Унифицированные формы первичной документации по учету труда. Перечень необходимых кадровых документов Типовые кадровые документы

Унифицированные формы кадровых документов в 2017-2018 годах продолжают повсеместно использоваться компаниями, хотя уже и не имеют статуса обязательных. О том, какие формы кадрового делопроизводства были отнесены законодателем к унифицированным и какие правила их применения действуют в 2017-2018 годах, рассказано в нашей статье.

Что такое унифицированные формы и какими актами оперирует кадровая служба при их использовании?

Все юридически значимые действия, производимые внутри организации, должны поддаваться учету. Информация о них закрепляется определенным способом. Для упрощения контроля за деятельностью компании, как внутреннего, так и внешнего, на законодательном уровне были разработаны формы документов, куда и вносилась информация о конкретном действии или событии. Все это происходило в рамках бухгалтерского учета.

ВАЖНО! Формы, вошедшие в специальный сборник документов (альбом унифицированных форм), были обязательны для применения всеми хозяйствующими субъектами. Обязанность по их заполнению была сформулирована в законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в настоящее время утратил силу). По этому закону все хозяйственные операции фиксировались в оправдательных документах.

Под категорию хозяйственных операций подпадали и действия отдельных сотрудников, например прием и увольнение работника, направление в командировку, премирование и др. Первичные документы для фиксации этих действий в большинстве случаев заполнялись не бухгалтерией, а кадровой службой, если такое структурное подразделение действовало в организации.

В связи с этим выделили отдельную группу первичных документов в виде унифицированных форм — кадровые документы. Введены в действие они были постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Все кадровые службы ими и руководствовались.

Со вступлением в силу отдельных норм нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (речь идет о ст. 9, применяемой с 1 января 2013 года) унифицированные формы первичных документов в большинстве своем стали необязательными для использования.

Хозяйствующие субъекты получили возможность разрабатывать и внедрять свои формы, в том числе кадровых документов. Пользоваться этим правом или вести первичный учет по проверенным унифицированным формам — решать руководителю.

Перечень обязательных форм в кадровом делопроизводстве организации

Обязанность фиксировать каждый факт хозяйственной жизни организации осталась и по новому закону № 402-ФЗ. Работодатель получил право выбрать форму, в которой это можно делать.

Ранее унифицированные формы распространялись на следующие случаи:

• прием работника(-ов) на работу;
• перевод работника(-ов) на другую работу;
• предоставление работнику(-ам) отпуска;
• увольнение работника(-ов);
• направление работника(-ов) в командировку;
• поощрение работника(-ов).

Унифицированные формы документов для оформления этих действий имели вид приказа. Кроме того, обязательными были такие формы, как:

• личная карточка работника (госслужащего);
• штатное расписание;
• учетная карточка педагогического, научного работника;
• график отпусков;
• командировочное удостоверение;
• служебное задание для командированного сотрудника.

Все эти обязательные кадровые документы в организации были утверждены постановлением № 1.

Не знаете свои права?

Подразумевается, что все первичные документы должны оформляться кадровой службой по форме, выбранной и утвержденной руководителем организации. Даже если будет принято решение использовать ранее обязательные формы, это должно быть официально закреплено.

Утвердить выбранные формы можно 2 способами:

• приложениями к коллективному договору;
• отдельным приказом за подписью руководителя.

Причем 2-й способ предпочтительнее, поскольку дает руководству возможность в одностороннем порядке, а значит, быстро изменять действующую форму первичного документа кадрового учета.

Выбранные и утвержденные для использования формы заполняются сотрудниками кадровой службы по мере необходимости. Происходит это путем издания приказов, утверждения штатного расписания, заполнения личных карточек на работников и др. Такой подход облегчает кадровое делопроизводство. Сотруднику нужно заполнить только несколько граф в уже готовом образце, внеся туда индивидуальные сведения. Особенно ощутимо преимущество унифицированной формы в крупных компаниях с большим количеством сотрудников в штате.

Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля?

Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.

Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.

Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.

Итак, кадровая служба при постановке перед ней задачи внедрить формы кадровых документов, отличных от унифицированных, может пойти 2 путями:

• видоизменить унифицированные формы, скорректировав отдельные графы, удалив их или добавив новые;
• создать уникальные формы, существенно отличающиеся от унифицированных (достаточно редкое явление).

В любом случае в новых формах должны быть следующие реквизиты (их обязательность прописана в ст. 9 закона № 402-ФЗ):

• наименование формы;
• дата, когда документ составляется;
• наименование организации, использующей форму;
• содержание факта хозяйственной жизни, который отображается в форме;
• величина измерения факта хозяйственной жизни;
• указание сотрудника, совершившего факт, нуждающийся в закреплении, его должности;
• место для подписи уполномоченного лица.

Как будут размещены графы для этих данных, остается на усмотрение работодателя.

Какие кадровые документы должны быть у ИП?

Индивидуальный предприниматель, как и организация, имеет обязательство фиксировать все проводимые им хозяйственные операции. Кроме закона № 402-ФЗ для индивидуальных предпринимателей такая обязанность прописана в приказе Минфина и МНС России от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430 «Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей».

Этим приказом устанавливается порядок использования и разработки документов первичного учета для ИП. И он совпадает с правилами, действующими для организаций. ИП могут применять унифицированные формы кадровых документов или разработанные на их основе собственные формы.

При этом неважно, на какой системе налогообложения находится предприниматель. Отдельные кадровые документы обязательны для всех хозяйствующих субъектов. Так, предприниматель должен заключить с работником трудовой договор, оформить его трудовую книжку. Если сотрудник отправляется в командировку, то в пункте назначения от него могут потребовать командировочное удостоверение и служебное задание. Все эти документы оформляются либо самим предпринимателем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.

Также унифицированные формы удобны при обмене документами с контрагентами, их использование помогает избежать недопонимания. А если возникает необходимость изменить форму, чаще всего корректируется унифицированная форма кадрового документа, причем изменения могут быть весьма незначительными.

Придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

Документация по личному составу

Распорядительные документы

Документы подтверждающие трудовую деятельность

Информационно-расчетные документы

Внутренняя служебная переписка

Журнал (книги) учета и регистрации

Приказы по личному составу:

О приеме на работу
- об увольнении
- о переводе
- о направлении в
командировку
-о предоставлении отпуска
-о поощрении
-о наложении дисциплинарного взыскания

Приказы по основной деятельности

Трудовые книжки
- трудовые договора и изменения к ним
- копии приказов по личному составу

Личные карточки работников
- личные дела работников
- табель учета рабочего времени

Заявление работника
- служебные записки
- объяснительные
- представления

Регистрация трудовых договоров
- регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников
- регистрация приказов о предоставлении отпуска
- регистрация приказов о командировках работников
- регистрация командировочных удостоверений
- регистрация служебных заданий
- регистрация локальных нормативных актов
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
- регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий
- выдача справок по личному составу
- учета больничных листов

Распорядительные документы

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

Информационно - расчетные документы

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
- журнал регистрации трудовых договоров;
- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
- журнал регистрации приказов о командировках работников;
- журнал регистрации командировочных удостоверений;
- журнал регистрации служебных заданий;
- журнал регистрации локальных нормативных актов;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
- журнал выдачи справок по личному составу;
- журнал учета больничных листов;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
- обязательные,
- рекомендованные,
- зависящие от специфики организации.
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания - из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации , обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:

Перечень необходимых кадровых документов

Восстановление кадровой документации

Нового менеджера по персоналу может ожидать на новой работе множество сюрпризов, и не все они могут быть приятными. На проверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из приведенного перечня/ Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.
Начните с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ.
Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.
Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации.
Оформите книгу учета трудовых книжек.
Затем предстоит привести в порядок личные карточки формы Т-2.
Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема, т.е. именно дата когда принят на работу или переведен на другую должность работник. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат лицевые счета работников.
Очень важно не запускать текущую работу!
Оформляйте документы на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства .
Следующим шагом должно стать составление, оформление и внедрение локальных нормативных актов.
Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).
Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу .
Особенно к таким документам по личному составу как:
трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении,
личные карточки формы 1-2, лицевые счета работников,
личные дела и регистрационные формы - имеют срок хранения 75 лет.
Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.
Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003). Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

г. Волгоград. улица Ангарская. дом 17 . офис 609

• Главная
• Бухгалтеру
• Кадровое делопроизводство
• Формы, образцы, шаблоны кадрового учета
• Унифицированные формы кадрового учета

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

Утверждены постановлением Госкомстата РФ

• Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации
• ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работника на работу. Форма № Т-1
• ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работников на работу. Форма № Т-1а
• ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА работника. Форма № Т-2
• ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА государственного (муниципального) служащего. Форма № Т-2 ГС (МС)
• ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ. Форма № Т-3
• УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА НАУЧНОГО, НАУЧНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО РАБОТНИКА. Форма № Т-4
• ПРИКАЗ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Форма № Т-5
• ПРИКАЗ (распоряжение) о переводе работников на другую работу. Форма № Т-5а
• ПРИКАЗ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Форма № Т-6
• ПРИКАЗ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам. Форма № Т-6а
• ГРАФИК ОТПУСКОВ. Форма № Т-7
• ПРИКАЗ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Форма № Т-8
• ПРИКАЗ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении). Форма № Т-8а
• ПРИКАЗ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Форма № Т-9
• ПРИКАЗ (распоряжение) о направлении работников в командировку. Форма № Т-9а
• КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ. Форма № Т-10
• СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ для направления в командировку и отчет о его выполнении. Форма № Т-10а
• ПРИКАЗ (распоряжение) о поощрении работника. Форма № Т-11
• ПРИКАЗ (распоряжение) о поощрении работника. Форма № Т-11а
• ТАБЕЛЬ учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Форма № Т-12
• ТАБЕЛЬ учета рабочего времени. Форма № Т-13
• РАСЧЕТНО-ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ. Форма № Т-49
• РАСЧЕТНАЯ ВЕДОМОСТЬ. Форма № Т-51
• ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ. Форма № Т-53
• ЖУРНАЛ регистрации платежных ведомостей. Форма № Т-53а
• ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ. Форма № Т-54
• ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ (СВТ). Форма № Т-54а
• ЗАПИСКА-РАСЧЕТ о предоставлении отпуска работнику. Форма № Т-60
• ЗАПИСКА-РАСЧЕТ при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Форма № Т-61
• АКТ о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Форма № Т-73

• Назад

Унифицированные формы кадровых документов в 2017 году

Унифицированные формы кадровых документов — это совокупность реквизитов, созданных с использованием методов унификации, установленных в соответствии с решаемыми задачами, расположенных в определенном порядке.

Кадровые документы организации — это первичные учетные документы, руководствуясь которыми бухгалтер организации производит начисления и выплаты сотрудникам предприятия. Рассмотрим унифицированные формы кадровых документов в 2017 году на примере кадрового учета отдельно взятого сотрудника.

Применение унифицированных форм

При поступлении сотрудника на работу в соответствии с нормативным документом «Штатное расписание», составленным по форме Т-3 , кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о приме работника на работу» по форме Т-1 или Т-1а, если приказ оформляется на группу работников.

На каждого нового сотрудника заводится «Личная карточка работника» по форме Т-2 , для оформления государственных служащих применяется унифицированная форма Т-2ГС «Личная карточка гос. служащего».

При необходимости перевода работника оформляется «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по форме Т-5 или Т-5а, если оформляется перевод нескольких сотрудников одновременно.

Для отражения невыходов при нахождении сотрудника в отпуске или командировке кадровиком организации применяются следующие унифицированные формы:

• График отпусков (форма № Т-7);
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а для группы работников, направляемых в командировку).

Учет рабочего времени на предприятии отражается при заполнении документа «Табель учета рабочего времени» (форма Т-13) или «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» по форме Т-12 .

Для расчета с сотрудником по оплате труда применяются следующие унифицированные формы кадровых документов:

• Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);
• Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а);
• Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
• Расчетная ведомость (форма Т-51);
• Лицевой счет (форма Т-54);
• Платежная ведомость (форма Т-53);
• Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а);
• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60).

При увольнении работника из организации на основании его заявления или по каким-то другим причинам кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнение)» по форме Т-8 группы работников применяется «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (форма Т-8а). Расчет сотрудника оформляется унифицированной формой Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Если с сотрудником был заключен срочный трудовой договор, то необходимо по его окончании оформить «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору» (форма Т-73).

Унифицированные формы кадровых документов утверждены и согласованы рядом министерств Российской Федерации:

• Министерством финансов;
• Министерством экономического развития и торговли;
• Министерством труда и социального развития.

Разработка данного перечня унифицированных форм позволила реализовать требования, установленные ТК РФ.

Кадровое делопроизводство – 2017

Из этой статьи вы узнаете:

• как осуществлять кадровое делопроизводство в 2017 году;
• какие новации запланированы в кадровом делопроизводстве в 2017 году;
• как следует применять унифицированные формы.

Сфера кадрового делопроизводства является одной из самых быстро меняющихся: в нормативно-правовые акты, регулирующие эту область деятельности, регулярно вносятся изменения, предполагающие новые требования к оформлению кадровых документов, включая договоры с сотрудниками, обязательные приказы, трудовые книжки и т.д. Поэтому специалист по кадрам должен внимательно следить за новациями в своей профессиональной области и постоянно приобретать новые навыки и знания, которые позволят ему соответствовать актуальному состоянию рынка.

Читайте по теме в электронном журнале

Как осуществлять кадровое делопроизводство в 2017 году

Кадровое делопроизводство — это достаточно обширный термин, который включает в себя все аспекты разработки и ведения документации по персоналу, в том числе документы, фиксирующие изменение должностных позиций, проведение расчетов, процедуры учета трудового времени и другие. В целях обеспечения соответствия организационной документации требованиям контролирующих органов, кадровик должен знать, как правильно оформлять документы в рамках кадрового делопроизводства в 2017 году.

Самые важные изменения этой осени!

Для достижения этой цели особенно важным является своевременное отслеживание внедрения новых принципов и порядков в выпускаемых нормативно-правовых актах, включая правильно использование действующих унифицированных форм отчетности и другие требования законов в области регулирования кадрового документооборота. В случае возникновения сомнений относительно правильности применения регламента или оформления документов следует дополнительно проконсультироваться с законодательством.

Новации в кадровом делопроизводстве в 2017 году

Какие изменения произошли в кадровом делопроизводстве к началу 2017 года? В течение 2016 года законодательство в этой области претерпело существенные изменения, которые окажут свое влияние на процедуру ведения кадрового документооборота уже в 2017 году. Кроме того, на эти вопросы влияют и другие новации, касающиеся смежных областей трудового законодательства, включая:

• сокращенный пакет документов для оформления командировок;
• использование печати для коммерческих компаний необязательно ;
• возможность передавать трудовые книжки работникам, на имя которых они заведены;
• фиксация конкретного срока уведомления заявителя об отказе в приеме на вакантную должность в случае его письменного обращения с соответствующим запросом;
• модификация порядка предоставления документа об отсутствии судимости в случае необходимости наличия такой справки при поступлении на работу;
• обновление принципов проведения плановых проверок коммерческих предприятий контролирующими органами;
• и другие законодательные новшества.

Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ отменяет обязательный порядок использования круглой печати в оформлении документации предприятий, которые относятся к таким категориям как общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества. Вместе с тем, в отношении порядка ее применения при заполнении трудовых книжек рекомендуется руководствоваться уточнениями Роструда, которые зафиксированы в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1. В нем четко указывается, что именно в этом случае работодатель обязан подтверждать действительность всех сделанных записей постановкой круглой печати. При ее отсутствии к нему могут быть применены санкции, предусмотренные п.1 ст.5.27 ТК РФ, предполагающие наложение штрафа размером до 50 тысяч рублей. При этом такое наказание применимо по отношению к каждому случаю неправомерного отсутствия печати.

Профессиональные стандарты — 2017

С 1 июля 2016 года вступили в действие ст. 195.2 и 195.3 ТК РФ, связанные с процедурой применения профессиональных стандартов . На практике это означает, что для тех профессий и должностных позиций, в отношении которых такие стандарты уже разработаны, их применение становится обязательным. Таким образом, сотрудники, которых коснется этот вопрос, будут обязаны соответствовать установленным квалификационным требованиям. В свою очередь, работодатели должны использовать эти критерии при разработке инструкций к выполнению трудовых функций на конкретных должностях.

Документация в рамках кадрового делопроизводства — 2017

Основная часть документов кадрового делопроизводства - 2017 формируется в соответствии с условиями, зафиксированными в ТК РФ. Практически любая организация использует в своей деятельности значительное количество различных типов документов, которые можно разделить на несколько больших групп:

• приказы, в том числе о движении персонала — например, о вступлении в должность, перемещении, переводе, применении стимулирующих мер и т.д.;
• внутренние нормативные документы компании, включая различные виды положений — о премировании, о применении правил локального трудового распорядка и др.;
• договоры с сотрудниками, в том числе индивидуальные и коллективные трудовые соглашения, документы о принятии материальной ответственности и проч.;
• документация, связанная с учетом кадров, — график отпусков, личные карточки сотрудников и т.п.;
• трудовые книжки;
• табель, используемый для учета трудового времени;
• документация по реализации мер по охране труда;
• документы, связанные с оформлением командировок.

Некоторые из этих документов являются обязательными компонентами кадрового делопроизводства — например, к ним относятся штатное расписание, правила локального трудового распорядка, ряд документов, связанных с осуществлением мер по охране труда и другие. Прочие документы оформляются в случае, если организация испытывает потребность в их наличии для оформления тех или иных аспектов своей деятельности. При этом в отношении части документации применяются унифицированные формы, установленные актуальным законодательством, однако для значительной части приказов и иных кадровых документов работодатель вправе разработать удобную для него форму самостоятельно.

Унифицированные формы бланков документации в кадровом делопроизводстве - 2017

С 1 января 2013 года в России действуют новые законодательные нормы, которые предоставили работодателям значительную свободу действий в плане формирования образцов документов, которые регулярно оформляются на предприятии. При этом собственно список документов, которые являются обязательными, по-прежнему существует, и работодатели должны неукоснительно ему следовать.

В целом принятые изменения в законодательстве не отменили унифицированных форм документов, отражающих различные аспекты кадровой работа, и те организации, для которых они являются удобными и привычными, по-прежнему могут их использовать. Вместе с тем, работодатели, которые регулярно сталкиваются с недостатком тех или иных граф в таких документах или, напротив, постоянно оставляют какие-то разделы незаполненными, вправе отказаться от них, создав собственную форму бланка.

Общий список унифицированных форм, которые до сих пор применяются сотрудниками кадровых служб, содержит следующие позиции:

• формы № Т-1 и Т-1а — приказ о приеме сотрудников на работу;
• форма № Т-2 — сведения, содержащиеся в личной карточке сотрудника;
• форма № Т-3 — актуальное штатное расписание, включающее общий перечень должностных позиций в организации;
• формы № Т-5 и Т-5а — приказ о переводе на другую должностную позицию;
• форма № Т-7 — установленный график предоставления отпусков;
• форма № Т-9 — приказ об отправке сотрудника в командировочную поездку .

Приказ о приеме на работу

Этот документ является одним из наиболее распространенных в деятельности практически любой организации. Для его оформления можно применять форму № Т-1 либо собственный образец, утвержденный локальным приказом компании. При этом даже в случае, если применяется индивидуальный порядок его оформления, такой документ должен содержать некоторые обязательные разделы. Так, в «шапке» приказа должно фигурировать полное название предприятия в том виде, в каком оно указано в учредительных документах. Кроме того, здесь необходимо зафиксировать код формы по ОКУД (0301001) и по ОКПО (индивидуальный параметр, присваиваемый каждой организации отдельно), номер, присвоенный документу в момент его формирования, а при необходимости — и индекс, соответствующий требованиям п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003. Во всех типах приказов о приеме на работу также должна фигурировать дата, когда сотрудник фактически приступил к своим обязанностям. При этом в случае, если речь идет о договоре, заключенном на определенный срок, нужно также указать дату окончания работы сотрудника в компании.

Следующая часть документа посвящена самому сотруднику и условиям его работы . Здесь указываются его табельный номер, фамилия, имя и отчество: можно использовать как именительный, так и родительный падеж, однако в обоих случаях следует обеспечить полное соответствие записи паспорту или другому документу, используемому сотрудником для удостоверения личности. Еще один пункт — полное название новой должности, которое указывается здесь так же, как и в штатном расписании. Кроме того, если работник получает какие-либо льготы и преференции в связи с условиями его труда, следует проследить, чтобы название должности находилось в согласии с действующими профессиональными стандартами и квалификационными справочниками, как того требует ч.2 ст.57 ТК РФ.

Основная часть приказа должна отражать описание содержания работы сотрудника и условий, на которых он принимается на эту позицию, а также величину его заработной платы и необходимость отработки испытательного срока. Все эти параметры должны находиться в строгом соответствии со сведениями, зафиксированными в трудовом договоре, который, в свою очередь, фигурирует в приказе в качестве основания заключения трудовых отношений с работником. Документ должен быть скреплен личной подписью руководителя, после чего в соответствии с требованиями ст. 68 ТК РФ его необходимо представить работнику для ознакомления. Факт такого ознакомления и его дату он должен подтвердить своей подписью.

Таким образом, несмотря на некоторые изменения, внесенные в порядок осуществления кадрового делопроизводства, сотрудники соответствующих служб по-прежнему должны уделять существенное внимание правильности оформления кадровой документации и корректному сопровождению всех этапов оформления трудовых отношений.

Особенности кадрового делопроизводства

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

• изучение сотрудников, оценка их труда;
• аналитическая работа;
• составление отчетов.

• подготовка, обучение, переподготовка персонала;
• прием работников по служебным и личным вопросам;
• обработка письменных обращений трудящихся;
• архивная и справочная деятельность.

• документирование работы сотрудников;
• работа с персоналом подразделений;
• кадровое планирование и руководство.

• ведение личных дел, трудовых книжек;
• составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
• оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Система кадрового делопроизводства

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

• Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
• Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.

• Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения.
• Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание.

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Этапы кадрового аудита

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Примеры расчетов коэффициента фондоотдачи и фондоемкости смотрите здесь.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться первичкой. Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Обычно она состоит из следующих шагов:

1. Изучение актуальных нормативов.
2. Определение списка требуемых документов.
3. Составление плана дальнейшей работы организации.
4. Определение ответственных за документы лиц.
5. Формирование штатного расписания.
6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
7. Определение законности режима труда на предприятии.

Договор заключается в несколько этапов:

• Получение необходимых бумаг.
• Оформление заявления.
• Составление и подписание соглашения.
• Формирование приказа на прием.
• Заведение карточки Т-2.
• Внесение записи в трудовую.
• Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.

• В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел.
• Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.
• Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства - сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.

Не знаете как определить величину накладных расходов в смете — читайте эту публикацию.

Кто должен платить земельный налог в 2016 году — читайте тут.

Документы по кадровому делопроизводству

Трудовые договоры с работниками

Допсоглашения к трудовым договорам

(соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора)

Договоры о полной материальной ответственности

Гражданско-правовые договоры

Унифицированные формы кадровых документов и формы, разработанные на основе "госкомстатовских"

Образцы заполнения унифицированных форм приказов, утвержденных Госкомстатом РФ, и приказов, составленных по "госкомстатовской" форме с внесением изменений в соответствии с требованиями Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ

• Приказ о приеме работника на работу по срочному трудовому договору на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (окончание срока определено событием - днем выхода на работу отсутствующего основного работника). Образец (в «госкомстатовскую» форму приказа внесены изменения в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) >>
• Приказ о переводе работника на другую работу (вид перевода – постоянный). Образец – 2014 (в «госкомстатовскую» форму приказа внесены изменения в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) >>
• Приказ о предоставлении ежегодного основного и ежегодного дополнительного оплачиваемых отпусков работнику. Образец – 2014 (в «госкомстатовскую» форму приказа внесены изменения в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) >>

Приказы, кадровые и некадровые, по личному составу и основной деятельности, разработанные юристами и кадровыми специалистами (не Госкомстатом)

Книги и журналы учета/регистрации

Докладные и объяснительные записки

Уведомления

Заявления работников

Локальные нормативные акты работодателя

Должностные инструкции

Другие документы

• Заявление об исключении проверки в отношении юридического лица, индивидуального предпринимателя из ежегодного плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
• Номенклатура дел организации (Приложение 7 к п. 3.4.6 "Основных Правил работы архивов организаций" (одобрены Ѐешением Коллегии Росархива от 06.02.2002))

Возможно, Вам для работы понадобятся и другие материалы, ресурсы нашего сайта по кадровому делопроизводству, продукция нашей редакции для кадровых работников. Ознакомьтесь с ними >>

Курс кадрового делопроизводства.

Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:

Книги по кадровому делопроизводству

130 пошаговых инструкций

для кадровой работы

большой справочник по ведению, исправлению, учету

200 образцов записей

Гострудинспекция на пороге:

наводим порядок в кадровом делопроизводстве

Книги и журналы учета

работников с локальными

Журнал учета работников,

выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

Акт – это документ, подтверждающий определенные факты или события. В отношении работника могут составляться следующие акты: об отказе давать объяснения нарушения трудовой обязанности, об отказе знакомиться с приказами, об отказе знакомиться с уведомлениями, об установлении факта опьянения и иные акты.

Журналы – кадровые документы, в которых указываются все реквизиты и сведения о документах, издаваемых в организации (например, журнал регистрации уведомлений, журнал регистрации представлений и иные журналы).

Заявления, приказы и уведомления

Заявление – это обращение работника к работодателю или к организации. Обычно в заявлениях содержится просьба или предложение работника по совершению какого-либо действия. Работником могут составляться следующие заявления: о приеме на работу, об увольнении по собственному желанию, о предоставлении отпуска.

К распространенным документам кадровой службы относятся и приказы. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации. Приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу. К приказам по основной деятельности можно отнести: приказы об издании и внесении изменений в локально-нормативные акты (положения, договоры), об утверждении графиков отпусков, об утверждении и изменении штатного расписания. К приказам по личному составу относятся приказы о приеме, переводе, увольнении работников, о предоставлении различных видов отпусков, о направлении в командировку, о поощрении.

Уведомление – это образец кадрового документа, содержащий извещение о чем-либо. Как правило, в кадровом делопроизводстве уведомления содержат информацию об изменении условий, определенных сторонами трудового договора (например, уведомление о расторжении трудового договора, уведомление о переводе в другую местность, уведомление о сокращении должности и т.д.).

Договоры как основной вид кадровых документов

В кадровом делопроизводстве используют такие документы, как трудовые договоры и договоры о материальной ответственности.

Главным документом, определяющим трудовые отношения между работником и работодателем, является трудовой договор. Согласно ст. 56 ТК РФ, трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда в соответствии с законодательством и другими нормативными актами, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. Работник обязуется лично выполнять определенную трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

Другие формы кадровых документов: перечень

Должностные инструкции. Должностная инструкция – это локальный акт, издаваемый с целью определения места работника в структуре организации, его обязанностей, прав и ответственности при осуществлении трудовой деятельности.

Прочие кадровые документы. К дополнительным документам можно отнести авансовый отчет, график отпусков (Т-7), докладную записку, записку – расчет (форма Т-60 и Т-61), личную карточку (форма Т-2), объяснительную записку, штатное расписание (форма Т-3) и иные документы.

С помощью нашего онлайн-сервиса вы можете заполнить формы кадровых документов и скачать готовые образцы в формате Word или PDF.