультация:

Требования к содержанию

Схема сопроводительного письма в случае отправки актов взаиморасчетов не отличается от любого другого сопровождения:

1. Реквизиты отправителя.
2. Реквизиты получателя.
3. Дата и номер обращения.
4. Содержание.
5. Приложение.
6. Подписи.
7. Контакты того, кто направляет акт сверки.

Реквизиты отправителя чаще всего указаны в шапке бланка. К ним относятся наименование, ИНН, КПП, адрес. Дополнительная информация (ОГРН, банковские счета и пр.) указывается по желанию.

Реквизиты получателя указываются в верхнем правом углу. Обязательно приводится наименование получателя. ИНН, адрес, должность получателя и иная дополнительная информация не являются обязательными, но помогают быстрее доставить пакет до нужного человека. С точки зрения принципов деловой переписки, направляя акт сверки, рекомендуется указывать получателем руководителя. Если его имя неизвестно, указывается только должность.

Текст сопровождения

Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…». Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами. Например: «Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 01.01.2017 года по 30.06.2017 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции. Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных».

Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов. Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет. А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон.

Бесплатная юридическая консультация:

Опись

Суть сопровождения - в том числе зафиксировать, какая именно документация направлена. Поэтому опись (или приложение) играет очень важную роль. Необходимо конкретизировать каждую отправляемую бумагу, указать все реквизиты, чтобы не возникало разночтений и подлогов. Каждый элемент приложения указывается в отдельной строке, нумеруется арабскими цифрами. Для проверки комплектности, уточняется количество листов каждого элемента. Список по приложению может быть подытожен общим количеством бумаг и листов.

Подписи и контактная информация

Достоверность информации подтверждается подписями должностных лиц. Если по правилам делопроизводства полномочия подписывать такие бумаги переданы какому-то сотруднику, будьте готовы предоставить партнеру подтверждающие документы. Однако помните, что если акт сверки и сопроводительное письмо подписаны не руководителем, то при рассмотрении претензий в суде эти их отклонят.

Контакты ответственного лица указываются для удобства технической работы. Чаще всего это сотрудник, ответственный за участок работы или конкретный проект. Укажите его имя, телефон и адрес электронной почты.

Порядок обмена документами

Обменяться документами можно лично, с курьером, по почте или в электронном виде.

При личной доставке необходимо обязательно проставить отметку на копии сопровождения, чтобы подтвердить факт и дату передачи. Это может быть крайне важно при судебных разбирательствах.

При отправке почтой для подтверждения факта отправления и состава приложения рекомендуется оформлять опись вложения. В противном случае в суде пакет могут не принять к рассмотрению.

Бесплатная юридическая консультация:

При передаче в электронном виде рекомендуем не забывать о необходимости заключить соглашение с партнером об электронном документообороте и оформить электронно-цифровую подпись. Без ЭЦП, даже при указании электронных адресов в договоре, обмен документацией будет носить только технический характер и не примется в качестве доказательства в суде.

Просьба подписать и вернуть акт сверки

А Вам нужно выслать еще раз акты с сопроводиловкой, а на руки отдавать с распиской, что мол, я такой-сякой, получил экземпляр акта такого-то числа и подпись такого-сякого.

а з/п/ув будет являться только доказательством направления акта. и что дальше? имхо, нет такой обязанности сверяться. законодательством это не предусмотрено.

а обязать контрагента, чтобы ненаправление в ответ сверки было поводом для каких бы то ни было санкций, - имхо - нереально.

каким арбитражем их пугать? только за просрочку оплаты..

Дата:6 13:34

Так же предусмотрена подпись главбуха на отчетах подаваемых в соответствии с З-ном "О бухучете".

Дата:6 14:00

"А доверенностью является приказ о приеме на работу с приложением к нему долдностной инструкции".

Хм. интересный вывод, вот вы придите в туже наложку чтоб документ там какой либо получить без доверенности и скажите эту фразу, уверяю Вас узнаете много нового и интересного.

почитайте ГК РФ, ФЗ "Об ООО", ФЗ "Об АО" о том кто на что способен. И ваши уверения, что в жизни так и происходит, кажутся неубедительными. Сошлитесь на какой-нибуь НПА

арбитражного суда при Торгово - промышленной палате

2. Применен официальный курс Банка России при пересчете долларов США в рубли. Признано недействительным условие контракта о согласовании сторонами курса Банка России.

3. Дата, на которую должен определяться обменный курс, установлена путем толкования условий контракта.

Вынесенное Арбитражным судом решение было мотивировано следующим образом.

1. МКАС признал себя компетентным разрешить данный спор по существу по следующим причинам.

В параграфе 8 контракта предусматривается разрешение споров, могущих возникнуть из контракта или в связи с ним, в арбитражных судах ТПП МНР и ТПП России по месту нахождения ответчика. Подсудность общим судам исключена.

В данном споре ответчиком является российская организация. Соответственно, спор должен рассматриваться компетентным арбитражным судом при ТПП РФ. Согласно пункту 2 Положения о Международном коммерческом арбитражном суде при ТПП Российской Федерации в указанный Суд, по соглашению сторон, могут передаваться, в частности, споры из договорных и иных гражданско - правовых отношений, возникающие при осуществлении внешнеторговых и иных видов международных экономических связей, если коммерческое предприятие хотя бы одной из сторон спора находится за границей. При этом гражданско - правовые отношения, споры из которых могут быть переданы на разрешение МКАС, включают и отношения по купле - продаже (поставке) товаров.

2. Обратившись к исковым требованиям по существу, Суд установил, что ответчик признает факт неоплаты части поставленного товара. При этом ответчик ссылается на недействительность Акта сверки взаиморасчетов сторон от 17.06.94 в силу отсутствия на нем подписи генерального директора.

Суд полагает, что Акт сверки взаиморасчетов является документом технического характера. При его составлении стороны должны учитывать существующие на данный момент методики определения количества товара и его стоимость (с учетом действительного качества). Подписи компетентного сотрудника (в частности, главного бухгалтера) достаточно для выражения согласия стороны с фактом соблюдения установленных правил при определении результатов сверки.

Учитывая изложенное, Суд не находит оснований признать Акт сверки взаиморасчетов от 17.06.94 недействительным.

Соответственно, следует считать установленным факт поставки ответчику товара на сумму, указанную в Акте. По сведениям истца, в дальнейшем ответчик предоставил истцу товары и услуги, в результате чего сумма задолженности снизилась до размера, сообщенного истцом. Возражений по данному поводу от ответчика не имеется.

3. Рассмотрев вопрос о валюте долга и валюте платежа, суд установил, что стороны согласны с тем, что долг ответчика, согласно контракту, выражен в долларах США.

При этом параграф 6 контракта устанавливает, что оплата товара производится в авансовом порядке в рублях. Согласно параграфу 2 контракта, цена в долларах США пересчитывается в рубли "по курсу Банка России, согласованному сторонами на день предоплаты товара".

Учитывая, что обменный курс Банка России сторонами быть согласован не может, для перерасчета цены следует использовать официальный курс Банка России.

По вопросу о том, на какую именно дату должен браться за основу для расчетов курс Банка России, суд полагает, что, исходя из смысла параграфа 6 контракта, предварительную оплату следует понимать как платеж, который должен был фактически иметь место до поставки товара. Поскольку товар оплачен не был, курс должен определяться на дату, когда уплата долга будет фактически иметь место.

Кста, и не надо путать с другими органами по представлению интересов. Бух. же исполняет свои обязанности.

Дата:6 14:32

В жизни всегда что то бывает впервые, Вам просто везло. У нас вот тож один контрагент ленился в наклатных формы ТОРГ-2 ссылку на номер договора делать в связи с чем мы ему заплатили натысячь долларов меньше чем должны были

• 1 из 3

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС-УНИВЕРСИТЕТ», 2018.

Контрагент не подписывает акт сверки

Я отправила двум контрагентам акты сверки взаиморасчетов. Обратно они мне акты не передают, не ссылаясь ни на что, ответа никакого. На мои просьбы вернуть подписанные акты, слышу невнятные ответы, что не проветили еще, времени нет, человека нет.

В любом случае, если они потом не согласятся, то разбирираться будете по документам, а акт всего лишь формальность.

Мне прислал акт наш покупатель, в котором значится наша задолженность на 1 января, хотя реально все в ноль. После выяснилось, что они потеряли документы, попросили дубликаты и провели их этим годом. А теперь они просят подписать 2 акта: за 2007г с долгом на 1 января и за 1 квартал 2008, где эта задолженность погашается.

Как быть в таком случае? Я обязана подписывать такие акты сверок, ведь в нашей бухгалтерии данные другие и все долги закрыты в 2007г.?

и клиент жирный-терять не хочется

и может ли мне как-то потом выйти боком (например от налоговой) , если я эти акты подпишу?

Copyright © 2018 vBulletin Solutions, Inc. All rights reserved.

Связанные с актом сверки сроки и сопроводительное письмо к нему

Такой документ, как сопроводительное письмо к акту сверки, в первую очередь, является необходимой нормой делового этикета. Порочная практика передачи документов нарочным явно показывает неэффективность доставки, исключает официальную регистрацию. Как следствие, документ до руководства хозяйствующего субъекта просто не доходит, чем пользуются заядлые неисполнители контрактов.

Наличие сопроводительного письма обеспечивает исполнителю акта сверки фиксацию даты отправки и содержание отправления. По обращению всегда можно отследить, когда контрагенту было выслано уведомление о необходимости подтвердить имеющуюся задолженность ил отсутствие таковой. Письмо всегда можно приложить к пакету документов, отправляемых вместе с иском в суд или представить проверяющим.

Это быстро и бесплатно!

Что такое сопроводительное письмо к акту сверки

Понятие и суть

Большинство бухгалтерий до сих пор используют прикрепительные талоны, на которых указана просьба возврата в определенный срок отосланного документа. Практика взаимоотношений юридических лиц показывает, что такая методика работает только для некоторых организаций, в которых у бухгалтеров «есть время» на работу с актами сверок. Для того чтобы в директивном порядке обеспечить возврат бухгалтерских документов, следует оформлять сопроводительное письмо.

В идеале лучше всего использовать фирменный бланк организации. В таком случае упрощается оформление самого письма, на котором уже будут реквизиты отправителя.

• Содержание обращения должно быть написано доступно и ясно.
• В теле письма обязательно нужно указать ссылку на документ его номер (в настоящее время организации обязали вести сквозную нумерацию бухгалтерских документов), а также рекомендации по срокам исполнения.
• При необходимости, в содержании можно указать необходимость подтверждения задолженности в указанно размере.

Как грамотно написать

Для того чтобы соблюсти деловую этику и воздействовать на получателей письма необходимо написать текст со следующими фразами:

• В связи с проведением ревизии финансово-хозяйственной деятельности (инвентаризации расчетов) направляем в ваш адрес акт сверки такой-то, за период;
• Просим вас в такой-то срок подтвердить (подписать) сведения и вернуть документ по указанному адресу;
• Ссылка на норму действующего законодательства, в частности, Гражданский Кодекс, например: в случае не возврата документа, равно как и отсутствия разногласий будем считать сальдо подтвержденным.

Образец заполнения сопроводительного письма к АС

Сроки для представления

Действующим законодательством не предусматривается ни форма акта сверки, ни сроки его исполнения. При грамотном оформлении хозяйственного договора стороны стараются указывать необходимость его исполнения, а также сроки проведения проверки данных.

На сегодня фактически контрагенты не имеют обязанности подписывать или возвращать акты сверок. По этой причине срок для возврата подписанных документов обычно указывается в сопроводительном письме.

График предоставления

За утверждение плана отработки актов сверок на предприятии утверждается главным бухгалтером, после чего принятые обязательства отражаются в учетной политике. Исходными данными для разработки графика являются частота проверок организации, запросов от налоговой инспекции и объем исходящих исков.

• Обычно для предприятий среднего и малого бизнеса бывает достаточным формирование годовых актов сверок.
• Для крупных организаций, в которых проходит большое количество отгрузок и платежей, издание актов сверок происходит ежеквартально. Отправление документов обычно происходит одновременно с «предъявкой», - до 10 числа следующего месяца.

Совсем по-другому развиваются события, когда предстоит сверка с налоговой инспекцией. Порядок проведения такой процедуры закреплен в приказе 01/года. Своим правом инспекция пользуется в следующих случаях:

• Ежеквартально в отношении налогоплательщиков, относимых к категории крупных. Согласно графику, срок представления устанавливается до 15 числа следующего месяца;
• При перерегистрации предприятий – смене налоговой инспекции;
• В случае, если организация исключается из единого реестра по причине прекращения деятельности или реорганизационных действий.

Сроки хранения АС

Для определения продолжительности хранения инвентаризационных документов обращаются к норме Закона 129 от 2001 года. Согласно пункта 163 специального перечня, для актов сверок устанавливается период нахождения в архиве организации не свыше 5 лет. При этом не значит, что этот срок отсчитывается с момента издания документа. Начало периода следует определять как крайнюю дату его действия (например, по сентябрь 2016) или дату обревизования.

Срок исковой давности

При невыполнении какой-либо стороной хозяйственного договора своих обязательств, акт сверки направляется в суд в составе пакет документов к иску. При этом считается, что сам акт служить основанием для истребования долга не может, поскольку отсутствие утвержденной формы делает его лишь косвенным основанием для взыскания. В практике хозяйствующих субъектов нередко акт сверки используется как средство пролонгации срока исковой давности. Правда, для этого надо будет добиться от своего контрагента подписания документа. С этого момента будет считаться, что оппонент признает свой долг, срок исковой давности в 3 года прервется и начнет исчисляться заново.

Обязанностью страхователя является уплата взносов в ПФР. Периодически требуется сверять с фондом данные во избежание недоимок. Как в 2019 году выглядит образец акта сверки с Пенсионным Фондом и на каком основании он создается?

Уверенность страхователя в верности расчетов с ПФР и отсутствии недоимок обеспечивается посредством периодической сверки с фондом.

Обязательно такая сверка проводится в преддверии подготовки годовой бухгалтерской отчетности. Что такое сверка с Пенсионным фондом? Как в 2019 году формируется образец акта сверки с ПФР?

Основные моменты

Для того чтобы осуществить сверку с Пенсионным Фондом сам плательщик взносов должен востребовать у органов контроля один из таких документов как:

Посредством справки заявитель информируется о присутствии недоимки по страховым выплатам или излишней переплате. Справка составляется по состоянию на конкретную дату.

В информации, предоставляемой Фондом, дается расшифровка всех осуществленных страхователем платежей в периоде, показанном в поданном запросе.

В случае отсутствия недоимки или переплаты процесс сверки признается завершенным.

По итогам сверки компания получает право подать заявление на уточнение платежа либо заявление на возврат или зачет излишней суммы. Любая сверка заканчивается оформлением акта сверки расчетов.

Форма акта сверки по страховым взносам, пеням и штрафам с ПФР утверждена .

Примечательно, что ФЗ №212 не регламентирует порядок вручения организации акта сверки. Но исходя из формы акта для передачи документа можно применять два способа – личное вручение либо передача почтовым отправлением.

Четких сроков относительно оформления акта сверки не предусмотрено, как отсутствует и строгий регламент относительно самой процедуры сверки.

Запрос образца акта сверки с ПФР

Прежде чем инициировать сверку с ПФР плательщик обязан получить справку или информацию по страховым взносам. Для этого в Фонд подается заявление. Исходя из состояния расчетов, определяется необходимость сверки.

При отсутствии расхождений наличие справки или информации это достаточное условие подтверждения верности расчетов. Подать заявление в ПФР плательщик может при личном обращении.

Но также нужные документы о состоянии выплаченных страховых взносов и начисленных платежей можно запрашивать и через Интернет.

При этом предусмотрено два варианта взаимодействия с ПФР онлайн:

Обращение в Пенсионный Фонд посредством Интернет-ресурсов заметно сокращает временные затраты плательщика.

Когда по итогам полученной информации от ПФР выявляются задолженности или излишки по страховым взносам обязательно проводится сверка платежей.

И уже по ее результатам составляется акт сверки с ПФР. Как запросить разрешение на проведение сверки, и какие сведения содержит сверочный акт?

Какие данные в нем содержатся

Для составления акта сверки по страховым платежам используется унифицированная .

Утверждена она Постановлением Правления ПФР №511 от 22.12.2015. Что же представляет собой образец акта сверки с ПФР в 2019 году?

Верхняя часть первой страницы формы содержит реквизиты документа, а именно:

Ниже указываются данные, идентифицирующие стороны, в частности:

Далее следует описание процедуры. Указывается, что сторонами произведена совместная проверка расчетов по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР за период с ___ по ___ по состоянию на ___.

Следующим этапом заполнения становится заполнение специальной таблицы на второй-третьей страницах акта.

Табличная часть состоит из нескольких столбцов, в которых указываются суммы в рублях и копейках, поступившие в ПФР и ФФОМС .

При этом расписываются по отдельности платежи, поступившие на:

• страховую пенсию;
• накопительную пенсию;
• взносы по дополнительным тарифам.

При этом в процессе заполнения отображаются недоимки, отсроченные платежи, излишне выплаченные или взысканные, задолженность, долги по штрафам, невыясненные платежи.

Таблица заполняется Фонда с указанием его подписи с расшифровкой и даты.

Далее следует строка, где указывается наличие или отсутствие разногласий с плательщиком. Также отображается способ получения акта. В завершение проставляется подпись плательщика или его законного представителя.

Как правильно запросить

П.7 ч.3 ст.29 ФЗ №212 определена обязанность органов контроля над уплатой страховых взносов выдавать плательщику по его запросу справки о состоянии расчетов по страховым платежам.

Документ составляется на основании данных ПФР. Справка выдается после получения письменного запроса плательщика в пятидневный срок.

При этом право на инициирование процесса имеется как у Фонда, так и у плательщика. Законом не определена унифицированная форма заявления в ПФР о предоставлении акта сверки.

Видео: акт сверки с покупателем (пример)

Потому данный документ подается в свободной форме. Составляя документ, важно отобразить в нем все необходимые данные, позволяющие максимально точно идентифицировать заявителя и интересующий его период.

Написание заявления

Как написать заявление в ПФР на получение образца акта сверки? В первую очередь нужно написать, кому предназначен документ, то есть название территориального отделения ПФР.

• название организации или Ф.И.О. заявителя;
• реквизиты организации или паспортные данные плательщика;
• юридический адрес или адрес места проживания;
• контактные данные.

Далее пишется название документа и непосредственно текст обращения. Здесь нужно указать просьбу о предоставлении данных относительно состояния расчетов по страховым взносам от заявителя за указанный период. Ставиться дата составления и подпись.

При приеме заявления в процессе личного обращения документ обязательно получает регистрационный номер, должностное лицо проставляет отметку о принятии.

Заполненный образец

Сверять платежи можно не только по состоянию на текущую дату, но и за любой отрезок времени.

Для своевременного получения акта сверки главное это правильно подать заявление, указав верные сведения о плательщике и проверяемом временном периоде.