Какой отчет сдавать в пенсионный по стажу. Форма сзв-стаж: как заполнить и сдать новую форму для годовой отчетности в пфр

Форма «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)» утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п

До 2017 года сведения о стаже страхователи показывали в разделе 6 ежеквартального расчета РСВ-1. Однако с 2017 года расчет страховых взносов перенесен в сферу контроля ФНС и форма РСВ-1 больше не применяется. Вместо нее сведения о стаже нужно будет сдавать в ПФР в составе ежегодной отчетности по форме СЗВ-СТАЖ и в некоторых других случаях.

СЗВ-СТАЖ можно сдать через системы электронной отчетности или или в бумажном виде. Возможность сдачи отчета на бумаге регламентируется пунктом 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Отчет на бумаге примут, только если на предприятии работает 24 человека или меньше. Если численность работников равна или превышает 25 человек, то СЗВ-СТАЖ в обязательном порядке следует представить в электронной форме.

• ежегодно не позднее 1 марта после отчетного периода — форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется работодателями на всех застрахованных лиц, находящихся с работодателем в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры) или заключивших с ним гражданско-правовые договоры.
Сдача СЗВ-СТАЖ за 2017 год — не позднее 1 марта 2018 года.

Некоторые региональные отделения ПФР размещают на своих сайтах графики досрочной сдачи СЗВ-СТАЖ. Таким образом планируется избежать большого наплыва отчетности в последние дни сдачи и предотвратить возможные сбои приёмного программного комплекса. Если страхователи не смогут уложиться в рекомендуемый период сдачи, штрафных санкций от ПФР не последует. Важно не нарушить установленный федеральным законом крайний срок сдачи формы СВЗ-СТАЖ за 2017 год — 1 марта 2018 года включительно.

• в течение 5 дней с момента обращения и подачи заявления работником — предоставляется копия отчета СЗВ-СТАЖ с данными только по выбранному работнику, т. е. выписка по одному сотруднику из ежегодного отчета. Разглашение сведений о стаже других работников не допускается, иначе будет нарушен закон о персональных данных и работодателя могут оштрафовать.
• в день увольнения — при расторжении трудового или гражданско-правового договора работнику (подрядчику) в обязательном порядке предоставляется копия отчета СЗВ-СТАЖ только с его данными. Заявление от работника на выдачу сведений не нужно. Дублировать сразу же отчет СЗВ-СТАЖ в ПФР не требуется, но важно не забыть указать уволенного сотрудника в ежегодном отчете.
• не позднее 3 дней со дня обращения работника за назначением пенсии — отчет СЗВ-СТАЖ выдается самому работнику и досрочно предоставляется в ПФР, тип отчета «Назначение пенсии». Это касается как работников по трудовому договору, так и подрядчиков.
• в течение месяца с даты утверждения ликвидационного баланса предприятия — в случае ликвидации организации отчет СЗВ-СТАЖ необходимо подать в ПФР по всем работникам и подрядчикам. Период, за который формируют сведения о стаже — с начала года по дату ликвидации.

Обращаем ваше внимание, что при сдаче формы СЗВ-СТАЖ в ПФР, в одном файле с ней передается опись ОДВ-1.

Самое подробное описание порядка заполнения новой формы для всех работодателей СЗВ-СТАЖ 2017 изложено в отдельном разделе Постановления Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п .

Исходная – представляется на застрахованных сотрудников первый раз за отчетный период. За отчетный период может быть представлен только один пакет документов «СЗВ-СТАЖ» с типом «Исходная». Если ПФР не принял отчет, то необходимо повторно отослать исправленную форму с типом «Исходная».

Дополняющая – представляется на застрахованных сотрудников, данные по которым в первичном / исходном отчете содержали ошибки и поэтому не учтены на индивидуальных лицевых счетах, а так же на застрахованных лиц, которых забыли указать в ранее сданном первичном отчете. Первичный / исходный отчет при этом считается принятым Пенсионным Фондом, но требующим корректировки с помощью дополняющей формы.

Назначение пенсии – представляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил. Представляется в течение 3 календарных дней со дня обращения работника к страхователю.

Отменяющая — сдается при необходимости отмены представленных ранее форм СЗВ-СТАЖ с любым типом сведений.

В отчете СЗВ-СТАЖ с типом «исходная» или «дополняющая» заполняются Разделы 1-3 :

• раздел 1 «Сведения о страхователе»;
• раздел 2 «Отчетный период» — указывается год, за который представляется форма СЗВ-СТАЖ;
• раздел 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц».

Раздел 5 «исходной» СЗВ-СТАЖ заполняется только при указании сведений о застрахованных сотрудниках, занятых на видах работ, указанных в п.п. 1-18 части 1 ст. 30 Федерального закона №400-ФЗ от 28.12.2017 .

В отчете СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» заполняются все разделы 1-5 .

Сведения в графах «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» должны полностью соответствовать данным, указанным в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования.

Для отчета с типом «Назначение пенсии» графа «Период работы» заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

В случае указания нескольких периодов работы по застрахованному сотруднику, каждый из периодов указывается отдельной строкой, при этом графы «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» заполняются один раз.

Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в графе 11 кодов «ДОГОВОР», «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ». В случае если оплата по договору произведена в отчетном периоде, указывается код «ДОГОВОР». Если оплата за работу по договору отсутствует, указывается код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ».

Графа 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица/ сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным» заполняется символом «X» только по застрахованным лицам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря календарного года, за который представляется форма СЗВ-СТАЖ. Для безработного застрахованного сотрудника в графе указывается код «БЕЗР».

ОДВ-1 является описью представляемых сведений о застрахованных сотрудниках и содержит данные по страхователю в целом. Форма ОДВ-1 подобно форме СЗВ-СТАЖ может быть «Исходной», «Корректирующей» или «Отменяющей». Отчет ОДВ-1 с типами «Корректирующая» и «Отменяющая» используется соответственно для корректировки и отмены данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «Исходная».

При представлении формы СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии» заполняются только разделы 1-3 формы ОДВ-1.

Нет , так как пустой отчет не пройдет форматно-логический контроль и не будет принят ПФР.

ВАЖНО! Если в отчетном периоде у страхователя имелись сотрудники с трудовыми или гражданско-правовыми договорами, но выплаты в пользу них не производились, представлять отчет в ПФР по форме СЗВ-СТАЖ необходимо.

• Штраф за несдачу, несвоевременную сдачу или предоставление ошибочных сведений (даже за случайную ошибку в данных сотрудника) по новой форме СЗВ-СТАЖ — 500 рублей за каждого сотрудника .
• Штраф за нарушение трудового законодательства в случаях невыдачи СЗВ-СТАЖ сотруднику по заявлению, в случаях увольнения или выхода на пенсию — от 30 до 50 тыс. рублей .
• Штраф за необоснованную сдачу бумажного отчета вместо электронного составляет 1 000 рублей .
• Штраф за непредставление в установленный срок либо отказ от представления оформленных сведений, а также представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде – штраф на должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.

Постановлением Пенсионного фонда РФ № 507 п от 06.12.2018 утверждена новая форма СЗВ-Стаж 2019 года. В этой статье мы дадим разъяснения по всем вопросам, касающимся документа: кто, в какие сроки и куда его сдает, как выглядит актуальный бланк, какие сведения нужно вносить в разделы отчета, а также какая ответственность предусмотрена за не сдачу этого документа. Кроме того, на этой странице сможете скачать бланк СЗВ-СТАЖ 2019 года за 2018 год и ознакомиться с образцом его заполнения.

В 2019 году отчет СЗВ-Стаж необходимо сдавать в территориальные подразделения российского Пенсионного фонда. Необходимость сдачи данного документа в ПФР вызвана тем, что внебюджетное учреждение должно иметь сведения:

• о периодах работы сотрудников;
• о начисленных (уплаченных) страховых взносах.

На основе предоставленных страхователями данных ПФР будет назначать страховые пенсии. Все сведения, которые получает Пенсионный фонд из формы СЗВ-Стаж, в дальнейшем будут указаны на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц.

В соответствии с нормами действующего российского законодательства, обязанность по сдаче СЗВ-Стаж в 2019 году имеют:

• ИП (в том числе - нотариусы, детективы и адвокаты);
• организации (включая их обособленные подразделения, если таковые имеются).

Напомним, что документ сдается по всем работникам, осуществляющим свою деятельность в соответствии:

• с гражданско-правовым договором;
• с трудовым договором.

СЗВ-Стаж необходимо сдавать за год. Соответственно, отчет за 2018 год необходимо сдать уже в 2019 году, не позднее, чем 1 марта 2019 года (на основании статьи 11 № 27-ФЗ от 01 апреля 1996 года).

Отметим, что в некоторых случаях может потребоваться сдать форму СЗВ-Стаж в территориальное подразделение ПФР в досрочном порядке. К примеру, если сотрудник (подрядчик) организации (ИП) обратился с соответствующим заявлением, в котором он указал свое намерение в ближайший период выйти на пенсию.

Страхователь в данной ситуации в трехдневный срок с момента получения заявления обязан направить отчет СЗВ-Стаж в ПФР (в соответствии с пунктом 2 статьи 11 № 27-ФЗ от 01 апреля 1996 года). Кроме того, вышеупомянутого сотрудника нужно будет отразить и в годовой отчетности и сдать форму до 1 марта 2019 года.

В 2019 году документ можно сдать в ПФР одним из следующих способов:

1. На бумаге (если количество работников до 24-х человек).

2. В электронном виде (если количество работников от 25 и выше).

Постановлением Правления ПФР № 3п от 11 января 2017 года установлен формат данных, которые требуются для сдачи отчета в электронном виде.

1. СЗВ-Стаж для генерального директора-учредителя, который не получает выплат

В соответствии с частью 1 статьи 273 и статьи 274 Трудового кодекса РФ, руководитель организации попадает под действие трудового законодательства в качестве работника, который вступил с работодателем, которым выступает юридическое лицо, в трудовые отношения.

Таким образом, в отчет по форме СЗВ-Стаж за 2018 год нужно включить генерального директора, являющегося единственным учредителем, даже если с ним не было заключено трудовое соглашение и выплаты ему со стороны организации полностью отсутствовали.

2. СЗВ-Стаж для самозанятых граждан, которые не используют наемный персонал

• нотариусы;
• адвокаты.

3. СЗВ-Стаж при отсутствии в отчетном периоде выплат физлицам

Отчет СЗВ-Стаж за год нужно составить и сдать даже в том случае, если выплаты физическим лицам в отчетном периоде, в соответствии с трудовым (гражданско-правовым) договором не производились. Отсутствие выплат физлицам не является основанием для не сдачи формы.

4. Нулевой отчет СЗВ-Стаж: нужно ли сдавать?

Нулевую отчетность СЗВ-Стаж при отсутствии сотрудников сдавать не нужно. Форма документа для этого не предназначена. Для подачи отчета следует внести сведения минимум об одном сотруднике, который получает заработную плату. К примеру, в документ можно занести единственного учредителя, который руководит организацией и получает зарплату.

Полное название ежегодного отчета - «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц». По кнопке ниже можно скачать бланк СЗВ-СТАЖ 2019 года:

Бланк СЗВ-Стаж состоит из нескольких разделов:

• «Сведения о страхователе» (Раздел 1);
• «Отчетный период» (Раздел 2);
• «Сведения о периодах работы застрахованных лиц» (Раздел 3);
• «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование» (Раздел 4);
• «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения» (Раздел 5).

Для удобства мы сделали таблицу, содержащую номер и название разделов отчета СЗВ-Стаж и порядок их заполнения.

Примечание.

Специальные коды для заполнения графы 11 раздела 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц»:

После обращения сотрудника, организация обязана выдать ему копию формы СЗВ-Стаж. Отметим, что полный вариант документа работникам не выдается, так как он содержит личные данные по всем сотрудникам, которые запрещается распространять.

Работнику, обратившемуся за копией, выдают выписку из формы СЗВ-Стаж, которые касаются лично его. В противном случае работодателя ожидают серьезные штрафные санкции за разглашение сведений персонифицированного учета.

На основании пункта 4 статьи 11 № 27-ФЗ от 01 апреля 1996 года, а также статьи 7 № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года, сотрудник должен получить копию СЗВ-Стаж в день прекращения действия гражданско-правового договора или в тот день, когда он был уволен.

В 2019 году на организацию или ИП может быть наложен штраф в размере 500 рублей за каждого застрахованного работника по следующим основаниям:

1. Отчет не был сдан в установленный срок.

2. Сведения в документе отражены не по всем сотрудникам.

3. В СЗВ-Стаж содержатся некорректные данные.

В соответствии с частью 4 статьи 17 № 27-ФЗ от 01 апреля 1996 год, штраф в размере 1000 рублей будет наложен на страхователей, сдавших СЗВ-Стаж на бумаге, а не в электронном формате (если численность работников - от 25 человек).

Помимо вышеперечисленных штрафов, дополнительно взыскать денежные средства могут и с должностных лиц предприятия:

• бухгалтера;
• руководителя.

В этом случае, на основании статьи 15.33 КоАП РФ размер штрафа составит от 300 до 500 рублей.

В завершении добавим, что вместе с СЗВ-СТАЖ нужно сдать форму ОДВ-1. Перед сдачей отчета СЗВ-СТАЖ, сверьте его с данными ежемесячных отчетов СЗВ-М и ежеквартальных РСВ.

Существенных изменений в новой форме не произошло, поменялись лишь некоторые правила заполнения формы:

1. Если в графе 11 отчета указан код «ДЕТИПРЛ», что означает отпуск по уходу за ребенком до трех лет, предоставленный бабушкам, дедушкам, опекунам или другим кроме родителей родственникам, то графу 8 (код для территориальных условий) заполнять не надо.

2. При увольнении работника 31 декабря в графу 14 (сведения об увольнении застрахованного лица) с 2019 года необходимо вписывать дату увольнения, а не "Х", как указывали в отчете за 2017 год.

Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257

О представлении в Пенсионный фонд формы СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» при получении от работника заявления о назначении пенсии. Но форму эту нужно готовить и при увольнении работника. Подробнее о форме СЗВ-СТАЖ 2019 при увольнении работника расскажем в нашем материале.

Нужно ли выдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении в 2019 году? Помимо того, что работодатель должен в день расторжения трудового договора с работником выдать ему трудовую книжку и произвести окончательный расчет, законодательство обязывает работодателя предоставить работнику определенные документы, в частности, о его заработке и стаже (ст. 84.1 ТК РФ , п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ , ). Речь, в частности, идет о формах СЗВ-М и СТАЖ при увольнении.

Обязанность выдавать форму СЗВ-СТАЖ при увольнении работнику предусмотрена п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ . И речь в данном случае идет о прекращении как трудового договора, так и договора ГПХ. Главное, чтобы на выплаты таким лицам работодатель начислял страховые взносы.

Поскольку выдать СЗВ-СТАЖ при увольнении - обязанность работодателя, ему нужно подтвердить факт передачи таких сведений работнику. Сделать это можно, например, путем проставления отметки о получении формы на экземпляре, остающемся у работодателя.

Если работник увольняется не по причине ухода на пенсию, заполнять разделы 4 и 5 формы СЗВ-СТАЖ не следует (п.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-СТАЖ).

На странице приведен образец заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении работника по причинам, не связанным с уходом на пенсию.

Здравствуйте, уважаемые предприниматели. Сегодня мы с вами поговорим о новом виде отчетности для всех работодателей, предоставляемой в Пенсионный фонд с 2018 года. Это отчет СЗВ-СТАЖ за 2017 год. Срок, когда СЗВ-СТАЖ нужно будет сдать в первый раз в 2018 году, определен законодателями до 1 марта. Сдавать отчетность вы будете с данными о стаже работников, сформированными за 2017 г.

Данный отчет был разработан пенсионниками еще в январе 2017 г., но до настоящего времени отчет в ПФР не сдавался за редкими исключениями. К примеру, вы должны были выдать в 2017 году копию СЗВ-СТАЖ на руки при увольнении сотрудника, а оригинал отправить в Пенсионный фонд.

Почему же возникла необходимость в разработке дополнительного вида отчета? Дело в том, что начиная с 2017 г. единый расчет по взносам сдается в налоговую инспекцию, и Пенсионный фонд перестал получать данные о трудовом стаже ваших сотрудников. Поэтому и появилась новая отчетность. Кстати, отчет СЗВ-Стаж в чем-то немного схож с месячным СЗВ-М, к которому вы уже привыкли.

На основании данных отчета Пенсионный фонд получает сведения о работающих у вас пенсионерах, таким образом, корректируя индексацию их пенсий.

Что же за информацию содержит в себе эта новая форма СЗВ-СТАЖ? Если кратко ответить на поставленный вопрос — это дополнение к форме СЗВ-М, содержащее в себе сведения о стаже конкретного сотрудника, а также начисленных (уплаченных) страховых взносах.

Важно! Количество застрахованных лиц, представленное в форме СЗВ-СТАЖ, должно полностью совпадать с количеством лиц, отраженных в отчетах СЗВ-М в течение 2017 г.

Кто сдает СЗВ-СТАЖ? Этот отчет будут сдавать все компании, имеющие наемных работников:

• юридические лица, в том числе имеющие обособленные подразделения;
• ИП, адвокаты, нотариусы.

ИП, нотариусы и адвокаты, не имеющие наемных сотрудников, освобождены от сдачи данной формы сведений о страховом стаже в ПФР.

Впервые сведения о страховом стаже застрахованных лиц в форме СЗВ-СТАЖ сдаются по итогам 2017 года. Срок сдачи отчетности — до 1 марта 2018г.

В 2017 году бланк СЗВ-СТАЖ сдавался в следующих случаях:

• На уволенных сотрудников, о чем мы писали выше, другие работники в этот расчет не включались.
• Ваш сотрудник выходил на пенсию по возрасту.

Сдать форму в Пенсионный фонд нужно было в течение трех дней, со дня получения заявления от работника (пишется в произвольной форме) о выходе на пенсию. К примеру, сотрудник известил вас об этом 28.08 — до конца августа вы были обязаны представить СЗВ-СТАЖ на него.

Важно! Если в течение 2017 г. вы сдавали отчетность на работников, выходящих на пенсию с типом сведений «назначение пенсии», то по окончании года нужно эти данные продублировать, но уже в обычной форме СЗВ-СТАЖ с типом «исходная». Сведения должны подаваться как на работающего пенсионера, так и на уволенного.

В 2018 году все вышеперечисленные случаи также будут служить поводом для того, чтобы сдать форму СЗВ-СТАЖ досрочно. Таким же образом нужно будет поступить и при реорганизации компании в форме присоединения, сдав отчет СЗВ-СТАЖ, не дожидаясь окончания календарного года.

Важно! Представить отчет в ПФР нужно в течение одного месяца после даты утверждения передаточного акта, но не позднее дня, когда будут поданы документы в налоговую для регистрации новой компании.

При отчет СЗВ-СТАЖ сдается в течение 1 месяца с момента утверждения промежуточного баланса. При СЗВ-СТАЖ представляется в ПФР в аналогичный срок, но не позднее даты внесения изменений в единый гос.реестр.

В отчете нужно отразить периоды работы ваших сотрудников, с которыми в истекшем году у вас были заключены:

• Трудовые договоры.
• Гражданско-правовые договоры.
• Договоры авторского заказа.

В том случае, если в отчетном периоде у вас не были заключены трудовые отношения с сотрудниками, то «нулевой» формат отчета СЗВ-СТАЖ представлять не нужно, т. е. при отсутствии стажа отчетность не сдается. В ней просто нет необходимости, так как процедуру контроля она все равно не пройдет. Отчет должен иметь хотя бы одну запись.

Если трудовые отношения все же были оформлены, но по ним не было выплат, то тогда отчет сдавать нужно. Отсутствие выплат по договорам не освобождает вас от обязанности сдавать отчетность по стажу работников.

По вышеуказанной причине при ликвидации компании СЗВ-СТАЖ сдается в течение месяца после даты утверждения промежуточного баланса, «нулевой» формат также не представляется.

Документ СЗВ-СТАЖ утвержден Постановлением Правления ПРФ за №3-п от 11.01.2017. Общие правила его заполнения такие же, как и при формировании иных документов. Бланк можно заполнить как от руки, используя указанный ниже формат, так и помощи компьютера.

• Скачать бланк СЗВ-СТАЖ в формате Excel

Заполняя СЗВ-СТАЖ от руки, не забывайте соблюдать обязательный порядок заполнения:

• Данные вносятся темными чернилами, красный или зеленый цвет использовать нельзя.
• Если вы допустили ошибку, то придется заполнять лист заново.
• Вносить исправления в бланке, а также пользоваться корректором запрещено.
• При внесении в форму данных используйте только заглавные буквы .

В качестве примера заполнения бланка мы возьмем ИП, владеющего небольшим дизайнерским бюро и имеющего в своем штате наемных работников. Выполняя последовательные действия, вносим необходимые данные.

Раздел №1 «Сведения о страхователе»:

• Исходная версия будет означать, что данный отчет подается в ПФР первый раз.
• Дополняющая версия выбирается, если в отчет внесены изменения или дополнительные данные.
• Версия — Назначение пенсии. В этом случае в СЗВ-СТАЖе будут отражены сведения для назначения пенсии.

Переходим к разделу №2 «Отчетный период»:

Здесь все просто. Проставляем год, за который сдаем отчет. В нашем случае — это 2017.

Следующий к заполнению — раздел №3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»:

• Данные вносятся в табличном варианте, по каждому конкретному сотруднику с указанием ФИО и номера СНИЛС.
• В поле «Период работы» прописываются данные о стаже работника в течение отчетного года. Если сотрудник проработал целый год, то, соответственно, в клеточки проставляем первый и последний день календарного года — 01.01.2017; 31.12.2017. В иных случаях, к, примеру, при увольнении, записываем конкретное время работы сотрудника.
• В случае, если один и тот же работник был принят дважды в отчетном году — уволился, затем вновь трудоустроился, то второй период работы вносится под первым. ФИО в этом случае, повторно не прописывается.
• Если ваш работник собирается выйти на пенсию, то в полях проставляется ожидаемая дата.
• В столбце 11 вносим слово ДОГОВОР, означающее трудовые отношения с конкретным работником по договору подряда. Если все сотрудники отработали календарный год по трудовому договору, то тогда это поле не заполняем, оставляем его пустым. В том случае, если выполненная работа по договору подряда не оплачена, то в столбец 10 нужно проставить значение — НЕОПЛДОГ. По сотрудникам, с которым заключены только трудовые договоры, дополнительных расшифровок в столбце 10 не делаем. Оставляем это поле пустым.

Важно! Еще раз обращаем ваше внимание на то, что при заполнении бланка используем только ЗАГЛАВНЫЕ буквы.

• Выше мы рассмотрели пример заполнения столбца 11, если сотрудник проработал целый год, не находясь ни разу на больничном листе, в декретном отпуске, в отпуске по уходу за детьми до 1,5 лет, а также в дополнительном отпуске.
• В случае, если вам необходимо внести дополнительные сведения в столбец 11, то руководствуйтесь разделом 2 «Порядка заполнения формы СЗВ-СТАЖ», утвержденного ПФР 11.01.17 №3п. Приведем лишь самые основные:

«ВНЕТРУД» — период нахождения на больничном листе;

«ДЕТИ» — сотрудница в отпуске по уходу с ребенком от 0 до 1,5 лет;

«ДЛДЕТИ» — период нахождения в «декрете» с детьми от полутора до трех;

«ДЛОТПУСК» — ежегодный или дополнительно оплачиваемый отпуск;

«НЕОПЛ» — неоплачиваемые периоды. К примеру, простой по вине сотрудника, административный отпуск.

«КВАЛИФ» — период повышения квалификации сотрудника, с отрывом от производства.

В примере по заполнению формы СЗВ-СТАЖ мы показали как отразить страховые периоды по сотрудникам, находящимся в ежегодном оплачиваемом отпуске, на больничном листе, а также в «декретном» отпуске.

• При заполнении столбца 8 и 9 — «Территориальные и особые условия труда» проставляем специальные коды, руководствуясь вышеназванным Порядком заполнения формы. В случае, если вы не имеете документального подтверждения особых условий труда, то столбцы 9, 12, 13 не заполняйте!
• Если сотрудник уволен 31 декабря, то как это отразить в отчете СВЗ-СТАЖ? В этом случае, в графе 14 бланка СЗВ-СТАЖ проставляем знак Х.

Раздел №4 «Сведения о начисленных, а также уплаченных страх.взносах».

Раздел заполняется только тогда, когда вы сдаете отчет с признаком «Назначение пенсии», о чем вы указали в разделе 1. Он предназначен для внесения данных о сотрудниках, выходящих на пенсию. В этом разделе нужно ответить на два поставленных вопроса, заполнив соответствующие клеточки.

Раздел №5 «Сведения об уплате пенс. взносов по досрочным договорам негосударственного пенсионного страхования».

Раздел предназначен для внесения сведений на сотрудника, выходящего на пенсию. Дается расшифровка о периодах начисления и выплате взносов.

Мы разобрали самые основные моменты, как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ за 2017 год.

Ниже приводим образец заполнения данной формы:

• Скачать заполненный образец формы СЗВ-СТАЖ

Важно! Одновременно с отчетом СЗВ-СТАЖ сдаем опись ОДВ-1 , которая обобщает все данные основного документа.

• Скачать бланк ОДВ-1

Рассмотрим порядок заполнения формы:

• Верхние поля описи аналогичны СЗВ-СТАЖ — проставляются данные рег. номеров, наименование Страхователя.
• Опись может иметь три варианта. Соответствующее значение проставляем в нужной клеточке:

• Раздел 1 заполняется таким же порядком, как мы вносили данные в раздел 1 основного отчета.
• Раздел 2 имеет некоторую особенность. В нем два поля. В первом ставим О, а в поле, обозначающем год, записываем период, за который сдаем отчет. В нашем случае — 2017.
• В разделе 3 проставляем количество работников, на которых сдаются сведения в форме СЗВ-СТАЖ.
• В раздел 4 данные вносятся только в том случае, если представляются отчеты СЗВ — ИСХ или КОРР, имеющие отметку — ОСОБАЯ.
• Раздел 5 предназначен для работников, имеющих право на досрочные пенсионные выплаты.

• Скачать образец ОДВ-1

ВАЖНО! Не забудьте подписать, проставить дату сдачи, печать (при наличии), как основного отчета, так и описи.

При ему на руки нужно выдать выписку из отчета СЗВ-СТАЖ. Оригинал же направляется в пенсионный фонд, причем отчет будет содержать данные только уволенного сотрудника, других в него вносить не нужно. Что еще нужно учесть при заполнении бланка:

• Отчет будет иметь тип «Исходный». Отчетный период равен году увольнения.
• В графу «Период работы» будем вносить дату начала и окончания работы сотрудника в году увольнения. Если он работает с начала года, то начальный период будет — 01.01.2017, окончательный — момент увольнения сотрудника.
• Повторимся еще раз. Если сотрудник увольняется 31 декабря отчетного года, то в графе 14 проставляется знак — «Х».
• Разделы 4 и 5 в данном случае заполнять не нужно.

Форма СЗВ-СТАЖ сдается в отделение Пенсионного фонда:

• Юрлицами: по месту нахождения компании.
• Обособленными компаниями: по месту их расположения.
• ИП: по месту проживания.

Для сдачи отчета предусмотрена два варианта:

В последний рабочий день увольняемого работника обязательно выдайте ему следующие документы:

Всегда помните о том, что нарушая порядок выдачи обязательных документов сотруднику, вы можете подвергнуться ненужным штрафным санкциям.

Заполнить отчетность также можно при помощи специальных программ. Мы остановим ваше внимание на двух из них:

Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в 1C версия 8.3:

• В меню «Зарплата» выбираем вкладку «Страховая отчетность».
• Нажимаем иконку «Сформировать» и выбираем форму нужно нам отчета.
• Выбираем дату заполнения и отчетный год.
• Указываем тип представляемых сведений.
• Во вкладке «Сотрудники» вносим необходимые данные.

Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в ПУ6:

• В программе ПУ6 нажимаем на иконку СЗВ-СТАЖ, заполняем данные о страхователе, отчетный год, тип сведений.
• Далее последовательно вносим нужные данные, следуя наше подробной Инструкции по формированию отчета СЗВ-СТАЖ.

Скачать программу ПУ6 для заполнения СЗВ-СТАЖ .

• Нарушение сроков сдачи отчетности приведет к штрафу в сумме 500 руб. за каждого сотрудника.
• Если отчет сдан в срок, но в него были включены не все сотрудники, штрафные санкции также составят 500 руб. за каждого «пропущенного» работника.
• Если в отчете выявлены недостоверные сведения, ошибки по застрахованным, но отчет сдан в срок, штрафа избежать все равно не удастся. Он составит 500 руб. за каждого «ошибочного» сотрудника.
• За несвоевременное представление отчетности руководители компаний могут быть оштрафованы на 300 — 500 руб.
• Нарушение формата представления отчета влечет наложение штрафа в размере 1000 руб. (когда отчет сдан в бумажном варианте вместо установленного электронного формата).

И самый суровый штраф ожидает юридическое лицо в сумме 50 тыс. руб., если:

• В день увольнения работнику не была выдана копия бланка СЗВ-СТАЖ.
• Не был направлен отчет в Пенсионный фонд для оформления пенсии сотруднику.

Надеемся, что мы подробно ознакомили вас с отчетностью СЗВ-СТАЖ и теперь вам будет намного проще сформировать ее. Повторимся, что новый вид отчетности имеет годовой формат и представляется по итогам календарного года. Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ — до 01.03 следующего года за отчетным, а данные в нем заносятся в таблицу.

И последнее — кто должен сдавать СЗВ-Стаж: бухгалтерия или кадры? Законодательно этот момент не определен. Все должно быть на усмотрение руководителя и прописано в должностных инструкциях сотрудников. Если вы уже закрепили определенного работника ответственным за сдачу СЗВ-М, то целесообразней и формирование этого отчета вменить ему в обязанности. Ведь данные этих двух отчетов неразрывно связаны, переплетаются и дополняют друг друга. А любые несостыковки в отчетах могут привести к штрафным санкциям.

В 2018 году многим хозяйствующим субъектам предстоит предоставить в ПФР новую отчетность для всех работодателей СЗВ-СТАЖ. В результате передачи административных прав в налоговым органам отчет по страховым взносам компании на своих сотрудников сдают в ИФНС, а в ПФР уходят только СЗВ-М. Это не обеспечивает ПФР полной информацией, поэтому вводится и вводится дополнительный источник.

Форма СЗВ-СТАЖ представляет собой отчетность, которая подается в отделение пенсионного фонда хозяйствующими субъектами на своих работников. Она содержит сведения об их трудовом стаже.

Форма заменяет собой существовавший ранее отчет РСВ-1 в части сведений по периодам занятости всех работающих на предприятии, а также трудоустроенных по договорам подряда.

СЗВ-СТАЖ очень похож еще на один отчет, предоставляемый в ПФР по форме CЗВ-М, который субъекты бизнеса начали подавать на сотрудников компании ранее с целью выявления работающих пенсионеров.

При более внимательно изучении этих отчетов можно заметить, что СЗВ-СТАЖ это более расширенный отчет СЗВ-М. В нем указываются не только личные сведения и СНИЛС гражданина, но также период его трудовой деятельности с отражением даты начала и даты конца трудовой деятельности на данном предприятии.

Здесь же подробно расшифровывается время, когда за работником сохранялось его рабочее место, но фактически он не работал. То есть периоды отпуска без содержания, ухода за детьми, больничные и т. д.

Также законодательство определяет обязанность руководства субъекта бизнеса выдавать на руки СЗВ-СТАЖ, когда сотрудник увольняется. В этом случае данная форма составляется только на одного этого работника, распечатывается и передается ему вместе с другими документами в последний его день работы.

Помимо этого к отчету должна прилагаться еще бланк ОДВ-1, в которой присутствует информация о начисленных и перечисленных в ИФНС взносах на страхование в общем по компании за год. Необходимость этого возникает из-за того, что в течение года эти сведения представлялись только в ИФНС.

Внимание! Если сотрудник выход на пенсию, по запросу пенсионного фонда работодатель должен предоставить ему оформленный отчет СЗВ-СТАЖ, чтобы произвести все требуемые расчеты при начислении пенсии.

Положения норм права определяют перечень субъектов, в обязанности которых входит отправка документа СЗВ-СТАЖ.

К ним относятся:

• Предприятия и учреждения различных форм собственности, у которых существуют трудовые и гражданские соглашения с физлицами, а также зарегистрированные соответствующим образом их структурные подразделения в виде филиалов и представительств.
• Физлица, у которых открыто ИП, а также нотариусы и адвокаты с частной практикой, если они выступают в качестве работодателя и у них есть наемные работники.

Внимание! Таким образом, если организация или индивидуальный предприниматель осуществляет начисление вознаграждения физическим лицам, облагаемое страховыми отчислениями, то они должны на этих граждан подавать данную форму.

Поскольку СЗВ-СТАЖ – сдается ежегодно, то его надо составлять ответственным лицам и представлять по итогу года единожды. Законодательство требует, чтобы этот отчет был сдан в ПФР не позже 1 марта.

Если установленная дата предоставления отчётности выпала на выходной день, то крайний день сдачи необходимо сдвинуть на первый рабочий день. Таким образом в 2018 году работодатели должны будут сдать отчет по СЗВ-СТАЖ не позднее 1 марта.

Помимо ежегодной отчетности форма заполняется также и в следующих случаях:

• При расторжении трудового договора CЗВ-СТАЖ необходимо передать увольняющемуся гражданину не позднее, чем в последний его рабочий день.

Важно! При выходе на пенсию этот отчет компания должна представить в ПФР в течение трех дней с факта передачи запроса.

К данному отчету применяются аналогичные правила при определении отделения ПФР, которое будет выступать его получателем:

Физлица , зарегистрированные в качестве ИП - сдают СЗВ-СТАЖ по месту регистрации их в ИФНС, то есть по прописке, отраженной в их паспорте.

Юрлица должны представлять форму отчета со сведениями о стаже в ПФР по месту своего нахождения.

Филиалы и представительства отчитываются по этой форме отдельно от головной компании, и СЗВ-СТАЖ они сдают по своему месту расположения.

Форма СЗВ-СТАЖ может быть предоставлена впенсионный фонд следующими способами:

• Данный отчет можно отнести в ПФР и сдать его инспектору непосредственно на бумаге. В этом случае нужно распечатать сразу два экземпляра, чтобы ответственное лицо при получении на втором сделало соответствующую отметку.
• Направить CЗВ-СТАЖ можно через систему ЭДО. Этот способ предполагает наличие у субъекта бизнеса ЭЦП, специализированной программы или сервиса, а также договора со спецоператором . Этот способ могут использовать все работодатели, особенно те, у которых число работающих в компании более 25 человек.

Желательно оформлять СЗВ-СТАЖ на компьютере и к бумажной версии приложить еще и электронный файл. Такой способ доступен только хозяйственным субъектам, у которых численность работников не превышает 25 человек.

Форма CЗВ-СТАЖ предоставляет информацию как о самом работодателе в целом, так и информацию по каждому работнику, по кому в фирме производились начисления и выплаты, какие облагаются взносами на страхование.

Законодательство предполагает, что к годовому отчету обязательно должна быть приложена соответствующая опись, для которой установлена форма ОДВ-1.

В ней указываются регистрационные сведения по хозяйствующему субъекту, а также отражается информация об остатке, общих суммах начисленных и перечисленных страховых взносов. Здесь же отражается суммарное число работающих, с кем в компании заключены договора.

Скачать в формате Excel.

Скачать в формате Excel.

Рассмотрим пример заполнения отчета. В графу регистрационного номера записывается номер, который выдан организации в ПФР при его постановке на учет в ведомстве.

В следующую графу записывается короткое наименование организации, или полные личные сведения о предпринимателе (его Ф.И.О.). Данные необходимо взять из учредительных документов.

Графа «Тип сведений» должна содержать одну из следующих отметок:

• «Исходная» – данный отчет формируется и отправляется первый раз за данный период;
• «Дополнительная» – отчет уже был дан, но необходимо дополнить сведения в нем новыми;
• «Назначение пенсии» – данный отчет составляется на работника, который собирается выходить на пенсию.

В указанном разделе располагается одна графа. В нее нужно записать номер года, за который составляется отчет.

Такой раздел состоит из большой таблицы, в строки которой нужно вносить информацию по всем работникам, с какими в течение года у субъекта были заключены трудовые соглашения либо договоры ГПХ.

В столбцы таблицы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» заносятся одноименные личные сведения о работнике.

Столбец «Период работы» разделяется на два. В них необходимо занести день, в который сотрудник начал исполнять обязанности в компании и день, когда он уволился. Если работник находился в компании полностью весь год, то в эти столбцы записываются дни начала и завершения года.

Если у одного и того же работника нужно занести несколько периодов работы в течение одного и того же года (например, он увольнялся и снова устраивался на работу), то их проставляют отдельными строками друг под другом. При этом личные данные и номер СНИЛС необходимо указывать единожды первой строке. В остальных столбцы с этими сведениями нужно оставить незаполненными.

Если работник отправляется на пенсию, и из-за этого события составляется и отправляется отчет, то в качестве даты завершения работы проставляется предположительный день начала отдыха.

Если сотрудник выполнял обязанности по договору ГПХ, то в виде периода нужно указать период его действия. Если работы оказаны полностью и были в полной мере оплачены, то в столбец 11 записывается слово «ДОГОВОР». Если же нет - то здесь нужно проставить «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В столбец «Территориальные условия» нужно записать код, когда сотрудник выполнял обязанности в особых условиях окружающей среды (на особой территории). Возможные коды представлены в приложении 1.

В столбце «Особые условия» проставляется код в случае, когда работник производил выполнение своих обязанностей во вредных либо опасных окружающих условиях. При этом работы в таких условиях дает право на выход на пенсию в ранние сроки.

Возможные коды для этого столбца указаны в приложении 2. Однако здесь есть одна особенность. Если работа в особых условиях была, однако не были оформлены подтверждающие это документы, то использовать данные коды нельзя.

В столбце «Сведения об увольнении застрахованного лица» нужно делать отметку, если 31 декабря является датой увольнения работника.

Внимание! В раздел вносится информация только тогда, когда отчет оформляется на работников, выходящих на пенсию. В него включены два вопроса, на которые нужно указать ответ путем выбора необходимой графы.

Этот раздел в отчете заполняется в том случае, когда сдаются сведения о работнике, который выходит на пенсию. Здесь нужно указать периоды, за которые начислялись на работника страховые взносы, а также проставить отчет на вопрос - производилась ли в эти периоды их уплата.

При оформлении СЗВ-СТАЖ ответственному лицу необходимо также оформить и сдать опись ОДВ-1. Она предназначена для обобщения всех сведений, содержащихся в основном отчете.

Опись может быть одного из трех базовых типов: «Исходный», «Корректирующий» или же «Отменяющий». Для выбора нужного типа проставляется знак «Х» в клетке, напротив его названия.

Раздел 1 предназначен для указания сведений об отчитывающейся организации. Его заполнение производится аналогично разделу 1 самого отчета СЗВ-СТАЖ.

В разделе 2 находится поле «Отчетный период», которое всегда принимает значение «0». В поле «Год» заносится цифрами год, за который отправляются данные.

В разделе 3 проставляется общее количество сотрудников, по каким содержатся сведения в отчете.

В раздел 4 необходимо заносить данные только в той ситуации, если отчеты содержат данные с типами СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР и отметкой «Особая». Сведения, которые сюда вносятся, должны включать в себя информацию полностью за весь период составления отчета.

В раздел 5 записываются данные, если в отчете есть сведения со статусом СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ по сотрудникам, которые претендуют на назначение пенсионных выплат досрочно по причине выполнения трудовых обязанностей во вредных либо тяжелых условиях.

По правилам оформления отчета, его нужно оформить и подать в ПФР в том случае, если у организации есть хотя бы один действующий трудовой договор хотя бы с одним единственным сотрудником. Если же у предпринимателя, нотариуса, адвоката и других работодателей нет наемных работников, то и обязанности в сдаче данного отчета у них нет.

Нужно отметить, что формат самого отчета подразумевает, что в нем должна присутствовать хотя бы одна строка с данными. Если же ее нет - то пройти первоначальный контроль на наличие ошибок эта форма уже не сможет.

С компаниями нельзя на этот вопрос ответить однозначно, поскольку изначально у нее уже есть один наемный работник, который указан в Уставе - директор. Поэтому, здесь может возникать две ситуации.

Если у организации нет ни одного подписанного трудового контракта, даже непосредственно с директором, то составлять и отправлять отчет не нужно.

Внимание! Во втором случае, когда деятельность не ведется, но подписанное трудовое соглашение между руководителем и организацией имеется, то сдать отчет будет необходимо. При этом в документ будет включено единственное лицо.

Существует несколько штрафов, связанных с обстоятельствами, в которых было допущено нарушение:

Организация сдала отчет в полном объеме, но срок сдачи был нарушен - по 500 рублей по сведениям каждого работника с просроченным сроком отправки;

Отчет был передан вовремя, но в него были включены не все работающие - по 500 рублей по каждому человеку, сведения о котором не попали в отчет.

Отчет был сдан в установленный срок, данные по всем работникам были в него включены, однако проверка показала, что некоторые из них являются несоответствующими действительности - 500 рублей по каждому человеку, сведения о котором были указаны неверно.

Внимание! Кроме этого, установлен штраф за сдачу отчета на бумажном носителе, в то время как организация обязана отправлять его только в электронном виде. Его сумма составляет 1000 руб.

По закону, при увольнении работника, ему должна быть на руки выдана эта форма. В ситуации, когда организация подает отчет в конце года, он содержит в себе сведения обо всех работниках компании.

Если же бланк выдается при увольнении, он должен включать в себя сведения только на этого конкретного сотрудника, в противном случае произойдет нарушение - разглашение персональных сведений обо всех других работниках, что недопустимо.

Когда отчет СЗВ-СТАЖ составляется при увольнении, в нем указывается статус «исходный», а также проставляется год увольнения (текущий год).

В табличную часть нужно занести дату начала работы, если он был принят в течение года, либо первый день года. В качестве даты завершения периода заносится дата увольнения.

Внимание! Если работник прекратил договор 31 декабря, то необходимо поставить отметку в предназначенной для этого графе 14.

Разделы 4 и 5, если бланк составляется для уволенного работника, игнорируются.

В связи с тем, что закон устанавливает обязательство работодателя выдать увольняющемуся работнику отчет на руки в его заключительный рабочий день, были введены штрафы за невыполнение этого правила. Наказание составляет 50 тыс. руб.

Такой же штраф необходимо будет заплатить организации в случае, когда работник собрался выходить на пенсию, а организация в трехдневный срок не отправила на него данные сведения в ПФР.